DifiTsi.com

Arhivați documentele de pe computer

Arhivarea este stocarea sau păstrarea datelor. Multe companii transformă documentele pe hârtie în documente digitale în fiecare zi pentru a prelungi durata de viață a documentelor. Acest lucru, împreună cu cantitatea imensă de date generate de calculatoare de astăzi, înseamnă că arhivarea documentelor devine și mai importantă. Dacă știți cum să arhivați documente, puteți elibera spațiu pentru a face procesul de procesare eficient al documentelor actuale.

metodă

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 1
1
Arhivați documentele într-un fișier zip. Acest lucru este util în special pentru fișierele importante, dar rareori necesare, deoarece fișierele Zip reduc spațiul necesar documentelor de pe hard disk.
  • Marcați doar fișierele pe care doriți să le convertiți în format zip.
  • Faceți clic dreapta pe el și alegeți "Trimiteți la".
  • Apoi alegeți "Dosar comprimat (zip)".
  • Faceți dublu clic pe folderul zip pentru a verifica dacă fișierele sunt într-adevăr acolo. Dacă sunt acolo, puteți șterge fișierele originale.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 2
    2
    Stocați documentele într-un mediu de stocare separat. Mediile media populare pentru arhivarea digitală sunt unitățile de bandă externe, unitățile hard disk externe sau stick-urile USB.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 3
    3
    Asigurați-vă documentele pe un CD sau pe DVD dacă aveți un arzător pentru CD sau DVD. Backupurile sunt o altă opțiune de arhivare, deși probabil știți această metodă sub un alt nume - arderea unui CD. De exemplu, Windows folosește un sistem de fișiere live și un format master (mai bine pentru compatibilitatea cu alte dispozitive) pentru a copia fișiere pe CD-uri sau DVD-uri.
  • Puneți un CD sau DVD care poate fi înregistrat în fișierul de scriere CD sau DVD din computer pentru sistemul de fișiere live.
  • Când apare fereastra de dialog, faceți clic pe "Scrierea fișierelor pe CD-ul de date".
  • Dați CD-ului un nume și faceți clic pe "Next".
  • Așteptați până apare un dosar gol pentru CD. Aceasta înseamnă că CD-ul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.
  • Deschideți dosarul care conține documentele pe care doriți să le arhivați și glisați fișierele în folderul gol CD.
  • Pentru formatul stăpânit, puneți un CD sau DVD care poate fi inscripționat în arzătorul CD sau DVD al unui computer.
  • Când apare fereastra de dialog, faceți clic pe "Scrierea fișierelor pe CD-ul de date".
  • Dați CD-ului un nume și faceți clic pe "Afișați opțiunile de formatare".
  • Selectați "Mastered" și faceți clic pe "Next".
  • Așteptați până apare un dosar gol pentru CD. Aceasta înseamnă că CD-ul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.
  • Deschideți dosarul care conține documentele pe care doriți să le arhivați și glisați fișierele în folderul gol CD.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 4
    4


    Trimiteți documentele pentru stocare în altă parte.
  • Pe lângă faptul că este o locație de stocare a fișierelor arhivate, locațiile securizate protejate protejează datele de dezastre, cum ar fi incendiile și defectele de hard disk.
  • Multe companii oferă acest serviciu, deci trebuie să contactați direct o companie pentru detalii, cum ar fi modul în care acestea funcționează și ce garanții sunt incluse în arhivarea documentelor offsite.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 5
    5
    Utilizați software pentru arhivare digitală.
  • Una dintre cele mai cunoscute moduri de păstrare a aspectului unui document este crearea unui fișier PDF. Oferită de Adobe, acest software - cunoscut sub numele de Adobe Acrobat - facilitează conversia documentelor din diferite programe software în format PDF. Există, de asemenea, unele programe gratuite care creează fișiere PDF.
  • Faptul că specificațiile tehnice sunt publice înseamnă că viitoarele versiuni ale software-ului Adobe vor putea citi versiuni anterioare ale documentelor.
  • În plus, cititoarele PDF sunt ușor de obținut ca descărcare gratuită de pe site-ul Adobe.
  • Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 6
    6
    Fiți la curent cu tehnologia de arhivare a documentelor. Având în vedere dezvoltarea rapidă a tehnologiei, ceea ce este actualizat astăzi poate fi depășit mâine. Aceasta poate fi o problemă dacă doriți să transferați fișiere arhivate într-un sistem nou.

    • Sfaturi

    • Catalog fișiere arhivate, astfel încât dvs. sau alte persoane să puteți găsi fișierele de care aveți nevoie. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca denumirea fișierelor sau a dosarelor cu numele de conținut și durata de timp pe care o cuprind. De exemplu, dacă arhivați înregistrări de afaceri, puteți numi un dosar "Fișierele de afaceri trimestrul I 1997". În sistemele mai mari, arhivele pot utiliza metadate pentru catalogare.
    • Un alt motiv pentru a arhiva fișiere este că există uneori cerințe legale care necesită stocarea datelor.

    avertismente

    • Un risc este riscul de corupție a fișierelor. Asigurați-vă că utilizați un sistem bine testat pentru a crea copii de siguranță ale datelor.
    • Datele multimedia necesită deseori hardware sau software și nu pot fi accesibile altfel.
    • Neinstalarea unui sistem de arhivare a documentelor poate duce la pierderea accidentală a fișierelor, mai ales dacă acestea sunt șterse accidental.

    Ce ai nevoie

    • Separați sistemul de stocare dacă doriți să arhivați documente pe un mediu diferit.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit