DifiTsi.com

Configurați o scrisoare de confirmare

O scrisoare de confirmare este o corespondență trimisă pentru a confirma detalii precum acorduri verbale, numiri și interviuri. Scrisoarea poate confirma, de asemenea, o rezervare, primirea unui element sau serviciu, precum și planurile de călătorie sau răspunsul la o invitație. Literele de confirmare sunt scurte și ușor de configurat dacă respectați un format simplu.

metodă

Partea 1
Configurați o scrisoare de confirmare

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 1
1
Utilizați un antet. Scrisoarea de confirmare trebuie scrisă pe papetărie cu un antet atunci când vine vorba de probleme de afaceri. Aceasta face ca scrisoarea să fie un document formal și oficial al companiei. Scrieți numele și adresa completă a destinatarului scrisului direct deasupra salutării. Acestea includ: numele persoanei în care scrieți, titlul corect, departamentul sau compania în care lucrați (dacă este cazul) și adresa firmei.
  • Dacă este o scrisoare personală sau dacă scrieți ca persoană privată unei companii, creați scrisoarea în formatul de afaceri adecvat. Puneți adresa de retur și data de pe marginea din stânga sau aliniați-o cu marginea dreaptă. Lăsați o linie și apoi includeți adresa destinatarului literei de-a lungul marginii din stânga.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 2
    2
    Începeți cu o salutare adecvată. Atunci când stabiliți o scrisoare de confirmare, trebuie să utilizați formularul adecvat de adresă și numele și titlul persoanei. Formatul comun este "Stimate Domn / Doamna / Dr. / Prof.", urmat de numele persoanei.
  • Dacă scrieți o scrisoare de confirmare mai informală, mai personală, puteți utiliza și numele persoanei.
  • Nu folosiți niciodată "Miss", dar întotdeauna "Femeie" dacă știți numele.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 3
    3
    Confirmați detaliile acordului în primul paragraf. Într-o scrisoare de confirmare trebuie să veniți direct la subiect. Nu este necesar să scrieți informații introductive sau minunate. În schimb, utilizați primul paragraf pentru a afișa detaliile exacte ale confirmării. Aceasta ar putea include data, ora și locația. Fii exact.
  • Unele fraze comune pentru pornirea acestui paragraf sunt: ​​"Vă scriu pentru a confirma ...", "Suntem bucuroși să confirmăm că ..." sau "Cu această scrisoare confirmă ...".
  • Dacă trimiteți o scrisoare de confirmare pentru bunurile primite, scrieți acest lucru în primul paragraf. Fiți exacți și specificați exact ce sunt bunurile, cantitatea și numărul de ordine. Începeți paragraful astfel: "Vă confirm cu bucurie că ..." sau "Am primit ... din fericire".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 4
    4
    Spuneți alte detalii. Puteți adresa alte detalii care ar putea fi relevante, fie în același paragraf, fie într-un al doilea paragraf scurt. Acest lucru poate afecta aranjamentele financiare, condițiile de afaceri sau orice altceva care ar putea fi necesar să fie confirmat. Aceste detalii ar putea fi, de asemenea, sarcini specifice sau sarcini rămase.
  • Trebuie să revizuiți întotdeauna condițiile de afaceri convenite pentru a vă asigura că nu există neînțelegeri cu privire la aranjamentele făcute. De asemenea, vă ajută să repetați condițiile convenite pentru a vă clarifica din nou ceea ce se așteaptă de la dvs.
  • Dacă aveți nevoie de cineva pentru a lua o sarcină, rugați-o pe persoana să confirme dacă acordul este corect. Ați putea spune că doriți acest lucru fie în scris, prin telefon sau prin e-mail.
  • Scrisorile de confirmare nu numai că confirmă o întâlnire, un acord sau primirea de bunuri pentru ambele părți, dar ele servesc și ca jurnal. Scrisorile de confirmare sunt pentru ambele părți documente care servesc drept dovadă a corespondenței. Acest lucru este util pentru ambele părți dacă apare o problemă sau o neînțelegere.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 5
    5
    Solicitați o urmărire, dacă este necesar. Ultimul paragraf trebuie să includă o linie care încurajează destinatarul să vă contacteze dacă este necesar. Cereți-i să vă anunțe dacă există probleme, ambiguități sau neînțelegeri.
  • O astfel de propoziție ar putea citi: "Te rog anunțați-mă dacă aveți nevoie de informații suplimentare ..." sau "Vă rugăm să scrieți-mi dacă doriți să adăugați ...".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 6
    6
    Terminați mulțumind destinatarului. Asigurați-vă că decideți să scrieți corect. Utilizați o formulă de închidere, cum ar fi "Sincerely", "Respectfully" sau "Thank you". Introduceți numele dvs. și puneți semnătura direct deasupra acestuia. Utilizați numele complet pentru scrisori de afaceri.


    • Partea 2
    Citiți corectarea scrisorii de confirmare

    Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 7
    1
    Citiți corectarea scrisorii de confirmare. Înainte de a trimite un document oficial, ar trebui să îl citiți, chiar dacă este o chestiune personală. Acest lucru este deosebit de important atunci când vine vorba de un acord de afaceri. Verificați documentul pentru greșeli de scriere, cuvinte lipsă, gramatică incorectă, erori de punctuație sau alte erori superficiale.
    • Vă permite să acționați în mod responsabil și profesional, cu un ochi de detaliu, pe măsură ce trimiteți o scrisoare de tăiere.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 8
    2
    Utilizați hârtie potrivită și o imprimantă de calitate. Când imprimați o scrisoare de afaceri, ar trebui să utilizați hârtia companiei cu un antet. Dacă nu sunteți parte dintr-o companie și nu aveți propriul papetărie, atunci imprimați scrisoarea pe hârtie de înaltă calitate. Asigurați-vă că imprimați litera pe o imprimantă bună care nu se epuizează cu cerneală sau cu toner.
  • Imprimați întotdeauna o scrisoare de confirmare dacă nu o trimiteți prin e-mail. Niciodată nu ar trebui să scrieți manual o scrisoare de afaceri.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 9
    3
    Utilizați un font și margini standardizate. Dacă scrieți o scrisoare oficială, utilizați un font standard ca Times New Roman sau Arial. Dimensiunea fontului ar trebui să fie de 12, și nu cu caractere aldine, italice sau subliniate. Marginile trebuie să fie de 2,5 cm pe fiecare parte.
  • Utilizați un format bloc pentru scrisori ca o scrisoare de confirmare. Aceasta înseamnă că litera utilizează o singură distanță între linii, lasă o linie între paragrafe și nu are nici o indentare.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 10
    4
    Păstrați-l scurt și dulce. Literele de confirmare sunt litere scurte. Ar trebui să îl păstrați scurt și să ștergeți orice cuvinte, fraze și informații inutile. Păstrați strict conținutul literei la detaliile pe care le confirmați.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 11
    5
    Păstrați sunetul de afaceri. Deoarece cele mai multe scrisori de confirmare sunt de natură scurtă, tonul lor este foarte formal și impersonal. Acest lucru ajută la menținerea focalizării asupra detaliilor care urmează să fie confirmate și la minimizarea neplăcerilor inutile.
  • Dacă scrieți o scrisoare personală de confirmare sau scrieți o scrisoare unui prieten sau unei persoane cu care aveți o relație mai informală, atunci puteți deveni un pic mai personal. Dar dacă nu sunteți sigur, păstrați-l formal.
  • Chiar dacă vrei să-l păstrezi formal, e bine să-ți arăți recunoștința sau entuziasmul. Dacă ați fost invitat la un interviu de angajare, de exemplu, puteți răspunde și spune: „Sunt incantat sa aiba posibilitatea unui interviu personal cu privire la acest punct ...“ sau „Aștept cu nerăbdare să interviu în acest moment ...“
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 12
    6
    Știți când să trimiteți o scrisoare de confirmare. Există multe motive pentru care ar trebui să trimiteți o scrisoare de confirmare. Motivele obișnuite pe care oamenii le trimit scrisorile de confirmare sunt: ​​confirmarea numirilor, întâlnirilor, interviurilor, conferințelor sau altor evenimente. Alte motive comune pentru scrisorile de confirmare sunt:
  • oferta de locuri de muncă
  • Acceptarea unei oferte de muncă
  • Primirea unei comenzi
  • ocuparea forței de muncă
  • rezervări de călătorie
  • Autorizarea altei persoane
  • prezență
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit