DifiTsi.com

Înregistrați un jurnal

Ați fost numit sau ales secretar al comisiei dvs.? Felicitări! Știți cum să înregistrați, să pregătiți și să prezentați un protocol? Indiferent dacă respectați Biblia legislativă "Regulile de ordine ale lui Robert" sau luați protocolul mai puțin formal, mai jos sunt toate modalitățile importante de ao păstra.

metodă

Partea 1
Pregătiți-vă

Imaginea intitulată
1
Cunoașteți politica organizației dvs. în ceea ce privește întâlnirile. Dacă, în calitate de secretar, trebuie să formulați o înregistrare oficială, întrebați în prealabil dacă grupul va participa la "Regulile de ordine ale lui Robert" (un ghid foarte comun pentru desfășurarea unei ședințe formale sau a unei sesiuni de grup, în special în țările vorbitoare de limbă engleză) păstrează alte linii directoare. În situații mai puțin formale, ar trebui să întrebați ce ar trebui să fie inclus în jurnal sau ce este pentru protocol.
  • În calitate de secretar, nu trebuie neapărat să vă familiarizați cu toate regulile de procedură. Dar poate fi util să faceți o copie (sau să împrumutați din scaun) pentru a răspunde la întrebări specifice.
  • De asemenea, cunoașteți rolul dvs. Unii secretari nu participă la întâlnire, în timp ce alții participă la discuție. În ambele cazuri, însă, secretarul nu ar trebui să fie unul care are un rol crucial, cum ar fi președintele sau directorul ședinței.
  • Imaginea intitulată
    2
    Pregătiți un șablon. Procesele-verbale ale majorității reuniunilor conțin aproximativ aceleași informații. Un șablon asigură un format consistent, care ar trebui să faciliteze o trimitere ulterioară la acesta. Cel puțin faceți loc pentru următoarele informații:
  • Numele organizației.
  • Tipul întâlnirii. Este o întâlnire săptămânală sau anuală, o reuniune mai mică a comisiei sau o întâlnire cu un anumit scop?
  • Data, ora și locul. Lăsați suficient spațiu pentru timpul de începere și încheiere (apelat și întrerupt).
  • Numele președintelui sau șeful reuniunii Numele secretarului (sau al reprezentantului acestuia).
  • Lista "participanților" și "participanților scuzați". Acesta este un nume mai bun pentru o listă de prezență. Observați dacă există un cvorum de participanți (suficientă participanți pentru a efectua votul în mod legal).
  • Spațiu gol pentru semnătura dvs. În calitate de logist, întotdeauna trebuie să semnați. Poate fi necesar să semnați un altul pentru a accepta protocolul.
  • O agendă, dacă este disponibilă. În cazul în care președintele sau conducătorul întâlnirii nu v-a cerut să interpretați o agendă, el sau ea ar trebui să poată să vă dea unul la cerere. O agendă vă poate ajuta să vă organizați notele.
  • Imaginea intitulată Efectuați minutele Pasul 3
    3
    Adu un notebook sau un laptop. Indiferent ce aduceți, asigurați-vă că sunteți familiarizat cu manipularea. Dacă înregistrați mai des, utilizați un notebook suplimentar în acest scop sau creați propriul folder pe computer.
  • Dacă ați înregistrat deja un protocol pentru o întâlnire anterioară și nu a fost încă aprobat, luați și acest protocol.
  • Deși un dispozitiv de înregistrare vă poate ajuta cu înregistrările dvs., nu este un substitut pentru o transcriere. Dacă găzduiți întâlnirea, asigurați-vă că toți cei din public sunt de acord înainte de a face acest lucru și nu vă lăsați tentați să scrieți o transcriere cuvânt-cuvânt.
  • Stenografia vă poate face ușor să faceți note, dar nu este necesar să scrieți fiecare cuvânt pentru a înregistra un jurnal. Ar trebui să eviți asta.
  • Dacă vi se cere să faceți note publice în timpul întâlnirii, utilizați un proiector de tip retro sau un șevalet pentru prezentări. Asigurați-vă că puteți lua notele dvs. acasă mai târziu fără a le estompa, astfel încât să le puteți introduce pentru înregistrare.

    • Partea 2
    Luați note în timpul întâlnirii

    Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 4
    1
    Distribuiți o listă de prezență. Odată ce fiecare participant este prezent, trimiteți o singură foaie de hârtie (mai multe pentru întâlniri mari) unde toată lumea își poate scrie numele și informațiile de contact. Puteți utiliza această foaie mai târziu pentru a finaliza secțiunea despre participanții din șablonul dvs. De asemenea, puteți atașa lista la protocolul terminat.
    • Dacă nu sunteți familiarizați cu majoritatea oamenilor prezenți, schițați un plan de scaun și completați-l în timp ce cereți tuturor să se prezinte. Păstrați desenul aproape de mână, astfel încât să puteți numi oamenii în notele dvs. dacă este cazul (vezi mai jos).
  • Imaginea intitulată
    2
    Completați șablonul cât mai mult posibil. Pe măsură ce așteptați începerea întâlnirii, este posibil să înregistrați deja numele organizației, data, locația și natura întâlnirii (de exemplu, ședința săptămânală a consiliului, reuniunea comitetului special etc.). Când începe întâlnirea, rețineți ora de începere.
  • Dacă nu ați pregătit un șablon, rețineți informațiile din partea de sus a notei.
  • Dacă întâlnirea a fost convocată pentru un anumit scop sau timp, salvați mesajul trimis participanților. Ar trebui să-l atașați la jurnal după ce l-ați scris.
  • Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 6
    3
    Notați rezultatul primei aplicații. Cele mai multe întâlniri formale încep cu o cerere de adoptare a unei agende, deci facem acest exemplu ca exemplu. Dacă întâlnirea dvs. începe cu o altă aplicație, asigurați-vă că includeți aceleași informații relevante.
  • Formula exactă pentru o aplicație este: "Solicit pentru". De obicei, acesta este următorul: "Solicit adoptarea următoarei ordini de zi".
  • Numele solicitantului (persoana care a depus cererea).
  • Rezultatul cererii. Dacă cererea este acceptată, scrieți "solicitarea acceptată". Dacă nu reușește, scrieți "Solicitarea a eșuat".
  • Puteți cere ca cererile mai lungi să fie făcute în scris, dacă nu le veți putea înregistra cu exactitate. Dacă aceasta este o problemă recurentă, puteți întreba între întâlniri dacă această metodă de depunere, începând cu un anumit număr de cuvinte, poate deveni politica oficială.
  • Dacă ați formulat ordinea de zi, puteți fi solicitantul primei cereri și secretarul. E în regulă. Atâta timp cât rămâneți obiectiv, nu este nici o problemă să vă înregistrați propriile acțiuni.
  • Imaginea intitulată
    4
    Faceți o notă de cereri suplimentare în cursul întâlnirii. Ascultați cu atenție toate discuțiile, dar nu le listați (dacă nu ați fost instruiți altfel!). Dacă se face o nouă cerere, înregistrați toate informațiile relevante.
  • Rețineți că fiecare cerere trebuie înregistrată cu formularea exactă, numele solicitantului și rezultatul votului.
  • Unele aplicații necesită un suport înainte ca acestea să poată fi supuse la vot. Dacă cineva spune, "Susțin această solicitare" sau ceva similar, scrieți și numele susținătorului.
  • Dacă nu cunoașteți numele petiționarului sau nu ați cunoaște formularea exactă a petiției, ar trebui să întrerupeți politicos ședința și să o cereți. Obținerea informațiilor corecte este suficient de importantă pentru a justifica o mică pauză.
  • Dacă se modifică o aplicație, pur și simplu schimbați formularea aplicației în note. Atâta timp cât schimbarea nu este controversată și a declanșat multă dezbatere, nu există niciun motiv pentru a include faptul că cererea a fost corectată.
  • Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 8
    5
    Ascultați rapoartele și obțineți o copie. Ori de câte ori un raport, un articol de ziar sau ceva similar este citit cu voce tare, înregistrați numele raportului și numele persoanei care o citește (sau numele subcomitetului care la creat). Dacă o aplicație este asociată cu aceasta, înregistrați-o așa cum ați înregistra orice altă solicitare.
  • Cel mai bine este să aveți o copie după întâlnire. Faceți o notă pentru a cere șefului ședinței (președintelui sau președintelui) sau persoanei care prezintă raportul o copie la sfârșitul reuniunii. Ar trebui să atașați o copie a fiecărui raport la jurnalul dvs. completat.
  • Dacă nu este disponibilă nicio copie, notați locul în care poate fi găsit documentul original. Poate fi necesar să obțineți aceste informații după întâlnire.
  • Dacă un participant prezintă un raport oral (și nu îl citește dintr-un document), scrie un scurt rezumat obiectiv al raportului. Nu intrați în detalii specifice și nu citați verbală vorbitorul.
  • Imaginea intitulată Luați minutele Pasul 9
    6
    Înregistrați toate acțiunile luate sau atribuite. Aceasta include "revizuirea" instrucțiunilor ultimei întâlniri, precum și noi alocări. A fost cineva instruit să scrie o scrisoare? Notați numele persoanei și instrucțiunile.
  • În funcție de modul în care este întâlnită în mod oficial întâlnirea dvs., multe dintre aceste aspecte se încadrează în termenii "cereri". Pentru întâlniri mai puțin formale, țineți urechile deschise și acordați atenție deciziilor mai puțin pronunțate.
  • Includeți o scurtă explicație a motivului pentru care a fost luată decizia, astfel încât ar trebui dată.
  • Imaginea intitulată
    7
    Înregistrați toate punctele ordinare și deciziile. Ori de câte ori se face recurs, rețineți recursul și temeiul său. În plus, decizia deplină anunțată de președinte.
  • Asigurați-vă că includeți orice referire la regulile de ordine ale lui Robert, regulile de procedură sau protocolul de afaceri al companiei.
  • Imaginea intitulată Luați pași în etapa 11
    8
    Înregistrează rezumatele discuțiilor doar atunci când le cereți. Oficial, un protocol este o înregistrare a ceea ce sa întâmplat, nu ceea ce a fost "spus". Dar ar trebui să acordați atenție oricărei instrucțiuni speciale pe care o vă oferă organizația dumneavoastră.
  • Dacă trebuie să înregistrați o discuție, încercați să fiți cât mai obiectiv posibil. Luați puncte specifice, fără opinii și încercați să evitați utilizarea cât mai mult posibil a adjectivelor și a adverbetelor. Scopul dvs. este un stil uscat, fictiv și plictisitor de scriere!
  • Nu menționați membrii juriului după nume. Acest lucru este deosebit de important într-un argument încălzit. În caz contrar, participanții s-ar putea simți atacați.
  • Imaginea intitulată
    9
    Completați înregistrările după încheierea ședinței. Înregistrați timpul în care ședința a fost amânată. Nu uitați să obțineți o copie pentru fiecare raport sau să reamintiți cuiva să vă trimită o copie.
  • Verificați din nou notele dvs. și asigurați-vă că ceva lipsește sau necesită clarificări. Dacă trebuie să întrebați pe cineva o întrebare, faceți-o înainte de a pleca.

    • Partea 3
    Tastați protocolul

    Imaginea intitulată
    1
    Începeți cu aceasta cât mai curând posibil. Cel mai bine este să transferați jurnalul imediat după întâlnire, când toate evenimentele sunt proaspete în memorie.
  • Imaginea intitulată Luați pașii pașii 14


    2
    Utilizați un computer pentru a scrie notele. Dacă ați avut un laptop cu dvs., este posibil să fi făcut deja acest pas. Salvați notele și începeți un nou document pentru jurnal. Deci, puteți compara notele dvs. și jurnalul direct unul cu celălalt.
  • Imaginea intitulată Take the Minutes Step 15
    3
    Formați-vă notele în secțiuni îngrijite. Fiecare nouă cerere, element de pe ordinea de zi sau orice altă decizie nouă ar trebui să fie într-o secțiune separată. Dacă le formatați, acordați atenție:
  • Corectați ortografia și gramatica. Utilizați un verificator ortografic, dacă este necesar.
  • Folosirea unui timp. Puteți folosi timpul prezent sau trecut, dar nu trebuie să treceți între ele.
  • Cea mai mare obiectivitate posibilă. Opinia ta nu ar trebui să se reflecte niciodată în protocol. Încercați să creați o înregistrare obiectivă pe care oricine o poate folosi.
  • Un limbaj simplu și precis. Orice formularea vagă ar trebui înlocuită cu una precisă. Descrierile de flori ar trebui eliminate complet.
  • Includerea tuturor măsurilor și fără discuții. Dacă nu v-ați cerut în mod explicit să discutați, trebuie să vă concentrați doar pe ceea ce se întâmplă, nu pe ceea ce se spune.
  • Numerotarea paginilor, astfel încât să fie mai ușor să se facă referire la protocol.
  • Imaginea intitulată Ia pașii pașii 16
    4
    Trimiteți fiecărui participant un proiect de protocol. Utilizați informațiile de contact din Lista de prezență pentru a trimite o copie fiecărui participant la întâlnire. Dacă nu aveți toate informațiile de contact, contactați liderul întâlnirii. Ar trebui să poată contacta.
  • Imaginea intitulată Efectuați minutele Pasul 17
    5
    Permiteți aprobarea protocolului. Vi se poate cere să citiți minutele la următoarea ședință și să le trimiteți spre aprobare. Dacă cererea este aprobată, rețineți că protocolul a fost acceptat.
  • Dacă jurnalul este corectat înainte de a fi acceptat, efectuați ajustările corespunzătoare și consultați corecția de la sfârșitul documentului. Nu trebuie să abordați în mod specific remedierile.
  • În cazul în care se solicită modificarea protocolului odată ce acesta a fost aprobat, puneți în minutele relevante formularea exactă a cererii - și dacă aceasta a trecut.

    • Partea 4
    Utilizând un șablon

    Imaginea intitulată Ia pașii pașii 18
    1
    Vizitați o pagină web pentru șabloanele de rapoarte. Aceste șabloane pregătite vă pot ajuta să economisiți timp și să evitați greșelile.
  • Imaginea intitulată
    2
    Ia ceva timp pentru a căuta pe site. Utilizați funcția de căutare și derulați printre diferitele opțiuni pentru a găsi cea potrivită pentru dvs.
  • Dacă aveți nevoie de un tip de șablon - general sau standard, de ex. - Scanați pagina la nevoile dvs. specifice și descărcați șablonul făcând clic pe "Descărcare", "Descărcare" sau "Utilizare șablon". Asigurați-vă că salvați șablonul într-o locație unde îl puteți găsi rapid și nu se va pierde.
  • Imaginea intitulată
    3
    Deschideți fișierul. După descărcarea fișierului, despachetați-l și deschideți-l cu Microsoft Word sau Excel. Pentru cea mai bună calitate și utilizare, trebuie să utilizați cea mai recentă versiune de Microsoft Word. Păstrarea actualizată a programelor ușurează lucrurile și vă permite să profitați de cele mai recente funcții.
  • Imaginea intitulată Luați pașii pașii 21
    4
    Introduceți sigla și drepturile de autor ale companiei dvs. Ștergeți sigla de eșantionare - însă nu uitați să citiți termenii și condițiile paginii de la care ați descărcat primul șablon. Nu e nici un motiv să intri în probleme juridice inutile, nu?
  • Imaginea intitulată Luați pașii în etapa 22
    5
    Schimbați titlul. În zona titlului, evidențiați cuvintele "Meeting / Group" și tastați titlul propriu pentru jurnalul dvs.
  • Imaginea intitulată Take the Minutes Step 23
    6
    Modificați subiectul (opțional). Pentru a vă face protocolul să arate mai bine și mai profesionist, vă recomandăm să schimbați culoarea sau să optați pentru un subiect gata. Acest lucru este ușor: găsiți secțiunea "Page Layout / Page Design" și accesați "Culori și teme". Acolo puteți personaliza aspectul șablonului dvs. Puteți chiar personaliza-o pentru a se potrivi cu culorile logo-ului companiei dvs.
  • Imaginea intitulată Luați pasul 24
    7
    Denumiți zonele individuale ale șablonului. Șablonul trebuie să conțină câmpuri de nume. Poate că ai nevoie de mai mult, poate mai puțin, sau poate că nu-ți plac termenii. Personalizați-le pentru a se potrivi nevoilor întâlnirii dvs.
  • Imaginea intitulată
    8
    Salvați șablonul pe laptopul dvs., astfel încât să îl puteți duce la întâlnirile în care trebuie să faceți un jurnal. Dacă continuați să utilizați Microsoft Office, totul ar trebui să fie rapid și ușor. Ar trebui să puteți ține pasul cu întâlnirea într-o manieră mai organizată și mai precisă decât înainte. Alternativ, puteți tipări șablonul și completați-l manual. Dar asigurați-vă că câmpurile sunt suficient de mari pentru a găzdui toate informațiile necesare.
  • Imaginea intitulată Luați pașii în pași 26
    9
    Citiți șablonul din nou. Felicitări! Șablonul pentru rapoarte este gata. Productivitatea și precizia dvs. în timpul întâlnirilor ar trebui să crească exponențial, deoarece puteți rămâne în șablon și puteți organiza gândurile. Ca și în cazul oricărui proiect, ar trebui să treceți din nou peste șablonul dvs. și să vedeți dacă ceva lipsește sau nu este încă clar. După ce sunteți sigur că totul este corect, șablonul dvs. este gata și gata de plecare. La fel ca tine.

    • Sfaturi

    • Tastați jurnalul imediat după terminarea ședinței. Cel mai bun mod de a face acest lucru este atât timp cât evenimentele sunt proaspete în memoria dvs. De asemenea, este important ca participanții să primească o copie a instrucțiunilor lor cât mai curând posibil.
    • Stați cât mai aproape de liderul întâlnirii. În acest fel, puteți înțelege totul bine și puteți cere o scurtă clarificare fără a trebui să vă ridicați vocea.
    • Cereți participanților să-și scrie cererile, astfel încât să nu trebuiască să le scrieți.
    • Păstrați jurnalele într-un loc sigur.
    • Nu vă fie frică să întrerupeți întâlnirea în orice moment și să cereți clarificări.
    • Buștenii sunt foarte importanți. Acestea sunt păstrate în siguranță și pot fi menționate pentru anii următori. De exemplu, în problemele legale, reputația participantului poate depinde de aceasta.
    • Citiți anumite secțiuni din "Regulile de ordine ale lui Robert" prin, mai ales, secțiunea privind secretarul.
    • Scrieți lucrurile așa cum se întâmplă. Dacă același subiect este abordat de două ori, nu ar trebui să-l rezumați.

    avertismente

    • Nu merge prea mult în detalii. Chiar dacă vi sa cerut să înregistrați discuții, trebuie să fiți totuși scurți și să ajungeți rapid la acest punct. Limitați-vă la înregistrarea numai a punctelor principale aplicate, altfel puteți deveni rapid copleșit de umplerea jurnalului cu detalii inutile.
    • Interpretările personale și sentimentele secretarului nu aparțin unui protocol.
    • Dacă o parte a întâlnirii intră sub relația avocat-client, trebuie să luați în considerare această secțiune nu înregistrare. În schimb, notați: "Avocatul informează că următoarea discuție intră sub relația avocat-client. Discuția nu a fost înregistrată. "
    • Când vi se cere să înregistreze o conversație confidențială, cum ar fi între un avocat și clientul său, să pregătească un protocol separat și să îl păstreze separat. Marcați protocolul ca fiind "confidențial" și clarificați cine îl poate accesa.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit