Organizați un sistem electronic de înregistrare

Organizația este cheia unei afaceri - dar și pentru uz personal. Indiferent cine sunteți, este important să aveți bune abilități organizaționale, mai ales atunci când vă ocupați de documente - pe care noi toți o facem, la un moment dat. În lumea de astăzi, organizarea este ușurată pentru noi prin utilizarea computerelor și a sistemelor electronice de depozitare. Chiar dacă avem acest instrument la dispoziția noastră, avem nevoie de un mic ajutor pentru a obține cele mai multe din ea. Dacă această descriere se aplică relației dvs. cu depunerea electronică, următoarele recomandări ar putea fi utile.

2

Creați un director electronic principal care să conțină toate informațiile pe care doriți să le organizați. Probabil doriți să denumiți acest dosar, dar majoritatea calculatoarelor vor avea o instalare implicită de bază a dosarelor, inclusiv My Documents, My Pictures, My Music etc. care pot fi utile în acest scop. Sfat - Când etichetați foldere, încercați să fiți cât mai precis cu cel mai mic număr de cuvinte care indică în mod clar ce conține dosarul.

3

În funcție de cantitatea de informații pe care doriți să o organizați, este posibil să fie necesar să creați subfoldere în directorul principal. De exemplu, dacă încercați să organizați electronic taxele, puteți eticheta principalele dosare "Impozite" și fiecare subfolder al anului. Acest tip de organizație de foldere / subfoliere vă va permite accesul rapid și ușor la fișierele dvs.

4

În dosare este mai bine să inserați date pe toate documentele și să le aranjați în conformitate cu acestea în mod cronologic. Poate doriți să includeți data documentului în numele fișierului.

5

Asigurați-vă că continuați să creați copii de rezervă ale fișierelor pe disc, de preferință la fiecare trei până la patru săptămâni.

6

Pe măsură ce sistemul dvs. de arhivare electronică crește, va trebui să îl actualizați prin mutarea documentelor care nu mai sunt necesare în mod regulat pe disc. Prin eliminarea acestei dezordini, va fi mai ușor să utilizați clipboard-ul mai eficient.