DifiTsi.com

Creați un plan de urgență pentru întreprinderi

Un plan de continuitate a afacerii (BCP sau planul de urgență pentru întreprinderi) este cea mai ieftină asigurare pe care o afacere o poate avea (în special întreprinderile mici, deoarece costă aproape nimic să construiască unul). El subliniază modul în care angajații pot rămâne conectați la birou în caz de dezastru sau de urgență, cum ar fi incendii, și își continuă activitatea. Din păcate, multe companii nu au timp să dezvolte un astfel de plan.

Aici puteți vedea atât de „mici“ companiile creează un PTF și, astfel, crește șansele de a menține funcționarea lor în timpul sau după accidente semnificative abordarea propusă și considerații în formă prescurtată. Dezvoltarea unui BCP pentru companiile mai mari nu face parte din acest document.

Planurile de continuitate a afacerii sunt denumite uneori planuri de redresare în caz de catastrofe (DRP), iar cele două au multe în comun. Cu toate acestea, un DRP ar trebui să se concentreze asupra a ceea ce trebuie făcut după un dezastru, în timp ce un BCP va arăta cum să continue afacerea până când se va realiza recuperarea. Ambele sunt foarte importante și sunt adesea combinate din motive de simplitate.

metodă

Imaginea intitulată Începeți o afacere cu Drop Shipping Step 6
1
Documentați personalul cheie cheie și copii de rezervă. Acestea sunt persoanele care ocupă poziții fără de care afacerea dvs. nu poate funcționa deloc - faceți lista cât mai mult timp posibil, dar cât mai scurt posibil.
  • Gândiți-vă la ce funcții de locuri de muncă sunt critice și necesare în fiecare zi. Amintiți-vă cine deține aceste poziții atunci când proprietarul principal al acestui loc de muncă este în vacanță.
  • Faceți o listă a tuturor acestor persoane individuale, cu toate datele de contact, cum ar fi numărul de telefon de afaceri, numărul de telefon acasă, telefon mobil, pager, adresa de e-mail de afaceri, adresa de e-mail personal, precum și orice alte opțiuni de contact posibile într-o situație de urgență atunci când comunicarea normală nu este disponibilă.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 2
    2
    Identificați cine poate lucra de acasă. Unii oameni din afacerea dvs. pot fi perfect capabili să conducă afacerea de acasă. Află cine poate face asta și cine nu poate.
  • Poate ar trebui să vă asigurați că angajații dvs. critici (identificați la pasul 1) pot lucra toți acasă, dacă este necesar.
  • Imaginea intitulată Începeți o afacere de lansare a pasului 2
    3
    Contactați contactele externe. Dacă aveți furnizori critici sau contractori, creați o listă de contacte specială care include o descriere a companiei (sau a persoanei) și orice alte informații absolut esențiale despre ele, inclusiv informațiile de contact ale personalului cheie.
  • Includeți oameni cum ar fi avocați, bancheri, consultanți IT ... oricine poate avea nevoie să vă ajute cu o varietate de probleme de afaceri.
  • Nu uitați utilități, autorități publice (poliție, pompieri, alimentare cu apă, spitale) și oficiul poștal!
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 4
    4
    Documentați mobilierul critic. PC-urile conțin adesea documente critice (aveți copii de siguranță externe, nu?).
  • Unele companii nu pot lucra nici măcar câteva ore fără un aparat de fax. Ești foarte dependent de copiatorul tău? Aveți imprimante speciale de care aveți nevoie?
  • Nu uitați software-ul - acesta este adesea un dispozitiv critic, mai ales dacă este un software special sau nu poate fi înlocuit.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 5
    5
    Identificați documentele critice. Documentele de înregistrare sau alte acte juridice, facturile de utilități, documentele critice privind resursele umane, documentele de închiriere a sediilor de afaceri, documentele fiscale ... Ar trebui să aveți tot ce aveți nevoie pentru a vă începe afacerea.
  • Amintiți-vă, este posibil să aveți de-a face cu pierderea întregii clădiri. Știați dacă plățile de leasing pentru vehiculele companiei dvs. sunt datorate? Cui trebuie să plătiți pentru serviciile dvs. de e-mail?
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 6
    6
    Identificați opțiunile alternative pentru mobilier. Dacă compania dvs. utilizează camioane și este posibil ca camioanele să se deterioreze într-un incendiu, unde ați angaja camioane? Unde ai putea să închiriezi un computer? Puteți accesa o companie de birouri de afaceri pentru a face copii, trimite faxuri, imprimare și alte caracteristici critice?
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 7
    7
    Identificați locația dvs. alternativă. Acesta este locul unde vă continuați afacerea în timp ce biroul dvs. principal nu este disponibil.
  • Acesta ar putea fi un hotel - multe dintre ele au spații comerciale bine echipate pe care le puteți utiliza. Ar putea fi un birou la un furnizor sau partener de afaceri sau la biroul avocatului dvs.
  • Poate că lucrul de la domiciliu este o opțiune viabilă.
  • Dacă ați identificat o locație temporară, faceți un plan în BCP. Oriunde este, asigurați-vă că aveți toate informațiile de contact necesare (inclusiv numele persoanelor).


  • Image title Începeți o afacere în China Pasul 2
    8
    Creați un "Cum să". Acesta ar trebui să fie un ghid pas cu pas cu privire la ce trebuie făcut, cine ar trebui să facă acest lucru și cum.
  • Listează fiecare responsabilitate și notează numele persoanelor responsabile de acestea. Faceți contrariul: enumerați responsabilitatea pentru fiecare persoană. Acest lucru vă va permite să priviți sub "Asigurări" dacă doriți să aflați cine ar trebui să sune compania de asigurări. Și dacă vrei să știi ce face John Doe, poți căuta această informație sub "Joe".
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 9
    9
    Introduceți informațiile împreună! Un BCP este inutil dacă toate informațiile se găsesc în locuri diferite. Un BCP este un document de referință - ar trebui să fie ținut împreună în ceva de genul unui dosar cu 3 inele.
  • Faceți numeroase copii și dați câte unul fiecăruia dintre personalul dvs. cheie.
  • Păstrați copii suplimentare în afara biroului, acasă și / sau într-o dulap.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 10
    10
    Comunicarea. Asigurați-vă că toată lumea din compania dvs. cunoaște BCP.
  • Organizați un curs obligatoriu pentru fiecare angajat, indiferent dacă este critic sau nu. Nu doriți ca personalul dvs. non-critic să conducă printr-o furtună de gheață pentru a ajunge într-o clădire care a fost distrusă de foc și apoi nu știe ce să facă în continuare.
  • Imaginea intitulată Începeți o afacere în China Pasul 8
    11
    Testați planul! Ați scris idei foarte bune, ați adunat toate informațiile, ați enumerat personalul, persoanele de contact și companiile dvs., dar o puteți face?
  • Alegeți o zi și permiteți tuturor să știe ce se va întâmpla (inclusiv clienții, partenerii de afaceri și furnizorii dvs.) - să se comporte în această dimineață, ca și cum clădirea dvs. corporativă a fost distrusă. Luați apelurile - mergeți la site-ul de urgență.
  • Ceea ce veți învăța cu siguranță în timpul testului este că nu ați lovit totul corect. Nu așteptați până când vine o nenorocire pentru a afla ce ar trebui să faceți data viitoare. Efectuați testul.
  • Dacă faceți mari schimbări, faceți-o din nou câteva luni mai târziu. Chiar și după ce ai un plan solid, ar trebui să-l testezi în fiecare an.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 12
    12
    Planificați modificarea planului. Indiferent cât de bun este planul dvs. și indiferent cât de bine funcționează testul, este posibil să existe evenimente în afara planului tău. Hotelul pe care l-ați ales ca loc de evacuare găzduiește un eveniment major. Nu poți merge la bancă pentru că dezastrul se întâmplă într-o sărbătoare bancară. Nu ai energie electrică acasă. Copiatorul de la compania de servicii de afaceri este spart. Consultantul dvs. IT este în concediu.
  • Imaginea intitulată
    13
    Verificați și revizuiți-o. Actualizați orice copie a BCP de fiecare dată când se schimbă ceva.
  • Nu lăsați-l niciodată să fie depășit. Un plan învechit poate fi mai rău decât inutil: vă poate oferi un sentiment de securitate chiar dacă nu sunteți sigur deloc.

    • Sfaturi

    • Telefoanele mobile preplătite reprezintă o opțiune ieftină pentru comunicarea de urgență. Telefoanele mobile nu vor funcționa în cazul unor dezastre, așa că considerând că un sistem de comunicații prin satelit vă poate proteja capacitatea de a comunica.
    • Dosarul pe care îl folosiți pentru BCP trebuie să fie clar - portocaliu neon de culoare neagră este o culoare bună.
    • Pregătiți un plan de vreme pentru angajații dvs. cu un număr pe care ei îl pot apela pentru a afla despre condițiile actuale. Consultați unele dintre noile servicii de telefonie prin Internet care oferă servicii de mesagerie vocală.
    • Lăsați-vă BCP afară și plasați-o bine vizibil, astfel încât toată lumea să o vadă adesea - acest lucru amintește tuturor ideii unui plan de urgență.
    • Toți angajații critici ar trebui să păstreze o copie a BCP. Nu este o idee proastă de a avea o copie în mașină.
    • Potrivit FEMA, focul este cea mai frecventă cauză de deteriorare a birourilor [1]. Asigurați-vă că acest caz este acoperit în BCP.
    • În plus, Twitter este un mijloc ieftin de comunicare în situații de urgență atunci când telefoanele fixe și telefoanele mobile nu funcționează. Asigurați-vă că toată lumea din birou are un cont Twitter și cunoaște datele cheie ale personalului.

    avertismente

    • Nu faceți copii ilegale de software important. Chiar dacă puteți (deseori nu puteți), acestea pot să nu funcționeze și puteți obține probleme juridice grave. Contactați vânzătorul software-ului dacă nu înțelegeți opțiunile.
    • Nu vă bazați pe un dispozitiv de siguranță împotriva incendiilor pentru a stoca suportul computerului. Cele mai multe seifuri ignifuge sunt prezentate pe hârtie - un CD, DVD, floppy disk sau bandă magnetică se va topi. Obțineți un material media sigur pentru aceste lucruri. Chiar mai bine, dacă stocați datele afară!
    • Nu distribuiți planul dvs. persoanelor care nu au nevoie de ele. BCP dvs. va conține informații confidențiale și securizate care ar putea fi folosite de un angajat nemulțumit în scopuri greșite.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit