Scrieți un e-mail serviciului clienți

Când vine vorba de a scrie un e-mail la un serviciu pentru clienți, unii oameni simt că sunt blocați. Cum scrieți o astfel de scrisoare prin e-mail deoarece sunteți obișnuiți să o faceți pe hârtie? Ce protocoale sau politici se aplică unei solicitări de servicii pentru clienți? În timp ce acest lucru diferă în funcție de industrie, regiune și cultură, există linii directoare comune pentru a vă asigura că e-mailurile pentru servicii pentru clienți sunt eficiente.

metodă

2

Găsiți pagina de asistență. Dacă nu găsiți o legătură cu serviciul pentru clienți în partea de jos a paginii, este posibil să utilizați căutarea. Deseori, există fie o casetă în colțul din dreapta sus al paginii de pornire, unde puteți scrie ceva sau o pictogramă cu o lupă. Introduceți termeni de căutare, cum ar fi "Serviciul pentru clienți" sau "Contact", și apăsați pe Enter.

3

Utilizați bara de căutare. Căutați elementul pe care aveți o întrebare utilizând aceeași locație de căutare pe care ați utilizat-o pentru a găsi adresa de e-mail a serviciului pentru clienți. Dacă vă căutați problema sau întrebarea dvs., puteți găsi răspunsul fără a mai fi nevoie să trimiteți un e-mail.

4

Uită-te la liniile directoare ale companiei. Dacă nu găsiți un răspuns la întrebarea dvs. prin intermediul căutării și a întrebărilor frecvente, puteți să o găsiți în "Despre noi" sau în politica de returnare. Derulați în jos pagina și vedeți linkurile de acolo. Găsiți un link care să vă poată răspunde la întrebarea dvs.: Despre noi, Index, Card de credit, Disponibilitatea produselor, Politica de returnare, Politica de confidențialitate, Termeni de utilizare, Termeni de utilizare etc.

2

Scrieți un subiect clar. Faceți-l semnificativ și concis. Reprezentantul serviciului pentru clienți care solicită căsuța de e-mail trebuie să sesizeze mai întâi mesajul dvs. de poștă electronică pentru a obține un răspuns mai rapid. Faceți subiectul un scurt rezumat al e-mailului care solicită deschiderea.

3

Începeți cu un salut. Odată ce ați scris un subiect bun, următorul pas este să salutați reprezentantul serviciului pentru clienți. Nu doar să sari în problema ta. Nu ați fi dor de salut la o întâlnire sau o întâlnire față în față, nu? Puteți scrie doar "Stimate client Service Team".

4

Respectați regulile obișnuite de scriere. Afișați respectul față de angajat folosind un font standard. Nu scrieți totul cu majuscule și nu utilizați fonturi de script. Doar scrie cu punctuație normală, ortografie și litere mari și minuscule normale. Prin urmare, e-mailul dvs. este luat în serios.

5

Păstrați un ton politicos chiar dacă depuneți o plângere sau vă exprimați frustrarea. Sunteți mai apreciați ca un client și probabil veți fi tratați mai politicos în schimb.

6

Identificați-vă. Imaginați-vă după salutul angajatului. Denumiți-vă numele și spuneți ce tip de client sunteți, dacă cumpărătorul pentru prima dată sau clientul obișnuit. În ambele cazuri, angajatul va dori să vă păstreze ca client. Dacă este important, denumiți locația geografică (de exemplu, un produs sau un serviciu în afara).

7

Fii exact. În schimb, evitați termenii generici precum "produsul meu" și descrieți în detaliu ce produs sau serviciu este și de ce scrieți despre el. Descrieți toate evenimentele relevante, astfel încât angajatul să știe exact ce este problema. Dacă menționați deja aceste informații în primul e-mail, împiedicați o corespondență lungă prin e-mail.

8

Puneți întrebări clare. Vino în e-mail-ul tău direct. Nu vorbi despre bush. Odată ce ați salutat angajatul și vă prezentați, începeți un nou paragraf în care spuneți angajatului exact și cu cuvinte clare ce sa întâmplat.

9

Scrieți în paragrafe scurte. Faceți paragrafe de la una, două sau trei propoziții cel mult. Acest lucru este mai ușor de citit. Angajatul poate să scaneze rapid e-mail-ul și să-și evalueze prioritatea și dacă e-mailul dvs. constă dintr-un întreg bloc text, probabil că îl va împinge în listă pentru că nu are timp Află ce vrei să spui.

10

Completați cu o simplă semnătură. Finalizați e-mailul cu o propoziție finală pentru a rezuma solicitarea sau complimentul dvs. și postați un rămas-bun. "Cu stimă", este minunat, dar puteți, de asemenea, să inserați un salut și să vă atașați pur și simplu semnătura dvs. de e-mail. De asemenea, puteți specifica urgența adăugând "Aștept cu nerăbdare să răspund la răspunsul dvs." sau adăugați ceva de genul ăsta.

11

Lăsați atașamentele. Dacă este posibil, nu atașați niciun document la un e-mail prima oară. Multe site-uri web au filtre de spam care filtrează e-mailuri cu atașamente, astfel încât e-mailul dvs. poate ajunge în coș înainte de a fi citit.

12

Citiți e-mailul înainte de al trimite din nou. După finalizare, nu faceți clic pe butonul Trimiteți, ci citiți din nou e-mailul și asigurați-vă că nu conține ortografie sau greșeli. Chiar dacă ați scris e-mailul cu telefonul smartphone, textul atașat automat "trimis de iPhone" nu va scuza erorile gramaticale și de punctuație care vă fac să pari mai puțin profesioniști.

13

Rămâi bine. Dacă după câteva zile nu ați primit un răspuns la e-mailul dvs., e-mailul a aterizat fie în filtrul de spam, fie a fost împins până la capăt. Trimiteți un e-mail în care vă referiți la e-mailul anterior și întrebați dacă primul a sosit.

2

Arătați educația și cunoștințele voastre. Nu fi oficial, dar educația voastră strălucește cu un vocabular bun. De asemenea, menționați că ați citit site-ul și termenii și încă nu găsiți nicio soluție la problema dvs.

3

Evitați glumă. Comentariile și glumele inteligente au rațiunea lor de a fi - și acest lucru nu este într-un e-mail pe care doriți să-l luați în serios, cel puțin nu la prima încercare. O astfel de limbă poate fi considerată inadecvată, ceva ce trebuie evitat atunci când se ocupă de companii.

4

Exprima-te fără agresiune. Chiar dacă sunteți supărat cu privire la un produs sau serviciu nou, nu veți obține rezultatele dorite dacă le ignorați într-un e-mail. Comunicați-vă problema cu respect și politicos și veți obține mult mai mult decât un e-mail mediu sau agresiv.

5

În cele din urmă, menționați loialitatea și recunoștința. Acest lucru face mai ușor pentru angajat să vă aprecieze e-mail-ul și să răspundă mai repede.