DifiTsi.com

Proiectați un plan de gestionare a riscurilor

"Negarea este o tactică comună care înlocuiește ignoranța deliberată cu o planificare atentă".

Charles Tremper

Dezvoltarea unui plan eficient de gestionare a riscurilor este o parte importantă a oricărui proiect, dar, din nefericire, este adesea văzut ca ceva care ar putea fi tratat mai târziu. Dar există deseori probleme și fără un plan bine dezvoltat, chiar și problemele mici pot deveni situații de urgență. Există mai multe tipuri de gestionare a riscurilor și diverse aplicații care includ calcularea bonității, determinarea termenului de garanție a unui produs și calcularea primelor de asigurare. În acest document, vom examina gestionarea riscurilor din punctul de vedere al planificării evenimentelor adverse.

metodă

Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscului Pasul 1
1
Înțelegeți cum funcționează gestionarea riscurilor. Riscul este efectul (pozitiv sau negativ) al unui eveniment sau al unei serii de evenimente care au loc în una sau mai multe locații. Se calculează pe baza probabilității apariției evenimentului și a impactului pe care îl va avea (vezi Risc = Probabilitate x Impact). Ar trebui identificați mai mulți factori pentru a analiza riscurile, inclusiv:
  • Eveniment: Ce s-ar putea întâmpla?
    Imaginea intitulată Dezvoltați un plan de gestionare a riscului Pasul 1Bullet1
  • Probabilitate: cât de probabil este să se întâmple?
    Imaginea intitulată Dezvoltați un plan de gestionare a riscurilor Pasul 1Bullet2
  • Impact: Cât de rău va fi dacă se va întâmpla?
  • Eliminarea: Cum puteți reduce șansa (și cât de mult)?
  • Contingență: Cum pot fi reduse efectele (și cât de mult)?
  • Reducere = reducerea daunelor x contingență
  • Nivelul riscului = reducerea riscului

    • După identificarea ingredientelor de mai sus, așa-numitul nivel de risc va fi rezultatul determinat. Acesta este nivelul de risc pe care pur și simplu nu-l puteți evita. Nivelul de risc poate fi, de asemenea, descris ca o amenințare, răspundere sau severitate, dar care înseamnă destul de mult același lucru. Acesta este folosit pentru a determina dacă activitatea programată ar trebui să aibă loc.
    • Aceasta este adesea o formulă simplă de cost vs. Beneficiu. Puteți utiliza aceste elemente pentru a determina dacă riscul de a face schimbarea este mai mare sau mai mic decât riscul de a nu implementa modificarea.
  • Riscul asumat. Dacă decideți să faceți schimbările (uneori nu aveți altă opțiune, cum ar fi modificările impuse de guvern), nivelul riscului devine riscul asumat. În anumite circumstanțe, riscul asumat este prezentat ca valoare monetară. Aceasta este apoi utilizată pentru a calcula rentabilitatea produsului final.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 2
    2
    Descrieți-vă proiectul. În acest articol, presupunem că sunteți responsabil de crearea unui sistem informatic care oferă informații importante, dar nu vitale, unei mari părți a populației. Computerul principal pe care este amplasat acest sistem este vechi și trebuie înlocuit. Este de datoria dvs. să dezvoltați un plan de gestionare a riscurilor pentru migrarea datelor. Acesta va fi un model simplificat în care riscurile și impacturile sunt enumerate ca valori ridicate, medii sau scăzute (care sunt utilizate cel mai frecvent în managementul proiectelor).
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscului Pasul 3
    3
    Obțineți postări de la alții. Brainstorm privind riscurile. Adunați mai multe persoane care sunt familiarizate cu proiectul și solicitați contribuții cu privire la posibile probleme, cum să le preveniți și ce trebuie să faceți dacă apar. Fă-te multe Note! Veți folosi postările de la această întâlnire foarte importantă în mai multe etape. Încercați să fiți deschisi la idei. Este bine să vă lărgi câmpul de vizibilitate, dar să păstrați conducerea conversației. Trebuie să rămână concentrat și cu intenție.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 4
    4
    Identificați consecințele fiecărui risc. La întâlnirea de brainstorming, ați adunat informații despre ce s-ar întâmpla dacă riscurile ar lua forma concretă. Asociați orice risc identificat în timpul acestei conversații cu consecințele potențiale. Fii cât mai precis posibil. Afișarea unei "întârzieri a proiectului" ca rezultat nu este suficient de detaliată. Ar fi de dorit să se precizeze că "proiectul va fi amânat cu 13 zile". Când vine vorba de valoare monetară, oferindu-i și detalii aici - spunând că "peste buget" este prea general.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 5
    5
    Eliminați problemele irelevante. Dacă mergi, de exemplu, cu sistemul informatic al unui dealer auto în altă parte, amenințări, cum ar fi războiul nuclear, o pandemie de ciumă sau de asteroizi ucigase sunt lucruri, desigur, că se vor opri proiectul. Nu puteți face nimic sau intenționați să faceți pentru a diminua impactul. Țineți minte, dar nu face parte din planul dvs. de gestionare a riscurilor.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 6
    6
    Lista tuturor elementelor de risc identificate. Nu trebuie să le sortați în acest moment. Doar listați-le unul câte unul.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 7
    7
    Alocați probabilitatea. Pentru fiecare element de risc din lista dvs., determinați probabilitatea ca acesta să apară, fie ca fiind ridicat, mediu sau scăzut. Dacă trebuie să utilizați absolut cifre, utilizați o scară de la 0,00 la 1,00. 0,01 până la 0,33 = scăzut, 0,34 până la 0,66 = mediu, 0,67 până la 1,00 = ridicat.
    • Notă: Dacă probabilitatea pentru un element este 0 (zero), acesta nu va fi considerat și, prin urmare, eliminat. Nu există nici un motiv să luăm în considerare lucruri care nu se pot întâmpla (supărat T-Rex mănâncă computerul).



  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 8
    8


    Efecte directe prea. În general, efectele sunt considerate ridicate, medii sau scăzute pe baza unor orientări prestabilite. Dacă trebuie să utilizați absolut numere, evaluați efectele pe o scară de la 0,00 la 1,00 după cum urmează: 0,01 până la 0,33 = scăzut, 0,34-066 = mediu, 0,67 - 1,00 = ridicat .
    • Notă: Dacă impactul unui eveniment este NULL, nu ar trebui să îl listați. Nu există niciun motiv să ia în considerare lucruri care nu sunt relevante, indiferent de probabilitate (câinele meu a mâncat cina).

  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscului Pasul 9
    9
    Determinați riscul pentru element. Adesea se utilizează o masă în acest scop. Dacă ați folosit valori de probabilitate și de impact scăzute, medii și mari, tabelul de mai sus este cel mai util. Dacă ați utilizat valori numerice, va trebui să luați în considerare un sistem de rating mai complicat similar celui de-al doilea tabel. Este important de menționat că nu există o formulă universală pentru combinarea probabilității și impactului - aceasta depinde de proiect și de persoana responsabilă. Acesta este doar un exemplu (deși realist):
    • Fii flexibil în analiză. Uneori poate fi necesar să comutați între termenii G-M-H și denumirile numerice. Puteți utiliza un tabel ca mai jos.

  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscului Pasul 10
    10
    Nivelul riscurilor: Listează toate elementele de la cel mai înalt risc la cel mai mic risc.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 11
    11
    Calculați riscul total: Aici numerele vă vor ajuta. În Tabelul 6, ați clasificat 7 riscuri ca H, H, M, M, M, G și G. Acest lucru poate fi tradus din Tabelul 5 ca 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 și 0,2. În medie, riscul total este de 0,5 și acest lucru duce la o creștere medie.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 12
    12
    Elaborarea strategiilor de atenuare. Eliminarea este menită să reducă probabilitatea producerii unui risc real. În mod normal, veți face acest lucru numai pentru articolele cu risc ridicat și mediu. Vreți să luați în considerare elemente cu risc scăzut, dar cu siguranță trebuie să abordați mai întâi celelalte riscuri. Dacă unul dintre riscuri ar putea fi o întârziere în livrarea ingredientelor critice, ați putea, de exemplu, De exemplu, reduceți riscul prin plasarea comenzii la începutul proiectului.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor Pasul 13
    13
    Faceți planuri pentru urgență. Se preconizează că situația de urgență reduce impactul atunci când un risc devine realitate. Din nou, de obicei, veți elabora numai măsuri pentru articolele cu risc ridicat și mediu. De exemplu, dacă piesele critice necesare nu ajung la timp, este posibil să fie necesar să utilizați componente vechi, existente în timp ce așteptați cele noi.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 14
    14
    Analizați eficacitatea strategiilor. Cu cât ați redus probabilitatea și impactul potențial? Evaluați-vă strategia de urgență și de atenuare și alocați revizuiri la riscuri.
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de gestionare a riscului Pasul 15
    15
    Calculați riscul dvs. efectiv. Acum, cele 7 riscuri sunt M, M, M, G, G, G și G, care este numeric 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 și 0,2. Acest lucru dă un risc mediu de 0,329. Privind la tabelul 5, vedem că riscul global este acum clasificat ca fiind scăzut. Riscul a fost inițial mediu (0,5). După ce strategiile de management au fost adăugate, riscul dvs. este scăzut (0,329). Acest lucru înseamnă că ați redus riscul de reducere a daunelor și de urgență cu 34,2%. Nu-i rău!
  • Imaginea intitulată Elaborarea unui plan de management al riscului Pasul 16
    16
    Monitorizați-vă riscurile. Acum știi riscurile și trebuie să determini cum vei ști când vor intra, așa că vei ști când și dacă trebuie să stabilești măsuri de atenuare. Aceasta se face prin identificarea notificărilor de risc pentru fiecare dintre elementele de risc ridicat și mediu. Odată cu progresul proiectului, veți vedea dacă un element de risc a devenit o problemă. Dacă nu cunoașteți aceste sugestii, este foarte posibil ca un risc să se materializeze neobservat și să afecteze proiectul, chiar dacă ați planificat măsuri de reducere a impactului.

    • Sfaturi

    • În situațiile în care managerul de proiect ar putea fi supraîncărcat cu funcția de gestionare a riscurilor, analiza ar putea fi limitată la partea critică a proiectului. În acest caz, este recomandabil să programați mai multe acțiuni critice și, eventual, întârzieri suplimentare pentru a identifica proactiv sarcinile care ar putea deveni critice. Acest lucru este util în special atunci când un singur PM controlează mai multe proiecte. Gestionarea riscului trebuie tratată ca parte a proiectului, dar nu trebuie să umbrească planificarea și controlul ulterior al funcțiilor (a se vedea avertismentele).
    • Reducere = risc - grad de risc. În acest exemplu și presupunând o estimare de 1.000.000 € pentru proiect, riscul dvs. este de 0.5 x 1.000.000 € (500.000 €), iar nivelul dvs. de risc este de 329 x 1.000.000 € (329.000 €), ceea ce înseamnă valoarea reducerii dvs. este de 171.000 €. Utilizați acest lucru ca bază pentru cât de mult puteți cheltui în mod rezonabil pentru gestionarea riscurilor - ar trebui să facă parte din estimarea revizuită a proiectului (cum ar fi asigurarea).
    • Întotdeauna stai pe minge. Ce ai uitat? Ce s-ar putea întâmpla că nu ați luat încă în considerare? Acest lucru este dificil și unul dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le faceți. Faceți o listă și continuați să o verificați.
    • Fiți pregătiți pentru schimbări. Managementul riscului este un proces fluid, pe măsură ce riscurile se schimbă constant. Astăzi este posibil să evaluați un anumit risc cu mare probabilitate și cu un impact mare. Mâine, probabilitatea sau impactul s-ar putea schimba. În plus, unele riscuri ar putea fi subminate în timp ce altele intră în joc.
    • Un plan de reducere a impactului trebuie să includă un semnal de avertizare timpurie. Dacă există un rezultat al testului care indică faptul că trebuie să ajustați planul de urgență, accelerați acest rezultat al testului. Dacă nu există semnal bun de avertizare, încercați să creați unul.
    • Utilizați o foaie de calcul pentru a urmări planul de risc. Schimbările de riscuri, riscurile vechi pot dispărea și noile riscuri pot fi în centrul atenției.
    • Puteți utiliza cantitatea de risc pentru a determina dacă într-adevăr doriți să faceți proiectul. Dacă costul total al proiectului este estimat la 1.000.000 € și nivelul dvs. de risc este .329, se consideră în general că aveți un potențial de 329.000 € peste valoarea estimată. Puteți să plătiți bani în plus ... doar pentru caz? În caz contrar, ar trebui să luați în considerare domeniul de aplicare al proiectului.
    • Dacă sunteți un manager de proiect neexperimentat sau proiectul este mic, luați în considerare sări peste pași pentru a economisi timp. Acestea ar trebui să fie fie inaplicabile, fie să aibă un impact redus asupra proiectului - să eludeze ratingul oficial de probabilitate și evaluarea impactului, să vă facă calculele în minte și să se concentreze imediat asupra nivelului de gravitate. De exemplu, dacă trebuie să faceți întreținere pe un circuit și acea activitate închide un server trebuie, Este mai riscant să mutați serverul într-un nou circuit înainte de a efectua lucrările de întreținere sau să așteptați finalizarea întreținerii pentru a readuce aparatul la loc? În ambele cazuri, serverul se închide - dar puteți vedea care activitate reprezintă cel mai puțin risc pentru proiect.

    avertismente

    • Nu presupuneți că ați identificat toate riscurile. Riscurile sunt în mod inerent imprevizibile.
    • Politisiere evaluarea ta nu. Acest lucru se întâmplă adesea. Oamenii nu vor să creadă că lucrurile pe care le controlează pot merge prost și te vor confrunta cu privire la nivelurile de risc. "Oh, asta nu s-ar putea întâmpla" ar putea fi adevărat, dar ar putea fi și faptul că cineva își pune propriul său ego în prim-plan.
    • Luați în considerare ce s-ar întâmpla dacă două sau trei lucruri au greșit în același timp. Probabilitatea va fi foarte scăzută, dar ar putea avea un impact extrem. Aproape toate dezastrele majore s-au bazat pe mai multe greșeli.
    • Nu ignora complet articolele cu risc scăzut, dar nu pierdeți prea mult timp cu ele. Utilizați un nivel ridicat, mediu și scăzut pentru a determina efortul necesar pentru monitorizarea fiecărui risc.
    • Nu faceți prea complicat pentru proiect. Gestionarea riscurilor este o parte importantă a proiectului, dar nu ar trebui să umbrească lucrul real care trebuie făcut. Dacă nu sunteți atent, puteți să vă urmăriți riscurile irelevante și să vă supraîncărcați planul cu informații inutile.

    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit