Fiți un manager de evenimente

Event Management este o experiență mare și indiferent de ceea ce aveți de gând propriul partid -Ta, petrecerea unui prieten sau nunta părinților tăi, acesta este un loc de muncă grea. Desigur, nu este o sarcină ușoară, dar învățați multe și poate fi foarte satisfăcătoare pentru a face pe alți oameni fericiți în acest fel. Acest articol vă va prezenta munca zilnică a unui manager de evenimente și veți oferi sfaturi de planificare valoroase și cum să evitați problemele.

metodă

Metoda 1
Elementele de bază

Imaginea cu titlul 901058 1 1
1
În primul rând, trebuie să vă gândiți la scopul exact. Sună banal, dar este important să faceți-vă în prealabil să se gândească la ceea ce vrei să sărbătorim în cazul în care doriți să sărbătorească, câți bani cheltuiți nu poate sau cine doriți să invitați toți și planifica ce speciale.
  • Odată ce știi de ce o faci (sărbătorește, câștigi bani, vinde, promovează, etc.), va fi mai ușor să te concentrezi pe motivația ta.
  • Obiectivele te conduc. De exemplu, dacă aveți nevoie de 5000 €, dar numai 4000 €, aveți un motiv să faceți ceva!
  • Imaginea cu titlul 901058 2 1
    2
    Data și data potrivită. Nu este ușor. Dacă alegeți data prea curând, oaspeții dvs. ar putea să fie deja la ceva, iar dacă vă planificați prea mult în viitor, uitați-vă până atunci. Aceasta este arta managementului evenimentelor!
  • De obicei, două săptămâni reprezintă o perioadă bună de timp. În acest timp puteți să-i invitați în continuare confortabil și să vă amintiți de o dată sau de două ori evenimentul.
  • Imaginea cu titlul 901058 3 1
    3
    Acum este vorba de locul de desfășurare. Aveți deja un plan, ce doriți să sărbătoriți și când. Locul este cel puțin la fel de important. În ce clădire ați vrea să petreceți? Există suficient spațiu pentru toți oaspeții? Sunt oaspeții ședinței sau vor sta în majoritatea timpului? Vrei o sală de dans și o petrecere în aer liber? Apoi, ar trebui să acorde atenție și vremii.
  • Ar trebui să vă uitați întotdeauna la locul întâlnirii și să faceți un plan pe care îl puteți folosi ca "hartă". Deci, puteți să vă planificați ieșirile de urgență, în funcție de locul în care sunt așezate scaunele și mesele, și chiar să vă planificați accesul la scaunele cu rotile. Ar trebui să trasezi o linie unde mobila va sta, unde ar trebui să fie podeaua de dans și de unde vine energia electrică. De exemplu, dacă plănuiți un bufet, acesta nu ar trebui să fie prea departe de priză pentru a împiedica oaspeții să treacă peste cablurile de alimentare.
  • De asemenea, trebuie să aveți grijă de un permis? Adesea, orașul trebuie să aprobe evenimente mari înainte de a sărbători fără griji.
  • Imaginea cu titlul 901058 4 1
    4
    Câți oaspeți sunt așteptați? Adesea nu poți planifica exact numărul, pentru că mulți oaspeți își iau în continuare partenerii sau copiii cu ei sau oaspeții surpriza apar mai târziu seara.
  • Poate fi destul de dificil din punct de vedere logistic să găsești locul potrivit, dar în principiu: destul de mult spațiu decât prea puțin.
  • Adesea numărul de oaspeți este afișat și cu abrevierea "PAX". De exemplu, dacă citiți PAX 150 undeva, sunt așteptați 150 de invitați.
  • 5
    Planificați-vă bugetul. O sărbătoare poate deveni rapid mai scumpă decât a fost planificată inițial. Trebuie să plătiți personal suplimentar? Cât sunt cărțile de invitație? Vrei să oferi ceva de mâncare sau ar trebui să aducă cineva ceva? Aceste întrebări ar trebui clarificate în avans, deoarece puteți scrie imediat pe cărțile de invitație, care ar trebui să aducă ceva. Imagine: 901058 5 1.jpg | center | 416px]]
  • Uneori obțineți sponsori, dar acest lucru se întâmplă în foarte puține cazuri. Deci, cu cât mai mult vă puteți face, cu atât mai mult ar trebui să o faceți singur. În loc să angajați o companie de catering, puteți întreba familia dvs. pentru a vă ajuta să gătiți. În loc să plătiți un fotograf, puteți să luați pozele!
  • Imaginea cu titlul 901058 6 1
    6
    De asemenea, trebuie să aveți echipa dvs. sub control. Nu contează dacă prietenii sau familia ta te ajută, deoarece echipa ta trebuie să fie, de asemenea, organizată și sarcinile trebuie să fie clar distribuite.
  • Persoanele dvs. ar trebui să aibă aceleași informații cât mai curând posibil. Cu cât știu mai devreme, cu atât mai bine va fi evenimentul, deoarece acestea se pot pregăti mai bine.
  • Imaginea cu titlul 901058 7 1
    7
    Acum aveți nevoie de un program. Este important să planificați în avans când muzica începe să joace sau ce joc se joacă și când. Prezentările trebuie să fie programate și doar un calendar precis ajută.
  • Întotdeauna trebuie să respiri puțin. Nimeni nu poate planifica totul până la cel mai mic detaliu în avans.
  • Metoda 2
    Începe

    Imaginea cu titlul 901058 8 1
    1
    Acum trebuie să-ți inviți invitații. Și nu ar trebui să vă iertați în această privință, deoarece invitația dvs. este primul lucru cu care v-au contactat invitații. Trebuie doar să fie perfectă!
    • Ar trebui să alegeți postul tradițional cu cărți și fluturași, dar să faceți publicitatea online prin Facebook și Co.
    • Cu toate acestea, dacă doriți să aveți cât mai mulți oaspeți posibil, rețeaua socială este esențială. În prezent, majoritatea oamenilor sunt înmânate astfel de canale.
  • Imaginea intitulată 901058 9
    2
    De asemenea, trebuie să vă amintiți cine urmează și cine anulează. Deci, puteți planifica mult mai bine, chiar dacă numărul este puțin probabil să se potrivească numărului dvs. final de oaspeți.
  • Imaginea intitulată 901058 10
    3
    Gândește-te cu cine ai nevoie de ajutor. Vrei să angajezi decoratori, fotografi, DJ și Co? Dacă da, este posibil să aveți nevoie de o zonă VIP.
  • Este bine îngrijită bunăstarea fizică? Ar trebui să acordați atenție și alergiilor sau copiilor mici care nu pot mânca totul. Poate că vegetarienii sunt printre oaspeți?
  • Potrivi echipamentul tehnic? Aveți suficiente boxe, microfoane, birou DJ și un ring de dans? Ai nevoie de un Pavilion?
  • Dacă ați angajat o companie pentru divertisment, ar trebui să le informați ce echipament este deja disponibil și să-i ajuți să instaleze sistemul.
  • Ar trebui să planificați acest lucru în avans, deoarece cu cât mai spontan aveți nevoie de astfel de oameni, cu atât mai scump va fi. În plus, puteți căuta și o alternativă în caz de urgență.
  • Imaginea intitulată 901058 11
    4
    Puteți obține, de asemenea, un organizator care are grijă de tot și ține pasul. Ar trebui să fiți în strânsă legătură cu el.
  • Adesea tu ești organizatorul tău și apoi nu te distrezi prea mult la petrecere pentru că trebuie să ai grijă de tot.
  • Imaginea intitulată 901058 12
    5
    Trebuie să ai grijă de echipamentul potrivit. Este posibil ca antreprenorul să-și aducă echipamentul propriu, dar este adesea de așteptat să o faceți.
  • Decorul trebuie să fie grozav înainte de petrecere! Cum doriți să vă perfecționați locul?
  • Imaginea intitulată 901058 13
    6
    Este important să vă gândiți și la lucruri banale. Există suficiente toalete disponibile, aveți parcare suficientă și cutii de gunoi suficiente?
  • Oaspeții dvs. pot ședea peste noapte și este disponibil un serviciu de transfer?
  • Imaginea intitulată 901058 14
    7
    Este important să știți care schimbare vor veni oaspeții dvs. Acest lucru poate părea ciudat, dar va fi foarte util în planificare:
  • Cine sunt oaspeții principali? De exemplu, mireasa si mirele. Clientul nu trebuie întotdeauna să fie principalul oaspete.
  • Ar trebui să cunoașteți bine organizatorii. De obicei, aceștia sunt foarte toleranți și extroverțiți și pot să se distreze bine în caz de urgență.
  • De asemenea, trebuie să cunoașteți relațiile de familie dacă există argumente și aveți nevoie de un mediator.
  • De asemenea, trebuie să știți cine face decizi. În mod normal, desigur, tu ca manager, dar în multe situații trebuie să întrebați clienții.
  • Metoda 3
    Curând se va întâmpla

    Imaginea intitulată 901058 15
    1
    Uită-te la locația din nou. Poate că ultimele lucruri trebuie schimbate.
    • Asigurați-vă că există suficiente ieșiri de urgență și că aveți un plan precis al procesului.
  • Imaginea intitulată 901058 16
    2
    Puteți oferi echipei dvs. o mică plăcere oferindu-i oamenilor tăi un "pachet de supraviețuire" cu baruri de apă și bomboane.
  • Dă-ți echipei tricouri sau cel puțin pini pentru a face să se simtă ca o echipă. Cu cât sunt mai confortabile oamenii tăi, cu atât vei lucra mai mult cu ei.
  • Imaginea intitulată 901058 17
    3


    Înainte de petrecere trebuie să treci din nou procesul cu toți oamenii. Toată lumea trebuie să știe ce are de făcut!
  • Toată lumea ar trebui să știe despre sarcinile lor și să se simtă bine despre ei.
  • Imaginea intitulată 901058 18
    4
    Ar trebui să creați o listă a tuturor contactelor, astfel încât oricine să poată fi contactat întotdeauna în situații de urgență:
  • Efectuați o listă a tuturor contactelor. Dacă ardătorul refuză, ar trebui să aveți o alternativă.
  • Fă-ți o listă de verificare, astfel încât să nu lipsească nimic în cele din urmă.
  • Pregătiți facturile în avans, astfel încât să nu uitați nimic în cele din urmă.
  • Imaginea intitulată 901058 19
    5
    Nu trebuie să schimbi nimic pe termen scurt. Asta nu-i va plăcea clientului. Cu o săptămână înainte de eveniment este pragul absolut al durerii pentru schimbare.
  • Dacă este vorba de schimbări neplăcute, trebuie să faceți totul pentru a face clientul să se simtă confortabil.
  • Metoda 4
    Gestionați evenimentul real

    Imaginea intitulată 901058 20
    1
    Ar trebui să fiți devreme la locul de desfășurare și să controlați totul. Ajutați acolo, unde este nevoie de ajutor.
    • Dacă faceți o listă de verificare, vă veți simți mai sigur, pentru că atunci nu ați uitat nimic.
  • Imaginea intitulată 901058 21
    2
    Delegat. Distribuiți sarcinile astfel încât toată lumea să aibă de a face ceva și, de asemenea, face ceea ce face cel mai bine.
  • Dacă delegați, ar trebui să fii decisiv, dar încă politicos pentru echipa ta.
  • Imaginea cu titlul 901058 22
    3
    Trebuie să fii flexibil și să ai întotdeauna un plan B. Dacă ceva nu funcționează așa cum a fost planificat, nu trebuie să vă panicăți.
  • Nu puteți anticipa totul și chiar dacă se întâmplă ceva rău. Cu siguranță nu este sfârșitul lumii!
  • Imaginea intitulată 901058 23
    4
    Toată lumea ar trebui să fie la curent. Dacă numărul de invitați în ultima zi se schimbă, toată lumea ar trebui să știe.
  • De asemenea, aveți grijă de clienții dvs. Dacă sunt supărați, ar trebui să-i asigurați că totul este planificat.
  • Imaginea cu titlul 901058 24
    5
    De asemenea, trebuie să vă sprijiniți bine echipa și să aveți un sentiment bun. Iată câteva sfaturi:
  • Ajutați-vă echipa să vă ocupați de felul în care salutați oaspeții. De exemplu, echipa dvs. poate avea grijă de bufet, de exemplu.
  • Urmăriți oaspeții și clienții dvs. dacă doresc să schimbe ceva.
  • Fiți respectuoși în fundal. Sunteți managerul, dar astăzi nu sunteți personajul principal.
  • Imaginea intitulată 901058 25
    6
    În scopuri de marketing, un cadou de oaspeți este excelent. Astfel, oaspeții își amintesc încă de mult de marele eveniment.
  • Imaginea intitulată 901058 26
    7
    Poți fi mândru de tine! Nu sa terminat încă, dar deja ai făcut o treabă bună.
  • După eveniment trebuie să vă mulțumiți clienților. Nu este evident că vă dau încredere atât de mare. Dacă îți mulțumești o grămadă de flori sau ceva de genul ăsta, va fi bine.
  • Imaginea cu titlul 901058 27
    8
    În cele din urmă, desigur, trebuie să vă asigurați că totul va rămâne așa cum a fost înainte de a începe să construiți. Echipa dvs. trebuie să știe și să planifice acest lucru în avans.
  • Desigur, curățarea nu este cea mai frumoasă parte, dar nu plătiți suplimentar pentru o companie de curățenie.
  • Imaginea intitulată 901058 28
    9
    Acum trebuie să aveți grijă de plata facturilor și asigurați-vă că toate echipamentele sunt returnate.
  • Vă mulțumesc echipei dvs. și terminați ultima!
  • Metoda 5
    Rezolvarea problemelor

    Imaginea intitulată 901058 29
    1
    Sosirile târzii pot fi uneori problematice. Iată câteva sfaturi:
    • Invitația trebuie să fie cât mai detaliată posibil, astfel încât să nu existe neînțelegeri. Echipa dvs. ar trebui să fie întotdeauna acolo puțin mai devreme și dacă lipsesc principalii oaspeți, următoarele vă vor ajuta:
    • Contactați persoanele dispărute și spuneți-le în bucătărie că ar trebui să aștepte cu mâncarea lor.
    • Nu trebuie să faceți publice imediat și să le spuneți tuturor oaspeților. Poate că nu se va observa în cele din urmă!
    • Dacă oaspeții sunt prea târziu să dea un discurs, de exemplu, puteți trece timpul de așteptare cu un alt desert.
    • Dacă vă puteți aștepta cu mâncarea proastă pentru că gheața se topește, de exemplu, te lasă pur și simplu, cum a fost planificat și oaspeții tardive a lua mâncarea apoi se va opri mai târziu totul.
    • În caz de urgență, puteți avea întotdeauna un joc sau puteți juca muzică extravagantă.
    • Dacă oamenii întârzie intenționat, tot trebuie să rămâi calm și să pretind că totul este așa cum este planificat.

  • Imaginea cu titlul 901058 30
    2
    Dacă ceva nu merge bine cu mâncarea, nu trebuie niciodată să fii în panică. Acest lucru se întâmplă de obicei rar, dar de cele mai multe ori aveți mai multă mâncare decât planificată sau rezervă.
  • De exemplu, dacă mâncarea a aterizat pe podea, puteți pune în siguranță un scaun sau covor peste el.
  • Dacă doriți să acoperiți mâncarea până când toți oaspeții au sosit, o cortină roșie este, de asemenea, minunată.
  • Dacă vă dați seama că nu este suficientă mâncare, puteți reduce porțiunile sau puteți sări peste un vas complet.
  • Când vin oamenii, le puteți întreba imediat despre alergii. Deci, puteți spune destul de devreme în bucătărie că trebuie să gătească în plus.
  • Dacă, în mod surprinzător, mai mulți oaspeți sosesc decât au fost planificați, ar trebui să puteți trimite pe cineva care este încă la cumpărături. Deci, puteți face față cu mulțimea crescută.
  • Imaginea intitulată 901058 31
    3
    Dacă copiii se află pe lista de oaspeți, ar trebui să acordați atenție și produselor alimentare puncto. Copiii au așteptări diferite față de adulți și este mai bine să informeze părinții înainte de eveniment.
  • Copiii mici se vor face mai ușor cu porții mici, iar părinții vor aprecia de asemenea că au hrană pentru copiii lor.
  • Copiii cu vârsta mai mare de 10 ani pot mânca alimentele obișnuite pentru adulți.
  • Dacă sunt prezenți mamele cu copii mici, trebuie să planificați un colț de îngrijire medicală și de împachetare.
  • Imaginea intitulată 901058 32
    4
    Atunci când sunt implicați copiii mici, acestea pot deveni foarte puternice și furtunoase. Pregătește-te pentru asta.
  • Informați-vă în prealabil cu clienții dvs. despre astfel de lucruri. Echipa dvs. ar trebui să știe apoi și, dacă este necesar, să intervină corect.
  • Chiar dacă poate fi greu să interzicăți un oaspete de la băut, deoarece el avea în mod clar suficient, în cele din urmă este întotdeauna cea mai bună decizie.
  • Dacă există persoane care au probleme, trebuie să discutați cu oaspeții și să întrebați clientul dvs. dacă doriți să rezolvați problema.
  • Dacă oamenii se așează în altă parte decât cardurile de masă ar fi intenționat, ar trebui să discutați cu clienții dvs. cât de bine este acest lucru.
  • Imaginea intitulată 901058 33
    5
    Vremea poate întotdeauna să strică factura. Deci, ar trebui să țineți întotdeauna un ochi pe raportul de vreme și să aveți o alegere la îndemână.
  • Uneori este de asemenea recomandabil să încheiați asigurarea, care este responsabilă dacă ceva nu merge bine.
  • Sfaturi

    • Ar trebui să aveți întotdeauna o cutie de salvare, un stingător de incendiu și o companie pregătită. Probabil că nu veți avea nevoie de ea, dar trebuie să fie gata pentru o urgență.
    • Când oamenii sunt obosiți sau arata ca au probleme, ar trebui să le întrebați și să le obțineți ceea ce au nevoie. Poate că nu beți sau mâncați suficient sau doar doriți să vă odihniți puțin?
    • Fiecare oaspete ar trebui să aibă o vedere bună asupra scenei.
    • Nu trebuie să uitați că gestionarea evenimentului altcuiva este o onoare, chiar dacă poate fi stresantă.
    • În calitate de manager, trebuie să fii un om cu totul. Poate că trebuie să sari în calitate de partener de dans sau să le clătiți în bucătărie. Ar trebui să fii gata pentru orice!
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit