1
Abilități organizaționale de primă clasă. Recepționerii sunt capul figurii companiei. Clienții vor vorbi mai întâi cu ei. Alți angajați vor primi de asemenea informații de la ei și vor căuta ajutor în planificarea evenimentelor. În afară de serviciul telefonic și de expedierea vizitatorilor, aceștia se ocupă deseori de clienți, organizează evenimente, întâlniri etc. Receptionerii trebuie să fie foarte bine organizați pentru a face față mai multor sarcini în același timp. O persoană nu va avea succes ca un recepționer dacă nu poate să se ocupe și să opereze în mod corespunzător mai multe lucruri în același timp.
- Pentru a rămâne bine organizat, merită timpul necesar pentru a vă dezvolta un sistem adecvat de depozitare pentru dvs. Este important să știți ce documente și informații ar putea avea nevoie de șeful, colegii și clienții dvs. Păstrați aceste informații în foldere separate, fie pe desktopul computerului sau pe hârtie. Organizați-vă sistemul de depozitare așa cum funcționează cel mai bine pentru dvs. Dacă sunt necesare note lipicioase pe bază de neon, este și în regulă.
- A fi bine organizat înseamnă, de asemenea, că aveți auto-motivație. Puteți lucra independent și puteți păstra prezentarea. Dacă sunteți bine organizat, veți fi conștienți de sarcinile și prioritățile zilnice.
- Au numere de telefon la îndemână. Veți avea numerele de telefon ale colaboratorilor, angajatorului, contractorilor și vânzătorilor, precum și numerele de urgență și așa mai departe. Veți avea nevoie de ele toate la un moment dat sau altul. Opriți numerele de telefon organizate pe un Rolodex sau pe un program de calculator corespunzător.
2
Cunoștințe tehnice necesare. Sistemul telefonic este numărul unu pentru recepționeri - și ar trebui să cunoască întreaga structură și toate butoanele, precum și configurația și extensiile. Cunoștințele în domeniul computerului sunt, de asemenea, o necesitate - majoritatea recepționerilor trebuie să știe cum să folosească eficient e-mailurile și să aibă abilități bune de procesare a textului. De asemenea, este util să știți cum să creați foi de calcul în Excel și să utilizați programe specifice industriei.
- Dacă copiatorul, scanerul sau imprimanta se află lângă biroul dvs., probabil că veți fi persoana de contact pentru utilizare (și personalul care întâmpină probleme cu acesta). Odată ce știți ce mașină să utilizați în biroul dvs., faceți-o Familiarizați-vă cu caracteristici cheie și soluții la problemele obișnuite.
3
Fii sigur. Trebuie să puteți conta pe recepționeri în orice moment - aruncă o lumină proastă asupra companiei dacă nimeni nu ridică telefonul sau dacă există o coadă. Faceți-o o prioritate pentru a fi fiabilă - dacă șeful tău știe că ești fiabil și mereu acolo pentru a te ajuta, ai devenit indispensabilă.
4
Fii un bun ascultător. Este deosebit de important ca recepționerul să fie un bun ascultător - fie la telefon, fie să răspundă la întrebările unui client, fie să primească informații. Ascultarea bună vă va face mai eficientă - veți putea să rezolvați problemele mai repede, dacă înțelegeți întrebările pentru prima dată și veți conecta clienții cu persoana pe care o doriți rapid.
5
Luați note despre tot. Dacă șeful dvs. vă cere ceva, faceți note detaliate despre el. Când un client solicită, scrieți detaliile (numele, detaliile de contact, ceea ce este, etc.) Notele sunt bune pentru a fi organizate și pentru a vă aminti de toate lucrurile mici care apar în timpul zilei. Utilizați un notepad pentru notele dvs. și lăsați-l la îndemână în orice moment și luați-l cu dvs. Veți fi surprins de notele utile, mai ales dacă încercați să vă amintiți ce a fost un apel special în jur de cinci ore.
- Notați în detaliu știrile și revizuiți ceea ce ați scris. Mai important, dacă acceptați un mesaj, puteți să îl repetați și să verificați din nou informațiile de contact. Acest lucru vă va permite să vă asigurați că totul este corect înainte de a închide.
6
telefonul Beantwort politicos cu un standard de salut cum ar fi „(numele companiei) - Bună ziua, numele meu este ___, cum pot să direcționeze apelul dumneavoastră mai mult?"Asigurați-vă că telefonul răspunde după primul sau al doilea apel, nu este bine dacă oamenii așteaptă în coada de așteptare mai mult de un minut. (Este mai mult decât ați putea crede.)
- Ascultați cu atenție dacă apelantul spune numele persoanei căreia doriți să o transmiteți. Repetați-l dacă este necesar. Telefoanele mobile sunt adesea distorsionate. Notați numele apelantului și persoana căreia îi este transmis apelul dacă pronunția este dificilă.
- Faceți apelul politicos cu cuvinte precum "Un moment vă rog, domnule Schmidt". Dacă vă aflați la telefon, spuneți: "Îmi pare rău, d-le Schmidt, domnul Meier se află la telefon chiar acum. Vrei să aștepți sau vrei să-i lași un mesaj vocal?" Vă mulțumesc politicos și continuați apelul în consecință.
7
Bineveniți furnizori cu același profesionalism și fidelitate ca toți ceilalți vizitatori. Trebuie să semnați pentru livrări. Asigurați-vă că semnătura dvs. este lizibilă. Furnizorii pot avea nevoie de instrucțiuni cu privire la locul de părăsire a pachetelor. Asigurați-vă că contactați persoana potrivită pentru astfel de probleme.
8
Bucurați-vă de clienții care vă vizitează personal cu eficiență și curtoazie. După ce vizitatorii s-au prezentat și știți cine caută, contactați această persoană și spuneți-i cine este acolo. De exemplu, ați putea spune: "Domnul Meier, domnul Schmidt de la XYZ este aici pentru numirea lui la ora 2". Întotdeauna trebuie să cereți numele și prenumele, precum și numele companiei. Poate fi util să întrebați vizitatorul dacă are o întâlnire cu domnul Meier. Domnul Meier vă va oferi instrucțiuni cu privire la locul în care vizitatorul trebuie să aștepte și cât timp. Puteți spune apoi vizitatorului: "Domnul Meier va veni imediat" sau "domnul Meier este în curs de finalizare a unei întâlniri și va fi disponibil în 5 minute. Vă rugăm să vă așezați, vă mulțumesc".
Vizitați un târg de carieră
Scrieți un e-mail serviciului clienți
Deveniți un reprezentant al serviciului de relații cu clienții
Deblocați un telefon Android Straight Talk
Anulați o comandă
Stabiliți o loialitate apropiată a clienților
Dezvoltați o idee de afaceri
Bine ați venit vizitatorii bisericii
Scrieți un plan de afaceri pentru o afacere mică
Pentru a fi un telemarketer bun
Începeți o afacere pe internet
Contactați Microsoft
Deveniți un organizator profesionist
Fii recepționată la hotel
Competențe de lider în curriculum vitae