DifiTsi.com

Scrie agendă de întruniri

O întâlnire bine organizată are nevoie de o agendă bine scrisă. Puteți să creați complet această agendă, dintr-un șablon sau dintr-un șablon pe care îl aveți deja. Indiferent de metoda pe care o alegeți, o agendă bine scrisă trebuie să includă informațiile de bază despre întâlnire și atât scopul, cât și procesul. Prin aderarea la o agendă detaliată, dar flexibilă, veți asigura o întâlnire strânsă și concentrată. În acest fel, vă asigurați că obiectivele reuniunii sunt realizate în cel mai scurt timp posibil.

metodă

Partea 1
Scrieți o agendă

Scrieți o agendă cu totul nouă

Imaginea intitulată Scrieți în agendă pentru o întâlnire Pasul 1
1
Începeți prin a da un titlu titlului. Fie literatura minunată sau foaia de lucru uscată - aproape orice document important are nevoie de un titlu. O agendă nu face excepție. Titlul trebuie să spună cititorului două lucruri: în primul rând, că citește o agendă și, în al doilea rând, ce subiect are întâlnirea. Când ați decis, scrieți titlul pe partea de sus a documentului gol. Titlul nu trebuie să fie floral sau complicat. Într-un context profesional, un titlu simplu și direct este cel mai bun.
  • Rezistați tentației de a alege un font neobișnuit sau foarte mare pentru titlu. În majoritatea cazurilor, ar trebui să utilizați un font simplu, solid, cum ar fi Times New Roman sau Calibri, cu titlul fie egal sau doar puțin mai mare decât literele din document. Amintiți-vă că scopul titlului este acela de a informa cititorii ce au citit și nu de neapărat amuzament sau distragere a atenției.
  • Imaginea intitulată Scrieți Agenda pentru o întâlnire Pasul 2
    2
    Apel "Cine?""Unde?„Și“Când?"în titlu. După titlu, există, de obicei, un titlu pe ordinea de zi a unei întâlniri, care poate varia în funcție de gradul de formalitate pe care îl doriți în compania dvs., în ceea ce privește detaliile. Acest titlu este, de obicei, o linie sub titlul și conține informații scurte și faptice despre întâlnire care nu au nimic de a face cu subiectul planificat. Acesta este modul în care oamenii care nu se află la întâlnire, când și unde au avut loc și care au participat la întâlnire se cunosc. Mai jos sunt câteva lucruri pe care ar trebui să le faceți. Indiferent de informațiile pe care le alegeți, fiecare trebuie să fie marcat în mod clar (aici puteți scrie cu cu litere aldine):
    • Data și ora. Puteți să le prezentați în una sau două secțiuni separate.
    • Place. Dacă compania dvs. are mai multe locații, atunci trebuie să dați adresa. Dacă există o singură locație, denumiți camera în care urmează să aibă loc întâlnirea (de exemplu, sala de conferințe sau camera 12).
    • Participanți. Titlurile de locuri de muncă sunt de obicei opționale și nu obligatorii.
    • Participanți speciali. Acesta ar putea fi un invitat special, un vorbitor sau un lider al întâlnirii.
  • Imaginea intitulată Scrieți la agendă pentru o întâlnire Pasul 3
    3
    Scrieți o scurtă declarație cu privire la scopul vizitei. În cadrul întâlnirilor care nu au un scop bine definit, timpul este adesea risipit deoarece participanții decid despre ce să vorbească. Lăsați o linie după titlu și scrieți textul cu caractere aldine sau subliniate pentru a marca secțiunea cu "obiectiv" sau "scop". Apoi puneți un colon sau începeți o linie nouă. În câteva propoziții subliniate, numiți apoi subiectele de discuție ale întâlnirii. Ar trebui să fie de aproximativ 1 - 4 propoziții.
    • Dacă este de ex. în cadrul întâlnirii ar trebui să meargă la buget, puteți scrie: "Scopul: Prezentarea generală a bugetului pentru exercițiul financiar 2014 - 15 și discutarea măsurilor de reducere a costurilor pe termen lung. În plus, șeful cercetării și dezvoltării, dr. Med. Feldmann, prezentând rezultatele ultimului studiu de concurență. "
    • Dacă ați scris vreodată o lucrare, uitați-vă la declarație ca la demolare sau la un rezumat executiv. Explicați în termeni generali ce ar trebui discutat în cadrul reuniunii, fără a intra în detalii.
  • Imaginea intitulată Scrieți în agendă pentru o întâlnire Pasul 4
    4
    Scrieți un program care conține cele mai importante elemente ale întâlnirii. Un program protejează împotriva unei probleme comune: întâlnirile de afaceri durează adesea prea mult. Lăsați o linie după țintă în mod liber, da programul un titlu cu litere aldine sau subliniate și apoi scrie intrările care corespund principalelor teme de discuție în cadrul reuniunii. Pentru a facilita citirea, dați fiecărei intrări o nouă linie.
    • Etichetați fiecare intrare oricare cu timpul de începere și sfârșit sau cu perioada pe care o planificați pentru fiecare secțiune. Alegeți unul sau celălalt sistem - în caz contrar, acesta va fi neprofesional.
  • Imaginea intitulată Scrieți la agendă pentru o întâlnire Pasul 5
    5
    Dedicați o perioadă în plan pentru oaspeții speciali. Când oaspeții vin la întâlnire pentru a discuta aspecte importante, trebuie să le oferiți ceva timp. Faceți o programare pentru fiecare oaspete la timp, chiar și atunci când vorbiți despre mai multe teme. Astfel, fiecare oaspete se poate adapta la acesta și își poate adapta subiectul.
    • Cel mai bine este să contactați fiecare oaspete în timp util pentru a afla cât timp are nevoie pentru subiectul său. Acest lucru evită conflictele jenante la timp.
  • Imaginea intitulată Scrieți la agendă pentru o întâlnire Pasul 6
    6
    Programați ora pentru întrebări și răspunsuri pentru încheierea întâlnirii. În acest timp, participanții pot cere explicații de ambiguitate, își exprimă opiniile, propun subiecte pentru viitoarele întâlniri și pot face alte comentarii. Puteți lista acest timp al discuției pe ordinea de zi ca ultimul punct sau puteți să-l numiți singur când se termină ultimul punct de pe ordinea de zi.
    • Dacă nimeni nu are întrebări sau comentarii la sfârșitul întâlnirii, atunci puteți încheia întâlnirea prematur. Mulți participanți vor fi recunoscători pentru asta.
  • Imaginea intitulată Scrieți la agendă pentru o întâlnire Pasul 7
    7
    Opțional, puteți oferi și o detaliere a subiectelor de discuție. În general, calendarul este cel mai important lucru pe ordinea de zi - partea pe care participanții o caută pentru a se orienta în jurul discuției. Deși nu este întotdeauna necesar să operăm acest efort suplimentar, dar o demolare suplimentară punctele cheie pot fi de mare ajutor pentru participanți. O schiță servește ca o reamintire a modului în care sunt organizate ideile prezentate în cadrul reuniunii. În acest fel, participanții își amintesc mai bine subiectele specificate. Mai jos este un exemplu de demolare (a se vedea de asemenea Scrieți o schiță pentru un discurs, pentru a afla mai multe):
    • I. Deciziile bugetare importante
      • A. Bugetul de călătorie al angajaților
        B. Taxe de distribuție
        • i. Opțiuni de negociere pentru contracte mai bune
        C. Costurile de lobby
      II. Măsuri de creștere a vânzărilor
      • A. Contracte de servicii alternative
        • i. prezentări ale clienților
          ii. Cereți feedback
        B. Noi investiții în tehnologia mobilă
      ...etc.
  • Imaginea intitulată Scrieți la agendă pentru o întâlnire Pasul 8
    8
    Verificați ordinea de zi a erorilor înainte de a le distribui. Deoarece unii participanți se vor baza în mare măsură pe ordinea de zi a întâlnirii, ar trebui să le verificați pentru erori și exhausții înainte de a le cheltuiți. Nu este doar o prietenie pură, ci și faptul că acordați atenție detaliilor și le respectați.
    • O agendă impecabilă vă salvează de asemenea timp și întărește a ta vedere.

    • Utilizați un șablon pentru o agendă



    Imaginea intitulată Scrieți în agendă pentru o întâlnire Pasul 9
    1
    Utilizați șablonul dintr-un procesor de text. Multe dintre aceste programe, cum ar fi "Microsoft Office", "Pagini" pentru Mac etc., oferă o varietate de șabloane pentru documente profesionale și private, cum ar fi. și pentru agende. Aceste șabloane pot face producția unui document profesional foarte rapid și ușor. De obicei, aceste șabloane sunt împărțite în secțiuni logice care sunt concepute pentru a fi atrăgătoare. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți informațiile relevante în câmpurile corecte și ați terminat!
    • Deși fiecare procesor de text este ușor diferit, puteți utiliza meniul din partea de sus a programului pentru a naviga prin șablon pentru cei care au șabloane.
    • Dacă procesorul de texte poate gestiona șabloanele dar nu are agenda potrivită pentru o întâlnire, este posibil să puteți descărca un șablon de pe site-ul web al furnizorului. Pentru Microsoft Word veți găsi, de ex. Șabloane de pe office.microsoft.com. Puteți găsi șabloane pentru "Pagini" pe Mac în App Store.
  • Imaginea intitulată Scrieți în agendă pentru o întâlnire Pasul 10
    2
    Alternativ, puteți să descărcați un șablon dintr-o a treia sursă. Dacă procesorul de text nu are șabloane de agendă și nu puteți găsi pe pagina oficială, nu vă faceți griji. Există numeroase șabloane gratuite online. O interogare simplă în motorul de căutare pentru "șabloane de agendă" ar trebui să producă zeci de rezultate potrivite. Totuși, deoarece nu toate rezultatele provin din surse oficiale, reputate, trebuie să fiți atenți atunci când selectați șabloanele. Iată câteva surse terțe pe care le puteți vizita:
    • Salvați Șabloane de Word - Pe această pagină profesională veți găsi șabloane de înaltă calitate pentru Microsoft Word.
    • Word Templates Online - Aceasta este o altă sursă bună pentru șabloane de cuvinte, dar există doar câteva opțiuni.
    • iWorkCommunity - Aici sunt șabloanele pentru Pagini, dar numai pentru versiunile mai vechi ale paginilor (înainte de 09).
    • App Store are multe șabloane pentru Pagini, dar nu toate sunt gratuite.
  • Imaginea intitulată Scrieți în agendă pentru o întâlnire Pasul 11
    3
    Completați câmpurile din șablon. Dacă ați găsit sau ați descărcat șablonul corespunzător în procesorul dvs. de text, atunci trebuie să îl completați cu informațiile necesare. În cele mai multe șabloane, există câmpuri marcate în mod clar pentru a introduce nume, ore, subiecte de discuție, titluri de secțiuni și așa mai departe. Completați toate câmpurile relevante pentru a vă completa ordinea de zi. După ce ați terminat, verificați-vă munca pentru erori. La fel de ușor ca șabloanele, acestea nu protejează împotriva erorilor de ortografie, gramaticală sau factuală.
    • Nu lăsați câmpurile goale. Nimic nu pare mai puțin profesionist decât de ex. o intrare de agendă care spune "Înscrieți-vă aici". Dacă dintr-un anumit motiv există părți din șablon pe care nu doriți să le completați, ștergeți-le. Evitați câmpurile necompletate.
  • Imaginea intitulată Scrie în Agenda pentru o întâlnire Pasul 12
    4
    Faceți mici modificări pentru a face șablonul să se potrivească nevoilor dumneavoastră. Șabloanele pentru agende pot fi foarte utile, dar nu trebuie să respectați stilul sau formatul oferit. Puteți personaliza cu ușurință șablonul pentru a se potrivi conținutului și stilului dvs. pentru a vă asigura că ordinea de zi se potrivește mediului de lucru și preferințelor dvs.
    • Dacă priviți aspectul unui anumit șablon, de ex. place foarte mult, dar secțiunea pentru titlu este prea lungă și distragă atenția, ștergeți părțile inutile, astfel încât să se potrivească titlului. Dar aveți grijă să nu ruinați întreaga formatare a șablonului sau să vă deteriorezi agenda.

    • Partea 2
    Proceduri dovedite pentru agende

    Imaginea intitulată Scrieți la agendă pentru o întâlnire Pasul 13
    1
    Mai întâi, ia în considerare cele mai importante subiecte. Când planificați o întâlnire, este de obicei obișnuit să puneți la început cele mai importante subiecte. Iată două lucruri pentru a vă asigura că: Primul lucru pe care îl puteți face pentru a vă asigura că toată lumea poate discuta aceste probleme importante este atunci când este încă proaspătă și puțin epuizată la începutul întâlnirii. În al doilea rând, se asigură că toate problemele importante au fost discutate în cazul în care întâlnirea se încheie mai devreme sau ar trebui ca anumiți participanți să plece mai devreme.
    • Întâlnirile nu merg întotdeauna așa cum sa planificat. În cazul în care subiecte mai mici, mai puțin importante, se încadrează la sfârșitul întâlnirii, este posibil să rezolvați problema singură sau să o puneți pe ordinea de zi pentru o nouă întâlnire. Cu toate acestea, dacă nu editați cele mai importante subiecte, atunci întâlnirea a ratat cel mai important scop și ar putea fi considerată un eșec. Dacă puneți la început cele mai importante subiecte, de obicei evitați această problemă.
  • Imaginea intitulată Scrie în Agenda pentru o întâlnire Pasul 14
    2
    Alegeți programul întâlnirii, dar rămâneți flexibil. La planificarea și executarea unei întâlniri, una dintre cele mai mari pericole este că depășește timpul alocat. În general, angajații se tem de întâlniri lungi și, din motive întemeiate: pot fi extrem de plictisitori și pot descuraja participanții să facă față unor sarcini urgente. Asigurați-vă că întâlnirea dvs. rămâne în intervalul de timp, ținând cont de ceas. Odată ce veți avea ocazia să vă împotriviți întâlnirii, spuneți ceva de genul: "Ar trebui să trecem la următorul subiect dacă vrem să fim la timp".
    • Cu toate acestea, întâlnirile adesea nu merg așa cum a fost planificat. Prin urmare, ar trebui să fiți pregătiți pentru schimbări, dacă o parte durează mai mult decât doriți. Fiți flexibili și încercați să faceți cât mai mult posibil în timpul atribuit. Dacă de ex. Dacă o parte durează mai mult, atunci puteți întrerupe discuția în alte părți sau puteți părăsi complet părți minore pentru a fi gata la timp. (Puteți adăuga în mod strategic elemente opționale pentru a compensa constrângerile de timp.)
  • Imaginea intitulată Scrie în Agenda pentru o întâlnire Pasul 15
    3
    Scrieți ordinea de zi în timp pentru întâlnire. Agendele sunt esențiale: ele au un impact profesional, demonstrând participanților că timpul și contribuția lor la afaceri sunt evaluate. Prin urmare, ar trebui să aveți suficient timp pentru a scrie un document de înaltă calitate prin pornirea agendei cât mai curând posibil.
    • Având un început timpuriu are și avantajul de a vă oferi feedback pe ordinea de zi înainte de întâlnire și de a le îmbunătăți. Împărtășind ordinea de zi cu colegii și supraveghetorii și solicitând feedback, puteți elimina defectele și puteți adăuga detalii pe care le-ați uitat. Dacă așteptați până în ultima secundă, nu aveți timp să cereți feedback și să ajustați ordinea de zi.
    • Probabil este bine să stabiliți ordinea de zi pentru întâlnirile obișnuite, de zi cu zi, cu o zi înainte. Cu toate acestea, întâlnirile importante pot necesita săptămâni de pregătire.
  • Imaginea intitulată Scrie în Agenda pentru o întâlnire Pasul 16
    4
    Luați notă agendei înainte de întâlnire participanților. Asigurați-vă că toți cunosc exact elementele agendei. În funcție de companie, acest lucru înseamnă fie că puteți imprima numeroase copii și le puteți trimite participanților, fie le puteți trimite electronic prin e-mail. În orice caz, trebuie să vă asigurați că nu sunt incluse erori tehnice înainte de a trimite ordinea de zi.
    • În funcție de cât de importantă este întâlnirea, trebuie să oferiți participanților ordinea de zi cu cel puțin o oră până la două ore înainte de întâlnire. Pentru întâlniri foarte importante, ar trebui să fie bine dacă trimiteți ordinea de zi o zi sau mai devreme.
    • Deoarece majoritatea oamenilor au mult în jurul urechilor, ar trebui să luați câteva copii suplimentare din ordinea de zi în cadrul reuniunii, în cazul în care cineva uită copia sa.

    • Sfaturi

    • Un instrument excelent pentru care să lucrați productiv Întâlnirea este metoda ZTRV: obiective, agendă, roluri Responsabilitati. În primul rând, întâlnirea ar trebui să fie țintă au. Dacă este vorba numai de comunicarea informațiilor, nu pierdeți timpul cu o întâlnire, trimiteți un buletin informativ. Scopul ar trebui să fie o componentă activă și, dacă este posibil, să aibă un produs pentru a explica: „Determinați obiectivele echipei pentru trimestrul“ Ordinea de zi este o listă de subiecte care servesc pentru atingerea obiectivelor într-o anumită perioadă de timp. De exemplu: "1. evaluează starea ultimului trimestru (15 minute), 2. Discutarea propunerilor pentru atingerea obiectivelor (20 de minute), 3. Cele cinci obiective principale determină (10 minute), etc. În rolurile și responsabilitățile pus să determinați care conduce întâlnirea care este secretarul și care primește sarcinile care rezultă din întâlnire.
    • În funcție de ceea ce preferă colegii dvs., un termen scurt pentru sugestiile agendei ar putea fi adecvat. Denumiți o dată și un timp și respectați-l. Permiteți schimbări dacă îmbunătățesc ordinea de zi sau dacă evenimentele fac necesară schimbarea agendei originale.
    • Dacă cineva nu poate veni la întâlnire, atunci puteți seta o secțiune în partea de sus a agendei cu "Nu pot participa" sau să lase loc și să o anunțe la întâlnire.
    • Dacă compania dvs. are un formular special pentru o agendă, utilizați-o. Pentru anumite instalații, este important să se respecte formalitățile.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit