DifiTsi.com

Pregătiți o întâlnire

Oricine planifică întâlniri pentru o singură companie sau ca consultant pentru nevoile de afaceri ale altora trebuie să cunoască pașii potriviți pentru a se pregăti pentru o întâlnire. Este responsabilitatea organizatorului de a invita participanții să ofere ceea ce toată lumea trebuie să profite la maximum de întâlnire, precum și să asigure un flux neted. Un organizator cu experiență implică, de asemenea, toți participanții, păstrând personal și politic din întâlnire, concentrându-se pe subiecte. Acest articol arată cum să organizați o întâlnire pentru ao face un succes complet.

metodă

Metoda 1
Creați ordinea de zi

Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 1
1
Listează orele de început și de încheiere cu limitele de timp pentru fiecare subiect pentru participanții la întâlnire.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 2
    2
    Întrebați persoanele din organizația dvs. sau persoana care convoacă întâlnirea cu privire la subiecte importante pentru acestea, inclusiv o scurtă descriere a subiectului.

    • Metoda 2
    Trimiteți invitații pentru întâlnire

    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 3
    1
    E-mailul este cea mai ușoară modalitate de a vă invita participanții, mai ales dacă toți folosesc același software de calendar.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 4
    2
    Introduceți un termen limită pentru feedback. Acest lucru vă va permite să aveți cantitatea potrivită de materiale pentru toți participanții fără a vă presa în ziua întâlnirii pentru a asambla materiale suplimentare.

    • Metoda 3
    Pregătiți sala de ședințe

    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 5
    1
    Configurarea camerei va ajuta întâlnirea să funcționeze așa cum ar trebui. Dacă întâlnirea are loc într-o unitate închiriată, cum ar fi o cameră de hotel sau alt loc de întâlnire frecvent utilizat pentru întâlniri, personalul de la fața locului ar trebui să fie bine familiarizat cu facilitatea.
    • Configurarea cursurilor - scaune în rânduri - poziționează difuzorul ca obiectiv principal și funcționează bine atunci când scopul esențial este de a transmite informații.
    • Setarea de teatru - o masă în fața camerei - permite unui număr de vorbitori sau experți să stea în față, iar participanții stau în spatele lor în rânduri cum ar fi configurarea lecturii.
    • Un set de clasă are mese în fața rândurilor de scaune, astfel încât participanții să poată lua note în timp ce vorbitorul rămâne obiectivul întâlnirii.
    • Alegeți mese rotunde dacă doriți ca participanții dvs. să acționeze ca echipe sau dacă doriți să facilitați schimbul între grupurile de participanți.
    • Utilizați configurația în formă de U (sală de bord) pentru întâlniri la care participanții se pot vedea reciproc și pot interacționa între ei atunci când este necesar.
    • Așezați scaunele într-un cerc cu dvs. în mijloc, când întâlnirea este deschisă și concepută pentru participarea participantului.

    Metoda 4
    Furnizați instrumentele necesare pentru întâlnirea dvs.

    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 6
    1
    Un organizator complet pregătit va pune la dispoziție toate stilourile, notele de buzunar, registrele de lucru, documentele și alte instrumente necesare pentru întâlnire.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 7
    2
    Creați un "spațiu de parcare" pentru întrebări, fie sub formă de flipchart sau tablă albă, pe care participanții își pot scrie întrebările, fie un loc specific în cameră în care participanții pot posta întrebări pe note lipicioase. Acest lucru face ca întâlnirea să funcționeze mai ușor și permite participanților să răspundă la întrebările lor la anumite momente în timpul întâlnirii.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 8
    3
    Oferiți participanților băuturi sau gustări (pentru întâlniri mai lungi) sau carafe de apă sau sticle și ceva dulce pe fiecare masă (pentru întâlniri mai scurte).

    • Metoda 5
    Pregătiți un formular de evaluare sau un studiu

    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 9
    1
    Puteți să distribuiți un sondaj la întâlnirea dvs. sau să îi spuneți participanților că le veți trimite un e-mail prin sondaj sau la două zile după întâlnire.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 10


    2
    Sondajele sau formularele de clasificare vă oferă feedback pentru a vedea cum a ajuns întâlnirea dvs.

    • Metoda 6
    Trimiteți mementouri la întâlnirea dvs.

    Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 11
    1
    Acestea ar trebui să dispară cu o zi sau două zile înainte de timpul de răspuns al ședinței.
  • Imaginea intitulată
    2
    Vă rugăm oricine al cărui plan sa schimbat pentru a vă trimite un e-mail cu anularea acestuia.

    • Metoda 7
    Începeți întâlnirea la timp

    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 13
    1
    Participanții care au întârziat se pot prinde - este nepoliticos pentru cei care au fost la timp să aștepte rătăciți.
  • Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 14
    2
    La începutul întâlnirii, faceți anunțuri organizaționale, inclusiv informații despre orele pentru pauze și prânzuri, locația toaletelor și adresați-vă întrebării "parcarea".

    • Metoda 8
    Țineți întâlnirea pe subiect

    Imaginea intitulată
    1
    Sarcina organizatorului este de a păstra toți participanții sau vorbitorii la reuniune pe această temă. Permiterea unor discuții divergente cu privire la acest subiect vă va afecta programul.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 16
    2
    Rămâi cu orele anunțate pentru pauze și prânzuri.

    • Metoda 9
    Răspunde la cât mai multe întrebări

    Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 17
    1
    Răspundeți la întrebările participanților dvs. sau la "parcare". Permiteți timp suficient pentru a răspunde la toate întrebările.
  • Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 18
    2
    Fiți deschisi participanților rămânând după întâlnire pentru cei care nu adresează preocupările lor grupului, dar doresc să vă pună întrebări față în față.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 19
    3
    Amintiți-vă participanților să-și finalizeze anchetele și le mulțumesc pentru că au venit.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit