DifiTsi.com

Desfășurați o sesiune

Colaborarea este importantă la locul de muncă - mai ales când lucrați într-un birou. Deciziile importante trebuie luate în considerare din diferite unghiuri și judecate de oameni diferiți. Sarcinile cu prioritate ridicată necesită deseori experiența și expertiza diferitor persoane, astfel încât acestea să poată fi făcute pentru satisfacerea tuturor. Reuniunile sunt un instrument pentru structurarea și organizarea cooperării. Cu toate acestea, atunci când sesiunile nu au un scop specific sau sunt gestionate insuficient, ele pot deveni repede prea lungi și ineficiente. O bună planificare, pregătire și conducere a sesiunii este adesea crucială pentru a determina dacă este sau nu reușită în cele din urmă.

metodă

Metoda 1
Pregătiți sesiunea

Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 1
1
Discutați despre întâlnirea viitoare cu participanții. Odată ce știți că sunteți responsabil de o sesiune viitoare, merită să vă petreceți puțin timp cu participanții (în special cu persoane importante sau cu vârste mari). Întreabă-i dacă există anumite probleme pe care ar dori să le discute. Notați-vă răspunsurile și notează aceste note atunci când planificați ordinea de zi.
  • Solicitarea participanților la ceea ce ar dori să discute în cadrul întâlnirii este importantă și înțeleaptă din mai multe motive: vă facilitează să scrieți ordinea de zi, dar crește și interesul participanților la întâlnire și le implică în procesul înainte de întâlnire a început vreodată. Oamenii sunt mai susceptibili să participe la o întâlnire și sunt mai atenți atunci când știu că subiectele sunt discutate care sunt importante pentru ei.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 2
    2
    Creați o agendă și trimiteți-o participanților. O agendă este un instrument important nu numai pentru liderul întâlnirii, ci și pentru participanți. O agendă conține informații importante despre întâlnire: când și unde are loc, cine participă și, cel mai important, ce subiecte sunt discutate în cadrul reuniunii. Astfel, participanții se pot pregăti pentru subiecte. Trimiteți ordinea de zi înainte de întâlnire - cu cât este mai importantă întâlnirea, cu atât mai repede ar trebui să trimiteți ordinea de zi.
  • Ordinea de zi ar trebui să stabilească cu siguranță cât timp ați dedicat fiecărui subiect. Dacă setați un program aproximativ înainte de începerea sesiunii, va fi mult mai ușor pentru dvs. să rămâneți concentrat. Deși puteți petrece mai mult timp pe anumite subiecte decât ați planificat (și altele pot fi verificate mai repede), va fi mai ușor să urmăriți diferitele subiecte și să ajustați în mod corespunzător gestiunea timpului.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 3
    3
    Aflați despre subiectele de pe ordinea de zi, precum și despre sesiunile anterioare și deciziile de sesiune. Participanții la sesiuni nu pot fi actualizați pe toate subiectele de pe ordinea de zi - unii dintre aceștia s-ar putea să fi pierdut sesiunile anterioare, în timp ce alții au uitat pur și simplu subiectele. Ca lider al întâlnirii, este important să cunoaștem starea de lucruri. Discutați cu persoanele care au participat la sesiunile anterioare și întrebați despre punctele de discuție pe care trebuie să le adresați în sesiunea viitoare. De asemenea, este întotdeauna o idee bună să citiți minutele din ultima sesiune. Acest lucru vă face mult mai ușor să planificați și să conduceți sesiunea.
  • Minutele sesiunilor anterioare reprezintă o sursă importantă de informații. Acestea rezumă discuțiile și deciziile ultimelor sesiuni. Deci, veți obține o prezentare rapidă și ușoară a stării lucrurilor. Dacă un protocol pare a fi deosebit de important pentru dvs., îl puteți trimite, de asemenea, împreună cu ordinea de zi tuturor participanților.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 4
    4
    Pregătiți camera de întâlnire devreme. Asigurați-vă că sala de ședințe este curată și ordonată și că tot ceea ce aveți nevoie pentru sesiune este prezent. Dacă aveți nevoie de echipament tehnic (cum ar fi un laptop sau un proiector) pentru prezentări sau altele similare, asigurați-vă că acestea funcționează corect și că sunt gata de utilizare - ghinturile din această zonă vă vor costa timp prețios și veți lua ședința în afara subiectului.
  • Dacă utilizați software de prezentare (cum ar fi Powerpoint), familiarizați-vă cu telecomanda pe care o utilizați pentru a schimba fiecare diapozitiv. Ar fi jenant și rușinos în orice moment, dacă trebuie să rumfummeln înainte de mulțimea asamblată de pe telecomandă.

    • Metoda 2
    Luați plumbul

    Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 5
    1
    Deschideți sesiunea. Când toți participanții (sau cel puțin toți participanții importanți) sunt prezenți și a sosit timpul, câștiga atenția celor prezenți. Introduceți-vă și menționați că veți conduce sesiunea. Apoi, anunțați scopul sesiunii și informați-vă despre intervalul dur al sesiunii - este posibil să nu fiți în măsură să respectați acel interval de timp, dar vă ajută să păstrați sesiunea mai structurată și pe parcurs când anunțați când sesiunea este închisă . Dacă nu toți participanții știu, faceți un recurs scurt și introduceți persoane importante din rundă.
    • Nu uitați că anumite companii și organizații au proceduri stricte cu privire la deschiderea și conducerea unei întâlniri. Încercați în avans cu superiorii voștri despre practicile.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 6
    2
    Rezumați punctele importante ale sesiunilor anterioare. Dacă sesiunea pe care o conduceți face parte dintr-un proiect pe termen mai lung, poate fi necesar să aduceți toți cei prezenți la același nivel de cunoaștere. Rezumați evenimentele și deciziile importante. Deoarece nu toată lumea știe la fel despre subiectele care urmează să fie discutate, acest pas poate contribui la creșterea eficienței și succesului sesiunii.
  • Dacă nu doriți sau nu să rezumați singuri deciziile și evenimentele din sesiunile anterioare, puteți delega această sarcină transcriberului sesiunii anterioare. Rugați-l să citească minutele sesiunilor anterioare sau să le rezume pe scurt. Deci, această parte a sesiunii are și un cadru formal.
  • Dacă a existat o corespondență semnificativă de la ultima sesiune, vă recomandăm să o citiți pe scurt.
  • Puteți salva citirea jurnalelor dacă ați trimis jurnalele împreună cu ordinea de zi.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Etapa 7
    3
    Oferă participanților la sesiuni importante posibilitatea de a vorbi despre situația actuală. Apoi, persoanele care sunt bine informate cu privire la proiect sau la tema sesiunii trebuie să vorbească. Acest pas vă va spune ce sa întâmplat de la ultima sesiune. Aceasta poate fi o mulțime - probleme noi cu care se confruntă compania sau organizația dvs., schimbările de personal, evoluțiile proiectelor sau ajustările strategice. Participanții la reuniune ar dori, de asemenea, să fie informați cu privire la eventualele rezultate ale unor acțiuni luate în cadrul ultimei reuniuni.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Etapa 8
    4


    Adresați-vă problemele deschise și problemele nerezolvate. Dacă există probleme care au rămas nerezolvate de la ultima întâlnire sau deciziile care nu au fost luate, trebuie să le discutați pe scurt înainte de a vă consacra agenda. Cu cât soluția problemei este amânată mai mult, cu atât mai puțin probabil că cineva va dori să-și asume responsabilitatea. Așa că încercați să numiți și să rezolvați ceva neterminat. Punctele deschise sau problemele nerezolvate sunt de obicei enumerate în jurnalele ca fiind "încă nesoluționate" sau "încă discutate".
  • Compania sau organizația dvs. vă poate prescrie o procedură specifică de luat în considerare atunci când luați o decizie - de exemplu, majoritatea voturilor. Dar poate fi și faptul că un grup mai mic de participanți de rang înalt ia decizii.
  • De asemenea, nu uitați că anumite lucruri sunt prea complexe sau prea mari pentru a fi rezolvate de la o sesiune la alta. Deci, nu trebuie neapărat să vă petreceți mult timp pe proiecte pe termen lung care nu au fost încă finalizate. Dar ar trebui să discutați definitiv deciziile și proiectele în care este necesară o acțiune imediată.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 9
    5
    Discutați elemente noi de pe ordinea de zi. Într-un al doilea pas, puteți aborda "noi" probleme, preocupări și probleme care trebuie discutate. Acestea ar trebui să fie subiecte care au ieșit din evoluțiile anterioare. Încercați să luați decizii concrete și lipsite de ambiguitate de la participanții la sesiune - cu cât mai multe puncte rămân neeedate sau nehotărâte, cu atât mai mult va fi sesiunea următoare.
  • Imaginea cu titlul Chair of a Meeting Step 10
    6
    Rezumați rezoluțiile reuniunii. Când ați discutat toate punctele, luați o clipă pentru a rezuma deciziile reuniunii pentru toți cei prezenți. Descrieți în scurte fraze ce decizii au fost luate în cadrul reuniunii. Dacă este necesar, descrieți pașii și acțiunile următoare pe care fiecare participant la întâlniri trebuie să le ia înainte de următoarea întâlnire.
  • Acest pas este foarte important - aceasta este ultima șansă de a vă asigura că toată lumea știe exact unde este proiectul și ce să facă în continuare.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 11
    7
    Finalizați sesiunea prin schițarea a ceea ce va fi discutat la următoarea sesiune. Informați pe toți cei prezenți despre ce să vă așteptați de la următoarea întâlnire. Dacă este deja clar când și când va avea loc întâlnirea, anunțați-o. Acest lucru pune sesiunile individuale într-un context mai larg și oferă participanților un interval de timp pentru a-și îndeplini sarcinile.
  • Rețineți că nu planificați neapărat o altă sesiune must. Dacă totul este deja discutat, poate că nu este necesar. Dar dacă anumite puncte sunt încă deschise sau dacă doriți să urmăriți mai aproape unele dezvoltări ale proiectelor, o sesiune următoare nu este cu siguranță o idee proastă.

    • Metoda 3
    Desfășurați eficient o sesiune

    Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 12
    1
    Controlați discuțiile, dar nu le controlați. Una dintre sarcinile dvs. ca lider de sesiune este să păstrăm discuția și să ne asigurăm că runda nu se dezactivează. Este, pe de altă parte nu Misiunea dvs. este să vă împărtășiți opinia dvs. cu privire la orice subiect sau să puneți discuția într-un program strâns. Fii puțin flexibil, lasă ceilalți participanți să vorbească liber și să lase loc suficient pentru ca subiecte noi să apară în timpul unei discuții. Pentru ca discuția să nu se supraaglumească, este posibil să vă opriți din când în când un subiect sau să vă concentrați încet pe un alt subiect. Dar întotdeauna faceți asta cu sensibilitatea necesară. Nu trebuie să simțiți că trebuie să controlați ultima evoluție a sesiunii. Aceste întâlniri sunt în cele din urmă acolo pentru a găsi împreună decizii și soluții.
    • Fii atent la ordinea de zi. Dacă îți dai seama că rămâi în urmă, poate fi necesar să ignori anumite puncte pentru a putea termina sesiunea la timp. Nu vă îndepărtați de la luarea unor astfel de acțiuni, mai ales dacă problemele care sunt "într-adevăr discutate" sunt foarte importante pentru proiect.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 13
    2
    Încurajați toți participanții la întâlniri să participe la discuție. În calitate de lider al ședinței, este de datoria dvs. să oferiți o discuție deschisă și fructuoasă. Dacă observați că anumiți participanți la întâlnire nu participă la discuție, încurajați-i să facă acest lucru. Acest lucru este valabil mai ales dacă credeți că ar putea contribui la cunoașterea relevantă. Desigur, nu trebuie să le întrebați direct - expresii precum "cred că expertiza doamnei Schmid ar putea să ne ajute aici" îi va ajuta pe oameni mai înviorători să se implice în discuție.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Etapa 14
    3
    Asigurați-vă că toată lumea înțelege despre ce este vorba discuția. Uneori este uitat că nu toți participanții sunt la același nivel sau au aceeași experiență. Pentru ca nimeni să nu aibă sentimentul că își pierd timpul la întâlnire, puteți explica pe scurt problemele sau problemele complexe atunci când apar. Cei care au mai puțină experiență sau expertiză vor aprecia acest lucru.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 15
    4
    Asigurați-vă că cereți întrebări dificile sau neplăcute. Dacă astfel de întrebări sunt ignorate și nu sunt ținute sub control de către liderii sesiunii, sesiunile pot deveni rapid neproductive. Încercați să discutați toate subiectele importante. Împiedicați-i pe alții să învinuiască pe alții pentru anumite probleme sau să încerce să evite anumite subiecte cu explicații vagi. Încercați să discutați și să răspundeți la subiecte și întrebări pe care nimeni nu vrea să le abordeze. Deși acest lucru nu poate fi neapărat ceea ce vrea să facă toată lumea, întrebările dificile și incomode sunt exact ce sesiuni trebuie să discute. Altfel, sesiunea nu ajută prea mult.
  • Asigurați-vă că deciziile importante sunt documentate (dacă aveți un logist oficial, încredințați-i această sarcină). Dacă aveți deja probleme în abordarea unor probleme dificile, trebuie să vă asigurați că răspunsurile sunt scrise în detaliu.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 16
    5
    Fii atent la timp. Sesiunile au o reputație proastă, fără nici un motiv - mulți o consideră o pierdere de timp. Pentru a împiedica sesiunea dvs. să dureze mai mult decât a fost planificată, utilizați-vă autoritatea ca președinte pentru a conduce discuțiile. Nu vă fie teamă să amânați anumite subiecte sau discuții la o dată ulterioară dacă vă dați seama că sesiunea va dura mai mult. Fiți pregătiți și dispuși să adaptați agenda în mod spontan, astfel încât participanții să nu aibă impresia că își pierd timpul prețios la întâlnire.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit