DifiTsi.com

Configurați un sistem de depozitare a birourilor

Puține lucruri sunt mai importante într-un birou fără probleme decât un sistem funcțional de depunere. Indiferent dacă sunteți singura persoană care accesează documentele sau le împărtășiți cu personalul, sistemul de înregistrare ales trebuie să fie organizat astfel încât toată lumea să poată găsi ceea ce caută. Dacă sistemul de depozitare este dificil de utilizat, vă este frică să-l pierdeți în sistemul de depozitare și aveți înregistrări și în curând veți avea stive de documente pe biroul dvs.

metodă

Imaginea intitulată Stabilirea la sistemul de depozit al biroului Pasul 1
1
Decideți asupra unui sistem de depozitare. Oricare ar fi, trebuie să aibă sens că știi exact unde este fiecare bucată de hârtie. Opțiunile dvs. sunt:
  • În ordine alfabetică. Acest sistem este cel mai bun atunci când majoritatea documentelor sunt sortate după numele clienților, pacienților sau clienților.
  • Subiect sau categorie: Cele mai multe sisteme de arhivare sunt organizate pe teme sau categorii, care funcționează bine dacă sunt configurate corect, dar pot fi cele mai confuze dacă nu.
  • Numeric / recente. Acest lucru este mai bine dacă înregistrările dvs. sunt realizate în principal din materiale numerotate sau datate, de ex. Comenzi sau facturi.
  • Imaginea intitulată Stabilirea la sistemul de depozit al biroului Pasul 2
    2
    Umpleți sertarele de fișiere cu agende agățate. Agendele agățate nu sunt scoase niciodată și funcționează ca suporturi pentru dosarele pe care le scoateți din sertar.
  • Imaginea intitulată Stabilirea sistemului de depozitare în birou Pasul 3
    3
    Sortați documentele în loturi pe categorii. Dacă un teanc este mai mare de 2,5 sau 5 cm înalt, împărțiți-l în subcategorii. Dacă o grămadă este prea subțire, combinați-o cu o altă grămadă și redenumiți-o. Numele stack-urilor ar trebui să faciliteze determinarea tipului de coșuri din fiecare hârtie.
  • Imaginea intitulată Stabilirea la sistemul de depozitare în birou Pasul 4
    4
    Plasați fiecare teanc într-o servietă și etichetați-o clar. Cel mai bine este să folosiți folderele cu file în mijloc în loc de filele eșalonate, deoarece documentele arată mai bine.
  • Imaginea intitulată Stabilirea sistemului de arhivare a biroului Pasul 5


    5
    Plasați folderele în agendele agățate. Pentru majoritatea documentelor, folderele de mână obișnuite merg, dar utilizați foldere cu fund gros pentru documente groase sau documente pe care a trebuit să le împărțiți în subcategorii. Puteți aranja folderele așa cum doriți, dar majoritatea oamenilor folosesc aici un sistem alfabetic.
  • Imaginea intitulată Stabilirea sistemului de arhivare a biroului Pasul 6
    6
    Etichetați folderele agățate cu aceleași nume ca și folderele setate. Puneți toate filele din plastic pe partea stângă a portofelului, cu excepția cazului în care aveți un dulap lateral de depozitare. Pentru un raft lateral care rulează de la stânga la dreapta, mai degrabă decât din față în spate, deschideți-l în partea dreaptă când deschideți sertarul.
  • Imaginea intitulată Stabilirea sistemului de depozitare în birou Pasul 7
    7
    Puneți o sursă de agende și dosare agățate lângă fișiere, astfel încât să puteți adăuga cu ușurință un dosar dacă găsiți o bucată de hârtie care nu aparține unui dosar existent. Evitați foliile prea groase sau prea subțiri. De asemenea, este posibil să doriți să redenumiți folderele și să redistribuiți documentele dacă decideți că trebuie să le re-categorizați.
  • Imaginea intitulată Stabilirea sistemului de depozitare în birou Pasul 8
    8
    La sfârșitul anului, scoateți toate dosarele, etichetați dosarele proaspete cu aceleași nume de categorii și le puneți în documente. Du-te prin dosare vechi pentru a vedea dacă ceva trebuie transferat la cele mai recente documente și să aducă restul arhivei.

    • Sfaturi

    • S-ar putea să fiți tentat să vă culcați codurile. Imprimați etichete pe computer sau faceți fișiere mai atractive în alte moduri. Cu toate acestea, dacă faceți o modificare, de ex. Dacă trebuie să adăugați un singur director, nu veți fi mulțumit dacă aflați că folderele sunt în culoarea potrivită sau dacă este necesar să etichetați manual o etichetă. Cel mai bine este să păstrați lucrurile simple.

    avertismente

    • Nu faceți niciodată o grămadă de lucruri diferite dacă nu puteți clasifica ceva, deoarece totul se termină acolo.
    • Dacă ați creat un sistem de depozitare, trebuie să păstrați curentul de depunere. Rezervați în fiecare zi pentru a scoate documentele de pe birou. Rezistați tentației de a plasa un coș de adâncime pe documentele dvs., pe măsură ce tocmai ați făcut-o plină și devine un alt raft.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit