DifiTsi.com

Dezvoltați o rutină de lucru pentru a nu mai pierde timpul

Poate că vă aflați în etapele finale ale studiilor și aveți mâinile pline de seminarii și teze - dar, din nefericire, a trebuit să realizați că managementul timpului nu este puterea cea mai mare. Sau poate că sunteți un lider într-o companie mare și doriți să vă asigurați că angajații dvs. nu pierd constant timp prețios în munca lor. Indiferent de rolul pe care îl jucați în viața de zi cu zi sau profesională, vă recomandăm să vă concentrați asupra dezvoltării unei rutine de zi cu zi pentru dvs. sau pentru alții, care vă va permite personalului dvs. să vă planifice în mod eficient ziua și timpul necesar și să fie cât mai productiv posibil. Strategiile organizaționale pe care le puteți aplica includ listele și orarele specifice și bine gândite. În plus, ar trebui să luați măsuri eficiente pentru a elimina orice distragere a atenției din viața dvs. care, de obicei, vă fure timpul prețios.

metodă

Metoda 1
Scrieți o listă

Imaginea intitulată Faceți timp să treci rapid când privim înainte ceva la pasul 7
1
Scrieți o listă cu toate sarcinile din ziua curentă. Începeți ziua, așezând în jos înarmați cu hârtie și stilou. Gândiți-vă la toate sarcinile și responsabilitățile pe care trebuie să le faceți sau pe care doriți să le faceți astăzi și să scrieți toate punctele. Lista dvs. ar putea, de ex. arătați astfel: "mergeți la cumpărături, faceți spălătorii, curățați și curățați, temele" sau "raportul de stare pentru clienți, e-mailuri, întâlniri, documente".
  • Adăugați cât mai multe sarcini pe lista dorită, indiferent cât de mare sau mică este o sarcină. Încercați să vă amintiți orice angajament mic sau nesemnificativ al zilei, astfel încât să puteți obține toate actualizările zilnice pe lista dvs. de priorități.
  • Imaginea intitulată Scrieți un răspuns bun la întrebările eseu pentru examen Pasul 12
    2
    Sortați diferitele activități, începând cu punctele cu cea mai mare prioritate, până la cele mai mici priorități. Un truc eficient pentru munca inteligentă este concentrarea asupra acelor lucruri care au cea mai mare prioritate. După aceea, vă puteți dedica treptat sarcinilor cu relevanță redusă. Această tactică este, de asemenea, cunoscut sub numele de 80-20 sau principiul Pareto și descrie ideea că acele activități pe care le va aduce cele mai multe beneficii, de îndată ce ați făcut-o, aproximativ 80 la suta din timp ar trebui să ia. Cu toate acestea, acele activități care vă oferă cele mai puține beneficii relative ar trebui să consume doar 20% din timpul dvs.
  • Treceți prin listă și dați fiecărei sarcini un număr, clasându-se de la cea mai înaltă la cea mai mică prioritate. După aceea, ar trebui să rearanjați lista dvs. pentru a vă clasifica lista de la cea mai înaltă la cea mai mică prioritate în ceea ce privește importanța și beneficiile așteptate.
  • Imaginea intitulată Efectuați o listă de acțiuni Pasul 6
    3
    Sarcinile legate de grup. Odată ce aveți o listă numerotată sau ordonată a priorităților în mâinile dvs., ar trebui să începeți prin gruparea împreună a sarcinilor mai mici pentru a obține un proces de lucru cuprinzător. De exemplu, ați putea rezuma sarcini cum ar fi e-mail-urile și clienții apelați în cadrul procesului "Comunicare cu clienții", pentru care estimați o oră din timpul dvs. În această fereastră de timp atribuită, vă puteți relaxa și completa sarcinile asociate.
  • Ar trebui să încercați să utilizați această metodă pentru toate sarcinile, astfel încât să nu comutați în mod constant între diferite procese și înapoi între ele și trebuie să-și piardă timp prețios pentru că încă mai trebuie să se gândească la ea până vei lua ceea ce ai următoarea sarcină în atac. Gruparea sarcinilor aferente poate îmbunătăți considerabil gestionarea timpului și vă poate reduce dramatic nivelurile de stres atunci când lucrați în lista de priorități.
  • Imagine intitulată Cope cu un adolescent Moody Pasul 16
    4
    Permiteți-vă mai puțin timp pentru fiecare sarcină. Conform Legii lui Parkinson, puteți reduce în mod semnificativ timpul necesar pentru a finaliza o sarcină, oferindu-vă mai puțin timp să faceți acest lucru. Deci, mai degrabă decât să vă luați prea mult timp, trebuie să reduceți în mod deliberat timpul petrecut în fiecare sarcină, astfel încât veți fi forțat să o faceți mai repede. Puteți realiza acest lucru încet și continuu prin scurtarea treptată a timpului în care vă permiteți să faceți o anumită sarcină până când ajungeți la orizontul ideal de timp în care nu vă simțiți repede, dar nu vă anulați în mod inutil pentru că aveți prea mult timp.
  • După un anumit punct, veți dezvolta un bun simț al gestionării timpului - mai ales dacă sunteți forțat să petreceți doar o anumită perioadă de timp prestabilită, strict pe fiecare sarcină. Această metodă este utilă în special dacă aveți adesea aceeași rutină sau trebuie să completați o listă de sarcini foarte asemănătoare în fiecare zi.
  • Deal cu depresia într-o relație Pasul 11
    5
    Răsplătește-te după terminarea listei. Odată ce ați reușit să eliminați toate sarcinile din listă, ceea ce este de obicei cazul la sfârșitul zilei de lucru, ar trebui să vă tratezi cu o mică răsplată. Aceasta ar putea fi o cină delicioasă, un pahar bun de vin sau activități distractive sau relaxante de agrement. Dacă alegeți să vă răsplătiți pentru că ați luat toate punctele de pe lista de sarcini, aveți un stimulent perfect să vă procesați cu scrupule toate punctele în fiecare zi.
  • De asemenea, puteți decide la începutul zilei ce recompensă vă veți bucura la sfârșitul zilei. Anticiparea poate fi folosită ca o motivație pentru îndeplinirea rapidă a tuturor sarcinilor. De exemplu, să presupunem că trebuie să vă pregătiți pentru un test și să luați cina cu prietenii la cină. Utilizați planurile de cină ca un motiv bun pentru a continua să vă concentrați pe învățare și să vă faceți slujba pe tot parcursul zilei, astfel încât să nu trebuiască să vă anulați planurile de seară din stres sau conștiința vinovată.

    • Metoda 2
    Scrieți un program

    Imaginea intitulată Stați focalizată pe scrierea pasului 8
    1
    Se potrivește la fiecare oră a întregii zile într-o anumită activitate din programul dvs. Ia o foaie de hârtie sau de a folosi aplicația de calendar de pe telefon sau pe computer, pentru a împărți în fiecare oră din zi de lucru sau de timp, atunci când ești treaz în fereastra de timp. Poate că programul tău personal variază de la nouă la șase sau zece la șapte. Deși ei nu pot fi împărțite fiecare interval de timp la minut, acesta poate fi de ajutor pentru tine, dacă vă faceți griji că ziua în fiecare oră, asociat cu o anumită activitate.
    • Începeți prin a finaliza fiecare oră din ziua dvs. (de lucru) cu responsabilitățile pe care trebuie să le finalizați în ziua respectivă. Ar trebui să începeți cu cele mai importante sarcini și apoi să vă deplasați prin sarcinile mai puțin importante pas cu pas. Dacă sunteți mai degrabă o persoană de dimineață, trebuie să vă asigurați că veți obține sarcinile mai complicate mai devreme în timpul zilei, dar dacă într-adevăr veți merge în după-amiaza, ar fi mai bine pentru voi să faceți lucrurile dificile pentru timp Salvează după prânz. Încercați să vă adaptați programul cât de bine puteți la nevoile personale și la obiceiurile de lucru, deoarece veți avea mult mai mult succes dacă respectați programul.
    • Puteți crea un șablon pentru programul dvs. pe o tablă sau în aplicația dvs. Calendar, pe care o puteți adapta cu ușurință și rapid la sarcinile zilnice ale zilei.
  • Imaginea intitulată Fii optimistă atunci când viața pare neîntemeiată Pasul 7


    2
    Bucurați-vă de o pauză de zece minute la fiecare 1-2 ore. Este dificil să vă concentrați mai mult de două ore pe o sarcină sau un grup de sarcini cu concentrare deplină. Asigurați-vă că petreceți o pauză de zece minute pe o oră sau două ore, astfel încât să nu vă simțiți suprasolicitați sau stresați la sfârșitul zilei. În timpul acestei mini-pauze ar trebui să te ridici și să mergi în jurul biroului sau să întâlnești un coleg în camera de pauză. De asemenea, puteți lua o cafea sau pur și simplu mergeți afară pentru a vă întinde picioarele sau pentru a obține un aer curat. Încercați să limitați pauza la zece minute sau mai puțin, astfel încât pauza dvs. să nu vă distrugă întregul program.
  • Alternativ, puteți lua doar zece respirații lungi, adânci, la sfârșitul fiecărei oră trecute, pentru a vă curăța capul și pentru a vă oferi creierului o scurtă pauză. Această metodă ar putea fi utilă pentru a vă oferi o nouă perspectivă asupra a ceea ce faceți atunci când simțiți că sunteți blocat și vă asigurați că vă ascultați corpul în ciuda zilei de lucru stresante și vă amintiți-vă în mod regulat.
  • Imagine intitulată Distrează-te când ești
    3
    Încearcă să faci treaba bine prima dată. În loc să încercați să vă grăbiți prin programul dvs. și să bifați fiecare punct cât mai repede posibil, ar trebui să vă acordați timp pentru a face fiecare punct corect și corect pentru prima dată. Răspunzând la e-mailurile dvs. în grabă și nefocalizate ar putea conduce la un trafic lung de e-mail, în care trebuie să încercați să eliminați orice ambiguitate prin trimiterea de e-mailuri criptice sau confuze către un client în stres. Du-te mai încet și mai înclinat și faceți timp pentru a scrie e-mailuri clare și lipsite de ambiguitate sau întotdeauna faceți timp să vă recitiți notele și să corectați orice inexactități. Dacă obțineți treaba bine prima dată, veți reuși să economisiți o mulțime de timp pentru că nu trebuie să o faceți de două ori sau de trei ori.
  • Imaginea intitulată Concentrați-vă pe punctele tari pentru a reduce anxietatea socială Pasul 1
    4
    Rugați-vă un prieten sau un coleg să-l întrebați mai des dacă sunteți în continuare concentrat și dacă ați urmat programul. Uneori avem nevoie de sprijinul altora pentru a rămâne concentrați asupra sarcinii la îndemână. Întrebați un prieten apropiat, părinte, frate sau un coleg de muncă prețios să vă contacteze la fiecare câteva ore pentru a vă asigura că respectați programul.
  • Cei dragi poate scadea de la tine o cafea sau da o pereche de frumos cuvânt, motivarea, astfel încât să obțineți un moment în care vă puteți aștepta sau un râs bun. După aceea, vă va fi mai ușor să reveniți la sarcinile dvs. Chiar dacă s-ar putea fi extrem de ocupat sau chiar a subliniat, mici momente placute, cu prietenii sau alte persoane semnificative pot ridica din nou spiritele și să stimuleze motivația, ceea ce va avea un efect pozitiv în final la managementul de timp.

    • Metoda 3
    Eliminați toate distragerile

    Imagine cu denumirea Organizați un șef neorganizat Pasul 2
    1
    Evitați să primiți e-mailurile în intervale sau în momente aleatorii. Verificarea arbitrară a e-mailurilor poate duce la un model neproductiv de tip "start-stop-start" în ziua dvs. de lucru, ceea ce înseamnă, în cele din urmă, mult timp pierdut. Evitați deschiderea intrărilor de e-mail la ore aleatorii pe tot parcursul zilei, mai ales dacă ar trebui să vă concentrați asupra altor sarcini. Programați trei ferestre specifice de timp pentru a vă verifica e-mailurile zilnic: o dată dimineața, o dată după masa de prânz și o dată după-amiaza chiar înainte de sfârșitul lucrului. Deci, puteți să vă asigurați că nu sunteți distrasi de un flux constant de e-mail-uri în timpul zilei de lucru, dar în schimb aveți anumite momente când vă puteți concentra pe e-mailurile dvs.
    • De asemenea, trebuie să aplicați acest principiu tuturor celorlalte forme de comunicare, cum ar fi robot telefonic, SMS și alte mesaje text și apeluri. Încercați să nu fiți în permanență accesibili - dacă nu vă așteptați la un apel important sau la un e-mail urgent. Astfel, puteți evita întreruperile constante în rutina dvs. de lucru și veți fi capabili să rămâneți mai conștienți de programul dvs.
  • Imagine cu titlul Stați concentrat pe scrierea pasului 3
    2
    Setați telefonul la tăcere și deconectați-l de la Internet. Dacă este posibil, trebuie să programați cel puțin o oră pe zi, să vă opriți telefonul și să vă deconectați de pe internet. Acest lucru vă va permite să vă concentrați pe acele sarcini care necesită o atenție completă fără a fi distras de la telefon sau de la internet.
  • Dacă eliminați aceste distrageri subtile, acesta va fi pentru tine, de asemenea, mai ușor de a scrie un raport detaliat sau un eseu lung pentru școală, pentru că vă va concentra mai bine pe acele sarcini lungi. Dacă țineți telefonul tăcut, asigurați-vă că nu aveți o scuză ieftină pentru a vă verifica telefonul la fiecare 5 minute sau pentru a pierde timpul pe social media.
  • Imagine intitulată Scrieți un cec ca un cadou de nuntă Pasul 9
    3
    Spune-i oamenilor din jurul tău că nu vrei să fii tulburat. Încearcă să nu încurajezi alte persoane să te distragă pe tine sau pe alții, spunându-le clar că lucrezi. Puteți face acest lucru, de exemplu, prin închiderea ușii sau prin punerea unui semn. De asemenea, puteți trimite un e-mail la nivel de birou pentru a reaminti tuturor angajaților că o anumită sumă de timp pe zi este estimată ca un timp de lucru mut.
  • Imaginea intitulată Focus pe tăria pentru a reduce anxietatea socială Pasul 4
    4
    Încearcă să nu te îndepărtezi de rutina ta. Odată ce ați creat o listă de sarcini sau o programare și ați alungat toate distragerile, ar trebui să mobilizați toată voința și să vă concentrați asupra lipsei de rutină - veniți ce ar putea. Majoritatea oamenilor pot spune diferența dintre timpul bine folosit și timpul pierdut, astfel încât ar trebui să evitați să cădeți în capcana și să vă risipiți fără minte timpul. Urmați programul dvs. și, la sfârșitul zilei, vă veți putea bucura de sentimentul că ați obținut ceva astăzi și că ați folosit în mod eficient timpul acordat.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit