DifiTsi.com

Scrieți un plan de urgență

Organizațiile creează planuri de urgență, uneori numite Planul B, pentru a se pregăti pentru ceva rău care ar putea limita capacitatea organizației de a funcționa. Crearea unui plan eficient de urgență este foarte important pentru orice organizație. Multe lucruri pot pune în pericol o afacere, de la accidente tehnice (cum ar fi defalcarea datelor) la dezastre naturale (cum ar fi inundațiile). Pregătirea unui plan de urgență pregătește o organizație pentru astfel de posibilități.

metodă

Partea 1
Evaluați riscul

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 1
1
Pregătiți-vă să scrieți planul de urgență. Cel mai important obiectiv ar trebui să fie menținerea operațiunilor organizației în cazul apariției unei situații de urgență.
  • Este recomandabil să existe o politică oficială care să menționeze în mod clar necesitatea unor planuri de urgență.
  • Planul ar trebui să fie simplu în ansamblu. Limba și instrucțiunile ar trebui să fie ușor de înțeles pentru publicul viitor. Nu știi niciodată cine trebuie să o facă.
  • Determinați declanșatorul specific care va duce la executarea planului de urgență. Determinați modul de confirmare a finalizării cu succes, astfel încât funcționarea normală să poată fi reluată. Identificați toate activitățile care sunt esențiale pentru continuarea activității.
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 2
    2
    Asigurați-vă că planul răspunde la cele trei întrebări principale ale planurilor de urgență. Îngrijirea vă va ajuta să vă asigurați că nu uitați nimic.
  • Ce s-ar putea întâmpla?
  • Care va fi reacția?
  • Ce putem face în avans pentru a ne pregăti?
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 3
    3
    Ia în spatele riscurile care sunt cel mai probabil să apară în această organizație. Determinarea riscurilor potențiale este una dintre cele mai importante componente ale unui plan de urgență. Acesta nu este un proces universal. Trebuie să identificați riscurile care afectează în mod special afacerea dvs. Există multe riscuri pe care o companie le poate face față.
  • Dezastrele naturale, cum ar fi inundațiile, pagubele produse de furtună și secetele, pot necesita un plan de urgență. Alte riscuri potențiale includ crize, accidente industriale, probleme de personal (cum ar fi moartea unui lider sau grevă), pierderea datelor, gestionarea defectuoasă și problemele legate de produs (cum ar fi retragerea).
  • Ar trebui să vă concentrați asupra domeniilor de management, comunicare, finanțe, coordonare și departamentele logistice și tehnice.
  • Accidentele tehnice pot afecta părțile organizației dvs. care se ocupă de infrastructura de comunicații. Ar trebui să luați în considerare posibilele date sau pierderi ale clienților.
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 4
    4
    Stabiliți priorități. Listează riscurile bazate pe probabilitate de aspectul lor. Nu toate riscurile sunt aceleași și cele mai multe planuri de urgență nu pot aborda pe deplin toate riscurile posibile. Trebuie să identificați care dintre acestea sunt cele mai probabile și care ar afecta cel mai mult afacerea.
  • Concentrați-vă pe cele mai periculoase evenimente. Ar trebui să listați fiecare eveniment care ar putea afecta operațiunea și apoi să o poziționați între 1 și 10. Care ar fi efectul fiecărui eveniment? Un incendiu mic pe o singură mașină se va opri după arderea întregului sistem, de exemplu.
  • Apoi, veți elabora o comandă bazată pe câte ori ar putea apărea un risc. De exemplu, ați putea să-i dați un 10 dacă s-ar putea întâmpla o dată pe lună și o 1 dacă s-ar putea întâmpla doar o dată la 100 de ani. Apoi multiplicați cele două valori pentru probabilitate și efecte și obțineți valoarea totală.
  • Lucrați mai întâi la cele mai mari scoruri. Găsiți o modalitate de ao dezactiva. Cu toate acestea, puteți să aruncați o privire la evenimentele cu valoare redusă și să dezvoltați un proces general. Zonele esențiale pentru supraviețuirea organizației sunt, de obicei, plasate în partea de sus, cum ar fi menținerea fluxului de numerar, a cotei de piață și a personalului.

    • Partea 2
    Determinați scenariile

    Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 5
    1
    Elaborați scenarii pentru cele mai mari riscuri. Trebuie să produceți scenarii realiste pentru fiecare risc pentru a dezvolta un plan eficient de urgență. Explicați în mod specific ce s-ar întâmpla dacă ar apărea fiecare dintre riscurile cu prioritate ridicată.
    • Puteți începe să determinați efectele după ce ați elaborat cu atenție scenariile. Care ar fi efectele fiecărui scenariu în exact?
    • Puteți crea diferite nivele ale fiecărui scenariu, cum ar fi cel mai bun caz, cel mai probabil caz și cel mai rău caz.
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 6
    2
    Faceți o cronică a modului în care scenariile se pot desfășura. Determinați cine va fi responsabil pentru ce anume. Nu uitați să actualizați listele de contacte și să decideți cine va fi responsabil pentru notificări.
  • Proiectați un interval de timp. Ce se va întâmpla în prima zi sau în prima săptămână? Lucrați foarte concret.
  • S-ar putea să aveți termene pentru scenarii care se ocupă de daune materiale, organizaționale și instituționale. Deteriorarea materialelor, de exemplu, ar putea include infrastructura. Scenarii de daune organizaționale ar putea să se adreseze dacă există sisteme de avertizare timpurie sau echipe calificate de intervenție în caz de urgență. Scenariile privind daunele instituționale ar putea fi preocupate de disponibilitatea resurselor financiare sau de partenerii externi. Diferiți oameni ar putea fi responsabili pentru diferite aspecte.


  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 7
    3
    Decideți ce va fi esențial pentru a vă relua afacerea. Explorați aceste perspective până la ultimul detaliu. Afișați atât capacitățile, cât și vulnerabilitățile. Ce capacitate are organizația să contracareze sau să atenueze riscurile?
  • De exemplu, să presupunem că potențialul pericol este o inundație. Un risc potențial ar putea fi ca râurile să depășească și să deterioreze locuințele din zonă. Vulnerabilitatea ar putea fi o infrastructură slabă. Capacitatea ar putea fi disponibilitatea unui personal calificat.
  • Desfășurați o evaluare sinceră a resurselor. Ce procese va trebui să schimbați sau să limitați din cauza resurselor limitate? Faceți o analiză de impact a companiei. Vreți să determinați ce domenii sunt necesare pentru ca firma să-și continue misiunea și să continue să funcționeze.
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 8
    4
    Găsiți modalități de reducere a riscurilor. De obicei, nu este suficient să dezvolți un "Plan B" și apoi să te așezi înapoi și să speri că va veni la îndeplinire. Evaluați modul în care puteți lua măsuri imediate pentru a reduce riscurile. Elaborarea strategiilor de prevenire.
  • Luați în considerare disponibilitatea partenerilor. Ce resurse locale ar fi disponibile în cazul producerii dezastrului? Vecinii ar fi gata să ajute?
  • Cele mai bune planuri de urgență ajută compania să determine zonele exacte care pot fi îmbunătățite, reducând astfel probabilitatea ca planul să fie aplicat.
  • De exemplu, s-ar putea să găsiți că aveți nevoie de asigurare sau să stabiliți exerciții de urgență. Poate vă dați seama că personalul în esență afectat are nevoie de o formare suplimentară. Când vine vorba de amenințarea cu datele, puteți configura un sistem de backup. Efectuați un plan pentru fiecare scenariu.

    • Partea 3
    Gestionați planul de urgență

    Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 9
    1
    Comunicați cu toți angajații despre planul de urgență. Trebuie să informați toți oamenii cheie din organizație înainte ca planul să fie necesar vreodată.
    • Spuneți angajaților ce rol și responsabilități au, deci nu există confuzie atunci când planul trebuie executat în caz de urgență. Acest lucru reduce probabilitatea panicii.
    • Oferiți formarea adecvată persoanelor pe care le vor avea nevoie pentru a-și îndeplini responsabilitățile așa cum sunt descrise în plan. Nu mai face exerciții atunci când sunt necesare. Reglați după vizionarea antrenamentului.
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 10
    2
    Testați-vă planul de urgență. Puteți face testele controlabile și rentabile prin testarea în patru faze. Dacă o zonă se dovedește a fi deficitară sau în conflict cu planul de urgență al unui alt departament, puteți să modificați planul și să îl retestați.
  • Desfășurați o evaluare de către directori. Executivii aleg un loc și un timp pentru a examina toate planurile de urgență și pentru a identifica pe cei care și-au făcut treaba cu grijă.
  • Desfășurați o evaluare între departamente. Acest lucru se realizează prin examinarea fiecărui departament a planurilor unui alt departament. Aceasta este faza în care resursele sunt atribuite și conflictele sunt determinate.
  • Uită-te atent la eșecul sistemelor critice. Această fază de testare poate fi efectuată în cadrul departamentelor. Testul include simularea defecțiunilor sistemului sau absența furnizorilor. Puteți juca prin scenarii fără a opri efectiv echipamente sau procese importante.
  • Testul real. În cele din urmă, ați putea testa planul de urgență în întregime. Aceasta poate include închideri pe termen scurt în zone critice în timp real.
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 11
    3
    Păstrați planul într-un loc ușor accesibil. Când dezastrul dă greș, nu doriți ca planul să fie ars cu foc sau să fie îndepărtat de maree. De asemenea, nu doriți ca o încălcare a datelor să facă dificilă apelarea planului atunci când este necesar cel mai mult.
  • Găsiți un loc pentru plan (sau o copie a acestuia) în diferite locuri. Totuși, ar trebui să îl păstrați într-un loc unde puteți merge rapid dacă este necesar.
  • Păstrați întotdeauna o copie a planului într-un loc diferit de original. Asigurați-vă că mai mult de o singură persoană știe cum să o acceseze și are autoritatea de ao face.
  • Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 12
    4
    Întoarce-te la plan la intervale regulate. Uneori lucrurile se schimbă. Ipotezele tale ar putea fi depășite. Riscurile ar putea fi mai mari decât au fost înainte.
  • Implicați mai multe persoane în plan și actualizările acestuia. Ați putea, de exemplu, să aveți un angajat nou care să îl privească, care are o viziune imparțială asupra acestuia sau puteți să îl verificați.
  • Confirmați toate ipotezele, comparându-le cu datele curente sau controlați-le cu un outsider. Poate sistemul de calcul de rezervă păstrează mai puține date decât credeai.

    • Sfaturi

    • Nu acordați planului dvs. de urgență o prioritate atât de scăzută încât niciodată nu o veți face!
    • Ai putea avea nevoie de mai mult de un plan de urgență.
    • Începeți prin apelarea unei comisii pentru a elabora planul de urgență și a numi o persoană care să prezideze comitetul respectiv. Șeful comitetului planului de urgență oferă abilitățile, instrumentele și baza de cunoștințe, astfel încât fiecare departament să își poată scrie propriul plan.
    • Mergeți din nou în plan. O a doua recenzie este utilă pentru a găsi lucruri care au fost trecute cu vederea de prima dată.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit