Clasificați în ordine alfabetică

Ordonarea alfabetică este una din modalitățile de bază de organizare a documentelor, atât acasă, cât și la locul de muncă. Depunerea documentelor în ordine alfabetică vă permite ca dvs. și pe ceilalți să găsiți și să repoziționați rapid fiecare document. Acest lucru asigură că toate documentele sunt protejate și disponibile imediat. Există multe reguli pentru a ordona în ordine alfabetică menținerea unui sistem de arhivare semnificativ.

metodă

2

Grupați documente individuale. Când ați colectat toate piesele pe care trebuie să le depuneți, decideți cum doriți să grupați documentele. Puteți alege formatul unui dicționar în care toate documentele sunt plasate în ordine alfabetică, indiferent de tipul documentului sau de obiectele pe care le conține. Puteți alege formatul unui lexic în care elementele sunt grupate după tip sau subiect și apoi aranjate în ordine alfabetică în cadrul grupului.

3

Indexați fișierele. Indexarea este procesul de a pune fiecare parte a unui titlu în locul potrivit. Pentru a indexa documentele înainte de a le depune, trebuie să împărțiți elementele din nume și să le dați un nou nume alfabetizat, care poate fi diferit de numele real. De exemplu:

4

Comandați documentele în ordine alfabetică pe baza denumirii lor indexate. Regula generală în ordinea alfabetică este de a aranja documentele de la A (la început) la Z (la sfârșit). Utilizați informații din ce în ce mai specifice pentru a diferenția documentele și pentru a le organiza. De exemplu:

5

Etichetați dosarele fișierelor. Pentru a facilita găsirea documentelor, etichetați fiecare dosar cu numele indexat corespunzător al documentelor pe care le conține. Acest lucru facilitează și introducerea de noi documente în ordinea corectă.

6

Documentați sistemul pe care îl utilizați la indexare și depunere. Fiți consecvent în sistemul dvs. de indexare și clasare, oricare ar fi acesta. Asigurați-vă că toată lumea care are acces la documente știe despre sistem. De exemplu, puteți crea și distribui un document care detaliază regulile sistemului de comandă. Acest lucru va ajuta pe toată lumea să utilizeze sistemul eficient.

2

Aranjați numele după numele de familie. Sistemele obișnuite de clasificare recomandă clasificarea persoanelor după numele lor, deoarece numele este considerat termenul semnificativ.

3

Ignorați articole, conjuncții și prepoziții. Articolele (cum ar fi „un“, „o“ și „“), conjuncțiilor (cum ar fi „și“, „dar“, „numai“) și prepoziții (cum ar fi „pentru“, „de la“ și „la“) sunt, de obicei Indexarea și clasificarea alfabetică sunt omise deoarece nu sunt considerate termeni semnificativi. Acesta este cazul când acestea sunt la începutul unui nume de document. De exemplu:

4

Trateaza abrevierile ca si cum ar fi scrise. Dacă indexați și depuneți documente, puteți găsi comenzi rapide cum ar fi "companie" sau "companie limitată". În general, astfel de documente ar trebui să fie indexate și clasificate ca și cum aceste abrevieri au fost scrise mai degrabă decât doar un șir de litere.

5

Aranjați numere ca de obicei. Când sortați documentele în ordine alfabetică, uneori întâlniți numere în titlurile lor. În general, numerele sunt aranjate în ordine, nu ca și cum ar fi în așteptare. Numerele sunt, de asemenea, aranjate în fața literelor.

6

Tratați caracterele speciale. Toate caracterele non-alfabetice și non-numerice pe care le întâlniți în timpul indexării și depunerii trebuie luate în considerare. Dar ceea ce faceți cu aceste semne depinde de tipul lor:

7

Aplicați regulă generală "nimic de-a face cu nimic", dacă este necesar. În general, spațiile (precum și semnele de punctuație și alte elemente care sunt omitete) sunt ignorate când sunt aranjate în ordine alfabetică. În unele cazuri, însă, dacă aveți documente care încep imediat, puteți lua în considerare spațiul sau puteți folosi regula "nimic înainte de ceva" pentru a stabili ordinea.

8

Distingeți documentele pentru informații mai detaliate, dacă este necesar. În cazuri rare, datele alfabetice nu sunt suficiente pentru a determina ordinea fișierelor. În aceste cazuri, va trebui să utilizați informații suplimentare pentru indexarea și clasarea articolelor. Includeți aceste informații suplimentare pe fiecare document pentru a vă ajuta să o deosebiți. De exemplu:

9

Faceți excepții și reguli speciale cunoscute. Asigurați-vă că oricine utilizează documentele cunoaște excepții de la regulile generale care au fost aplicate în sistemul dvs. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că toată lumea poate utiliza sistemul de organizare în mod corespunzător și eficient.