Scrieți o scrisoare de afaceri clienților

Dacă aveți propria afacere sau afacere, va trebui cel mai probabil să scrieți scrisori clienților dvs. Poate doriți să le scrieți pentru a evidenția evenimente și promoții noi sau pentru a răspunde la o plângere a clientului în numele companiei dvs. Oricare ar fi motivul scrisului dvs., acesta trebuie păstrat într-un ton profesionist.

conținut

Metodă

Partea 1formatați scrisoarea de afaceri
Partea 2scrieți scrisoarea de afaceri

Sfaturi

metodă

Partea 1
Formatați scrisoarea de afaceri

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 1

Utilizați un antet profesional. Scrisoarea de afaceri reprezintă compania dvs. Deci, el trebuie să iasă în evidență și să arate de înaltă calitate. Nici logo-ul companiei sau marca nu trebuie să lipsească.

Puteți crea un antet utilizând șabloane de antet pre-fabricate în culoarea Microsoft Word. Asigurați-vă că utilizați sigla sau ștampila existentă în antet.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 2

Deschideți un procesor de text. O scrisoare de afaceri ar trebui, în principiu, să fie creată pe computer.

Creați un document nou și configurați marginile. Marginea dreaptă trebuie să fie de 2 cm, iar marginea din stânga este de 2,5 cm lățime.

Utilizați un font de serif, cum ar fi Times New Roman, Georgia sau Arial. Asigurați-vă că dimensiunea fontului este de 12 puncte, dar cel puțin 11 puncte. Scrisoarea ar trebui să fie ușor și fluent să citească.

Acordați atenție unei distanțe unice.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 3

Setați forma blocului. Formularul bloc este cel mai comun format pentru scrisorile de afaceri. Este cel mai ușor de creat și urmat. Fiecare poziție trebuie aliniată și urmată de o linie necompletată. Pornind de sus, scrisoarea dvs. de afaceri ar trebui să aibă următoarele titluri:

Data de astăzi sau data la care trimiteți scrisoarea. Data este importantă pentru a conferi documentelor și documentelor destinatarului un temei juridic. De asemenea, joacă un rol în toate aspectele juridice, motiv pentru care ar trebui să acordați o atenție deosebită corectitudinii datelor.

Adresa expeditorului. Aici vine adresa ta, formatată în mod implicit. Dacă adresa dvs. se află deja în antet, puteți omite această rubrică.

Adresa destinatarului. Aici ar trebui să fie numele și adresa persoanei pe care o scrieți. Dacă nu sunteți sigur dacă destinatarul este bărbat sau femeie, puteți să omiteți domnul / doamna ca măsură de precauție.

Salutări. Titlul ar putea, de ex. "Stimate domn Müller" sau "Dragă doamnă Müller". Dacă nu sunteți sigur care primește exact această scrisoare, vă recomandăm "Doamnelor și Domnilor".

Textul principal. Textul principal este dedicat următoarei secțiuni a acestui articol.

Salutul și semnătura. Scrisoarea se termină cu un salut precum "Kind Regards".

Partea 2
Scrieți scrisoarea de afaceri

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 4

Identificați-vă publicul țintă. Scrisoarea ar trebui întotdeauna ținută într-un ton profesionist, indiferent de cine se adresează. Cu toate acestea, veți dori să vă adaptați limba și formularea, în funcție de cine este destinatarul scrisorii. Dacă scrieți la departamentul de resurse umane al unei alte companii, puteți prefera un stil mai formal. Dacă scrieți la un anumit client, stilul poate fi mai casual și colocvial.

Identificarea publicului dvs. țintă înseamnă, de asemenea, să nu le confundați. Evitați expresiile pe care cititorul dvs. nu le pot înțelege. Un client este de ex. mai degrabă nu știți abrevierile pentru programul spațial al companiei dvs., așa că mai degrabă evitați-le în scrisoarea dvs.
Cea mai importantă regulă pentru o scrisoare de afaceri bună este aceea de a scrie în mod clar, precis și politicos.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 5

Începeți cu o linie de subiect semnificativă. Care este scopul scrisorii dvs.? Ar trebui, de exemplu, Informați clienții despre noua dvs. adresă într-un nou district? Ar trebui să solicite o factură neachitată sau sume restante? Sau este un răspuns la o plângere a clientului? Creați o linie de subiect semnificativă care se referă la scopul identificat, astfel încât cititorul să afle imediat pe prima linie ce este scrisoarea. Evitați declarațiile vagi și ajungeți la un punct.

Începeți cu "eu" dacă luați o poziție de lider corporativ. Utilizați "noi" atunci când scrieți în numele unei companii sau organizații.

Preferați declarații directe, cum ar fi "Vă scriem pentru a vă anunța" sau "Am dori să vă cerem această scrisoare". Ca proprietar de afaceri, puteți scrie, de asemenea, "Vă contactez din cauza" sau "Am aflat recent că ... și ar dori să afle mai multe despre cum ..."

Să presupunem că, în calitate de proprietar de afaceri, îl scrieți domnului Miller pentru ultima factură lunară neplătită. Începeți scrisoarea cu "Vă contactez în legătură cu datoriile de cont din martie 2015".

Sau presupuneți că răspundeți în calitate de funcționar în numele companiei dvs. la o plângere a clientului cu privire la programul dvs. spațial. Începeți cu: "Am primit plângerea dvs. privind programul spațial pentru Marte".

Dacă doriți să lăsați cititorii dvs. despre a câștiga într-un concurs sau promisiunea unui loc, începe scrisoarea cu: „Sunt încântat să vă informez că ...“ sau „Suntem încântați să vă informăm foarte .. . "

Dacă aveți veste proastă pentru a începe, începeți cu propoziția: "Ne pare rău că trebuie să vă spun foarte mult ..." sau "După o examinare atentă, am decis să nu ..."

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 6

Utilizați funcția Activă în loc de Pasiv. În mod colocvial, folosim în mod constant pasivul. Dar poate face ca scrisul tău să fie neputincios și confuz. Bunul este mult mai eficient într-o scrisoare de afaceri, deoarece comunică hotărârea.

Un exemplu de pasiv ar fi: "Ce plângeri specifice pot fi adresate pentru dvs.?" Deci, personajul principal "tu", clientul, sta la sfârșitul sentinței, mai degrabă decât la început.

Un exemplu al activului ar putea fi: "Cum pot face față plângerilor dvs." Această declarație activă este mult mai clară și mai ușor de înțeles pentru cititor.

Pasivul este foarte potrivit pentru a transporta ceva fără a evidenția defectele sau cele nefolositoare. Utilizați-l numai în astfel de situații. Practic, activul dezvoltă mai mult efect în scrisorile de afaceri.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 7

Consultați un eveniment sau o conversație anterioară, dacă este posibil. Poate că l-ați contactat pe dl. Müller luna trecută pentru o factură neplătită. Sau clientul și-a făcut deja plângerea cu privire la programul spațial la o conferință de luna trecută. Dacă ați contactat deja cititorul mai devreme, luați în considerare acest lucru. Cititorului li se va aminti ultimul contact, ceea ce face ca scrisoarea de afaceri să devină mai imediată și mai importantă.

Porniți de ex. cu: „În ultima mea scrisoare despre valoarea sumei restante ...“ sau „Vă mulțumim pentru plata martie ...“, sau „Cu mare interes noi am, la Maikonferenz luate preocupările dvs. la programul spațial.“

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 8

Oferă suport. Creați un ton pozitiv prin oferirea de sprijin sub forma cooperării.

Să presupunem că încercați ca un antreprenor pentru a motiva un client să-și plătească factura. Utilizați o expresie de genul "Aș fi foarte recunoscător pentru atenția dvs. imediată cu privire la suma restante".

Să presupunem că scrieți în numele companiei dvs. Utilizați o expresie cum ar fi "Am dori să organizăm o întâlnire personală cu dvs. și cu managerul dvs. de angajare".

De asemenea, ar trebui să oferiți răspunsul la orice întrebări sau îngrijorări pe care le pot avea clienții dvs. Utilizați o expresie de genul "V-aș bucura să răspund la întrebări sau preocupări legate de factura dvs." Sau "Vă putem oferi mai multe informații despre program?"

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 9

Aduceți scrisoarea la o concluzie. Închideți scrisoarea cu o solicitare de acțiune pentru dvs. sau pentru cititorul dvs. Aceasta poate fi o cerere de plată în orice moment sau un acord privind o întâlnire formală cu cititorul.

Adăugați o propoziție care îi adresează cititorului ceva despre viitor. "Aștept cu nerăbdare să vă revăd la ședința de buget de săptămâna viitoare." Sau "Aștept cu nerăbdare să continuu să discutăm acest subiect cu dvs. în timpul vizitei dvs. la sediul central".

Notați toate documentele anexate. Includeți fraze precum "Atașați factura atașată atașată" sau "Vedeți o copie a programului nostru de consultanță spațială atașat".

Finalizați scrisoarea cu o formulă finală. Utilizați "Cu respect" sau "Cel mai bun" pentru clienți și clienți.

Utilizați "Kind regards" pentru scrisori oficiale persoanelor pe care nici măcar nu le cunoașteți.

Utilizați expresii precum "cele mai bune" sau "cele mai bune" doar dacă cunoașteți binele sau aveți o relație de lucru.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 10

Corectura. Scrisorile pregătite și formulate cu atenție vor fi un efort ratat dacă scrisoarea dvs. este plină de greșeli de ortografie!

Căutați fraze pasive și încercați să le formați în mod activ.

Schimbați frazele care sunt prea lungi, neclare sau indirecte. Pentru scrisorile de afaceri, "mai puțin este mai mult", deci încercați să fiți scurți atunci când este posibil.