DifiTsi.com

O întâlnire productivă

Întâlnirile productive, valoroase și angajatoare necesită un obiectiv clar, un dialog deschis și o bună conducere. Acest lucru asigură că fiecare întâlnire se desfășoară fără probleme și este eficientă - ceea ce vă va economisi timp și bani pe dvs. și pe membrii echipei dvs.!

metodă

Imaginea intitulată Efectuați o întâlnire eficientă Pasul 1
1
Fiecare întâlnire ar trebui să fie necesară - în caz contrar, nu trebuie să fie păstrate niciunul. Decideți dacă este necesară o întâlnire și invitați numai persoanele necesare. Timpul mult prea valoros este risipit, deoarece managerii pur și simplu consideră că conversația personală directă este importantă sau pentru că s-au obișnuit cu o anumită rutină. E-mailurile sunt, de obicei, suficiente pentru a vă actualiza echipa sau pentru a furniza un raport de stare. Dar dacă aveți nevoie de feedback instant de la toți participanții, e-mailul nu va fi la fel de eficient ca o întâlnire personală.
  • Imaginea intitulată Desfășurarea unei întâlniri eficiente Pasul 2
    2
    Definiți obiectivele și distribuiți agenda în avans. Creați o structură pentru întâlnirea dvs. Menționarea rezultatului ideal adesea inspiră participanții și face întâlnirile mai productive. Cel puțin va sublinia scopul reuniunii. Înainte de a începe întâlnirea, trebuie să vă asigurați că toată lumea înțelege obiectivul prin crearea unei agende.
  • Imaginea intitulată Desfășurați o întâlnire eficientă Pasul 3
    3
    Conduceți întâlnirea, preluați controlul și conduceți întâlnirea înainte. Întâlnirile bune sunt produsul unei bune conduceri. Luați controlul și clarificați că doriți să aveți o întâlnire la timp, utilă și relevantă. Arătați colegilor dvs. că respecțiți că își investesc timpul, asigurându-vă că un ceas sau un timer este vizibil pentru toți. Pentru a menține o cronologie, este, de asemenea, important să rămânem la subiect. Atunci când conversația părăsește subiectul, direcționați atenția grupului spre subiect și spuneți ceva de genul "Interesant, dar nu cred că ne apropiem de obiectivul nostru, dacă este posibil, vreau să mă întorc la afaceri".
  • Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 4
    4
    Obțineți contribuții constructive din partea tuturor celor prezenți. Deoarece comunicarea bidirecțională este scopul întâlnirii, este crucial să primim contribuții oneste de la toată lumea. Depinde de conducătorul întâlnirii să se asigure că toată lumea este auzită. Pentru a ajunge la un acord sau pentru a lua o decizie de grup, evitați să vă faceți cunoscută opinia - este ușor pentru un lider să suprime o discuție dacă toată lumea presupune că rezultatul este deja cunoscut. Rezistați tentațiilor de a respinge ideile imediat - chiar și atunci când sunt teribile.
  • Imaginea intitulată Efectuați o întâlnire eficientă Pasul 5


    5
    Închideți cu un plan de acțiune și încercați să vă asigurați că toată lumea cunoaște următorul pas atunci când părăsesc întâlnirea. Sfârșitul întâlnirii cerând tuturor dacă întâlnirea a fost utilă și dacă nu, ce ar putea fi mai bună data viitoare. Apoi, evaluați întâlnirea pentru a vă îmbunătăți abilitățile de întâlnire.
  • Imaginea intitulată Desfășurarea unei întâlniri eficiente Pasul 6
    6
    Urmăriți progresele înregistrate în cadrul reuniunii. Mențineți grupul informat cu privire la evoluțiile. Acest lucru vă va ajuta să organizați următoarea întâlnire mai eficient.
  • Imaginea intitulată Desfășurați o întâlnire eficientă Pasul 7
    7
    Informați oamenii potriviți despre ceea ce a fost decis și ce se va întâmpla în continuare. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că întâlnirea dvs. nu a funcționat în mod izolat. Este ușor să părăsiți o sală de ședințe, să vă întoarceți la birou și să uitați imediat orice schimbare și decizie, precum și noua idee pe care o avea echipa dvs. Asigurați-vă că aveți un sistem pentru a ține evidența a ceea ce sa hotărât și a sarcinilor pe care le-a întreprins fiecare. Apoi, puteți urmări și păstra lucrurile în mișcare, chiar dacă nu distribuiți un jurnal complet de întâlniri.

    • Sfaturi

    • Lăsați toți participanții să își dea feedbackul fără a fi jenat sau ofensați.
    • Asigurați-vă că începeți și terminați întâlnirea la timp.
    • Pregătește-te pentru întâlnire, care este adesea uitată de mulți.
    • Un instrument excelent pentru unul productiv Întâlnirea este principiul "ZTAV": stabilirea obiectivelor, agenda, sarcinile Responsabilitatea.
    • În primul rând, întâlnirea dvs. ar trebui să aibă un scop. Dacă doriți doar să aveți o întâlnire pentru a partaja informații, nu pierdeți timpul de participare la o întâlnire. Trimiteți-le un buletin informativ. Obiectivul ar trebui să aibă o componentă activă și, dacă este posibil, să producă un rezultat: "Determinați obiectivele echipei pentru trimestru". Agenda este o listă de subiecte pe care le veți adresa pentru a ajunge acolo. Există un interval de timp care trebuie respectat.
    • De exemplu: Verificați starea obiectivelor ultimului trimestru (15 minute)
    • Soluții sugerate la masa rotundă privind obiectivele (20 de minute)
    • Alegeți cele cinci obiective principale (10 minute), etc.
    • Determinați cine este responsabil de întâlnire, cine ia note și cine va desemna sarcini care rezultă din întâlnire, în ceea ce privește sarcinile și responsabilitățile.

    avertismente

    • Un lider nu numai că trebuie să știe cum să organizeze o întâlnire bună, ci și dacă nu are loc o întâlnire.
    • Există șapte motive pentru care o întâlnire trebuie anulată sau amânată:
    • Un membru cheie nu poate participa. Amânarea numirii nu este plăcută, dar este mai rău să-i aducem pe toți împreună și, eventual, să nu atingem scopul dorit. Dacă aveți nevoie de contribuția unui membru important, amânați numirea.
    • Ordinea de zi nu a fost distribuită destul de mult în avans. Oamenii au nevoie de timp să se pregătească pentru întâlnire, să facă sugestii și schimbări în ordinea de zi și să înțeleagă cât timp trebuie programat pentru fiecare punct. Ar trebui să primiți ordinea de zi cu cel puțin 3 zile în avans.
    • Scopul întâlnirii nu este clar. Dacă o întâlnire este pur și simplu de informare, participanții o vor pierde de timp și vor deranja. Aflați clar ce, de ce, cum și când să realizați.
    • Lucrarea ar putea fi realizată mai repede sau mai bine într-un format diferit (de exemplu, prin e-mail sau prin telefon). Nu ține o întâlnire decât dacă este singura și cea mai bună cale de a face treaba.
    • Materialul de lectură nu a fost distribuit înainte. Fiecare persoană ar trebui să aibă posibilitatea de a previzualiza materialul de lectură la ora dorită.
    • Singura cameră de întâlnire disponibilă nu va satisface nevoile tehnologice ale grupului. Dacă materialul nu poate fi prezentat în mod convingător sau în cea mai reală formă, așteptați până când este posibil.
    • Datorită unui eveniment sau a unui rezultat actual, scopul / discuția a devenit controversat.

    Ce ai nevoie

    • Actualizări - dacă fluxul de informații este unilateral, trimiteți un e-mail în schimb.
    • Agendă și obiective
    • Timekeeper - asigură că întâlnirea este pornită și finalizată la timp și avertizează liderul atunci când un element de pe ordinea de zi depășește timpul programat.
    • Logger - Această persoană înregistrează ceea ce sa spus și distribuie jurnalele de întâlnire după cum este necesar.
    • Operator de bord alb - el va scrie idei pe tabla care sunt prezentate in timpul brainstorming-ului, asigurandu-se ca fiecare idee este capturata, indiferent daca aceasta pare promitatoare la prima vedere sau nu.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit