Scrieți o scrisoare de afaceri

Trebuie să scrieți o scrisoare de afaceri lustruită? Cele mai multe scrisori de afaceri urmează un format comun care este ușor de învățat și că vă puteți adapta la orice tip de conținut. O scrisoare de afaceri trebuie să conțină întotdeauna informațiile despre data, expeditorul și destinatarul și câteva paragrafe din corp. Urmați acești pași și personalizați-i pentru a satisface nevoile companiei dvs.

metodă

2

Luați hârtia potrivită. Scrisoarea trebuie scrisă pe o bucată de hârtie de 21 x 29,7 cm (cunoscută și ca DIN A4). În afara Europei și în special în SUA, formatul scrisului este comun (21,6 x 27,9 cm) sau pentru contractele legale (21,6 x 35,6 cm).

3

Includeți informații despre compania dvs. Introduceți numele firmei și adresa companiei, cu fiecare parte a adresei într-o linie nouă. Dacă sunteți independent sau un antreprenor independent, puteți să vă dați numele fie în locul numelui companiei, fie deasupra numelui companiei.

4

Introduceți data. Funcționează foarte profesionist când completați data. De exemplu, ați putea spune "1. Aprilie 2017 "scrie. Data trebuie lăsată la câteva rânduri sub adresa expeditorului și ar trebui să fie la același nivel.

5

Introduceți numele și adresa destinatarului. Scrieți numele complet al destinatarului, titlul (dacă este cazul), numele companiei și adresa companiei, în ordinea respectivă. Fiecare informație trebuie să fie într-o linie separată. Dacă este necesar, introduceți un număr de referință. Numele și adresa destinatarului trebuie aliniate la stânga, la câteva rânduri sub această dată.

6

Alegeți un salut. Adresa este un simbol important de respect și folosind ceea ce salutării tine depinde dacă știți că este nevoie de persoana, la fel de bine să le cunoașteți și modul în care formală relația voastră este. Sunt posibile următoarele opțiuni:

2

Utilizați pronume personale. Este bine să utilizați "eu", "noi" și "voi" într-o scrisoare de afaceri. Vorbiți-vă ca pe "eu" și pe cititorul dvs. ca pe "voi".

3

Fiți clară și aproape. Lăsați cititorii dvs. să știe exact ce doriți să spuneți. Veți primi un răspuns rapid numai dacă semnificația dvs. este clară. Acest lucru este important în special dacă există un rezultat sau o acțiune pe care doriți să o încurajați cu scrisoarea dvs. Spune clar ce este și explică-ți atitudinea în cât mai puține cuvinte.

4

Scrie în lista activă. Ori de câte ori descrieți o situație sau faceți o cerere, trebuie să vă asigurați că o faceți în Activ. Exemplele pasive pot face ca textul dvs. să fie ambiguu sau impersonal. În plus, activul este mai dinamic și mai direct. De exemplu:

5

Fi personal, dacă este potrivit. Scrisorile sunt trimise oamenilor de către oameni. Evitați scrisori de probă, dacă este posibil - cu "scrisori de completare impersonale" nu puteți crea o relație personală. Cu toate acestea, ar trebui să evitați colocvializările și slangul, cum ar fi "știți", "vreau să spun" sau "sau". Păstrați tonul dvs. de afaceri, dar să fie prietenos și de ajutor.

6

Fii politicos. Chiar dacă scrieți din cauza unei plângeri sau a unei probleme, puteți rămâne politicos. Puneți-vă în poziția destinatarului și oferiți-vă să faceți ceea ce puteți, în limite rezonabile, pentru a fi receptiv și util.

7

Numărul paginilor pentru literele cu mai multe pagini din a doua pagină. Cele mai multe scrisori de afaceri ar trebui să fie destul de rare pentru a trece cu o singură parte. Dar dacă aveți ceva mai mult, ca un contract sau o opinie legală, atunci este posibil să aveți nevoie de pagini suplimentare. Plasați numărul de pagină centrat în antet și indicați mai multe pagini în subsol. Toate paginile trebuie să fie din aceeași hârtie și să aibă o scurtă adresă în antet.

8

Decideți-vă scrisoarea. În ultimul paragraf, vă rezumați punctele și descrieți în mod clar modul în care veți proceda sau ce vă așteptați de la destinatar. Menționați, de asemenea, că destinatarul vă poate contacta cu orice întrebări sau ambiguități și vă mulțumesc pentru timpul acordat sau pentru satisfacția dvs.

2

Semnează scrisoarea. Lăsați aproximativ patru linii pentru semnătura dvs. Semnează scrisoarea după ce o tipărește sau scanează o imagine cu semnătura ta și o inserează în e-mail. Cerneala albastră sau neagră funcționează cel mai bine.

3

Notați numele și informația de contact. Sub semnătura dvs., introduceți numele, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail și alte informații de contact aplicabile. Fiecare informație ar trebui să fie în propria linie.

4

Dați inițialele dactilografului. Dacă altcineva decât dvs. ați scris scrisoarea, atunci inițialele acelei persoane ar trebui să fie sub semnătură. Uneori sunt incluse și inițialele scriitorului de scrisori. Acest lucru face clar cine a lucrat la scrisoare.

5

Menționați atașamentele. Dacă ați atașat documente suplimentare pentru vizionarea destinatarului, trebuie să menționați că există trei până la patru rânduri sub informațiile dvs. de contact, specificând tipul și numărul de atașamente. De exemplu, scrieți: "Atasamente (2): Curriculum Vitae, Broșură".

6

Introduceți numele destinatarilor suplimentari. Dacă trimiteți o copie a scrisorii unei alte persoane, ar trebui să indicați acest lucru în scrisoare. Acest lucru este indicat prin tastarea "cc:" sub linia "Atașament". Aceasta înseamnă "copie de carbon" și trebuie să fie urmată de numele și titlul persoanei.

2

Nu împletiți scrisoarea. Dacă aveți mai multe pagini, atunci ar trebui să evitați capsele mai devreme. Dacă doriți să vă asigurați că paginile dvs. rămân în ordinea corectă, utilizați un colier de hârtie în colțul din stânga sus.

3

Renunțați la scrisoare. Dacă trimiteți scrisoarea prin poștă, faceți un plic de afaceri. Dacă este posibil, luați unul cu sigla companiei imprimată pe ea. Imprimați adresa expeditorului dvs., precum și adresa destinatarului. Împingeți litera în trei părți, astfel încât receptorul să se desprindă mai întâi de treimea superioară și apoi cea inferioară. Asigurați-vă că aveți suficiente trimiteri poștale și trimiteți scrisoarea.