Scrieți un raport săptămânal

Rapoartele săptămânale sunt utilizate pe scară largă în multe companii și în comerțul cu amănuntul, precum și în proiecte de cercetare și stagii. Scrieți un raport săptămânal solid, astfel încât supervizorii dvs. să aibă o idee clară despre progresul dvs.

conținut

Metodă

Partea 1aranjați informațiile
Partea 2dați raportul un format
Partea 3utilizați limbajul persuasiv

metodă

Partea 1
Aranjați informațiile

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 1

Determinați scopul raportului dvs. Deși poate fi o parte din munca dvs. de a trimite rapoarte săptămânale, scopul principal al rapoartelor nu este de a vă păstra locul de muncă. Identificați motivul pentru care angajatorul dvs. dorește rapoarte săptămânale, astfel încât să știți exact ce informații trebuie incluse și ce puncte sunt cele mai importante.

În mod tipic, raportul dvs. va servi pentru a informa managerii despre starea proiectelor dvs. și pentru a le ajuta să ia decizii.
De exemplu, dacă sunteți un manager de vânzări cu amănuntul, este posibil să trebuiască să scrieți rapoarte săptămânale de vânzări. Angajatorul dvs. ar putea utiliza acest raport pentru a evalua performanța, prețurile și comenzile pentru magazinul dvs.
Atunci când trimiteți rapoarte săptămânale pentru un stagiu sau un proiect de cercetare, scopul este să informați angajatorul sau tutorele despre progresele înregistrate și să anunțeți realizări sau descoperiri importante.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 2

Determinați cine vă va citi raportul. Stabilirea cine este publicul dvs. este esențială pentru planificarea raportului dvs. Fără a ști cine va citi raportul dvs. (și de ce), nu aveți cum să știți care este cea mai importantă informație.

Cunoașterea publicului vă ajută, de asemenea, să vă alegeți stilul de limbă. De exemplu, într-un raport pentru un grup de copii de cinci ani, ați folosi o limbă complet diferită de cea a unui director executiv mare.

De asemenea, veți avea o idee mai bună despre ceea ce știe deja publicul dvs. și despre ce trebuie să explicați în detaliu sau despre ce trebuie să faceți referire la materiale suplimentare. De exemplu, dacă trebuie să scrieți un raport săptămânal referitor la un subiect legal care va fi citit de un grup de avocați, nu este necesar să furnizați un rezumat precis al legii. Cu toate acestea, un astfel de rezumat ar putea fi necesar dacă scrieți despre același subiect pentru directori sau angajați care nu au pregătire legală.

Dacă raportul dvs. este scris în legătură cu un stagiu, un proiect de cercetare sau altă activitate educațională, rețineți că publicul dvs. nu este profesorul sau îngrijitorul dvs., chiar dacă îi dați raportul. Pentru a-ți găsi publicul țintă în acest context, concentrează-te pe natura proiectului și a departamentului în ansamblu.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 3

Prioritizați punctele cheie din raportul dvs. În timp ce țineți raportul cât mai scurt posibil, este important să rețineți că publicul dvs. nu va citi raportul în ansamblu. În acest sens, informațiile sau concluziile cheie trebuie să înceapă la începutul raportului.

De exemplu, dacă scopul raportului dvs. este de a compara și de a compara trei mărci diferite de dispozitive și apoi de a recomanda cel care credeți că este cel mai potrivit pentru companie, concluzia dvs. ar trebui să fie la început. Apoi, puteți continua explicând de ce.

În general, prima pagină a raportului dvs. ar trebui să cuprindă un rezumat al rezultatelor, recomandărilor sau concluziilor. Utilizați restul raportului pentru a merge mai departe și pentru a le permite cititorilor să își aprofundeze cunoștințele despre rezultate, dacă doresc sau au nevoie de ele.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 4

Rețineți "soarta" obișnuită a raportului dvs. În cele mai multe cazuri, rapoartele săptămânale sunt create în scopuri de documentare și arhivate în consecință. În cele mai multe situații, este rar să se citească un raport săptămânal din față în spate și nu trebuie să vă așteptați.

Dar nu folosiți acest lucru ca o justificare pentru a vă înșela prin raport sau pentru a trimite rapoarte neglijente de slabă calitate. Un raport scris neglijent va atrage probabil atenția și va spune: "Știam că nimeni nu ar citi-o cu adevărat" nu este o scuză pentru munca fără griji.

Chiar dacă doriți ca raportul ca întreg să fie de înaltă calitate și bine scris, trebuie să vă concentrați asupra secțiunilor raportului pe care audiența dvs. le va citi cel mai probabil. Acestea vor fi de obicei rezumatul și concluziile sau recomandările. Acestea ar trebui să fie fără probleme.

Rețineți că supervizorul dvs. nu vă citește raportul, deoarece nu are importanță pentru el sau pentru că nu are importanță. Liderii au multe de făcut și sunt competenți în colectarea informațiilor de care au nevoie pentru a lua decizii în mod eficient. Ei nu vor citi întregul raport dacă nu trebuie - dar îl vor păstra în caz de nevoie mai târziu.

Partea 2
Dați raportul un format

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 5

Solicitarea de șabloane. Multe companii au formate standardizate pentru rapoarte săptămânale, iar managerii sau directorii sunt obișnuiți să primească informațiile în acest fel. Folosirea unui alt format poate provoca frustrare și confuzie.

Acest lucru este deosebit de important în rapoartele de vânzări. Managerii se obișnuiesc să schimbe un raport și știind exact ce pagină pot găsi un anumit număr sau informații. Dacă utilizați un format diferit, raportul va fi alături de inutil, deoarece trebuie să îl citiți în întregime pentru a găsi ceea ce aveți nevoie.
Vorbiți cu vrăjitorii de administrare pentru a afla dacă există stiluri pe care le puteți utiliza, astfel încât să nu trebuiască să le recreați în procesorul de texte. Multe companii au șabloane de documente, cu setările corecte, inclusiv margini, tabele, stiluri de paragrafe și fonturi.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 6

Luați în considerare metoda de depunere. Dacă imprimați un document sau îl trimiteți ca atașament digital într-un e-mail, acesta va trebui să fie proiectat diferit decât pur și simplu prin transmiterea informațiilor în corpul unui e-mail.

De exemplu, dacă trimiteți raportul ca atașament la un e-mail, trebuie să scrieți rezumatul în textul mesajului de poștă electronică. Prin urmare, cititorul dvs. nu trebuie să deschidă atașamentul pentru a afla ce este raportul dvs.

Dacă trimiteți un raport de hârtie, va trebui să adăugați o scrisoare de intenție sau o copertă pentru a fi identificată și depusă în mod corespunzător.

Indiferent de modul în care trimiteți raportul dvs., asigurați-vă că numele dvs. este pe toate paginile și toate paginile sunt numerotate "X prin Y". Paginile se pot destrăma ușor și oamenii ar trebui să poată să afișeze dintr-o privire dacă raportul este complet și cine l-a scris.

Puteți să inserați cu ușurință informațiile necesare ca antet pe fiecare pagină. De exemplu, antetul putea citi "Raportul de vânzări Sally Sunshine, săptămâna 32, Pagina 3 din 7."

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 7

Adăugați o versiune scurtă. Rezumatul executiv este un scurt rezumat al întregului raport, de obicei în unul sau două paragrafe, cu câteva fraze pentru fiecare secțiune a raportului. Ideea din spatele acestui lucru este că un lider poate citi acest rezumat și îl poate folosi pentru a lua o decizie, fără a trebui să citească mai departe, atâta timp cât rezultatele sunt în concordanță cu așteptările lor inițiale pe această temă.

Într-o versiune scurtă, este deosebit de important să se utilizeze un limbaj clar, concis, ușor de citit. Evitați jargonul tehnic și frazele care pot necesita o explicație, chiar dacă știți că publicul dvs. este familiarizat cu acești termeni.

Scrieți rezumatul la sfârșit, după ce ați terminat cu toate celelalte părți ale raportului. La urma urmei, nu puteți rezuma nimic care nu a fost încă scris. Chiar dacă aveți o idee clară despre cum să vă proiectați raportul, lucrurile se pot schimba pe măsură ce scrieți.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 8

Structurați călcâiele și secțiunile. După ce înțelegeți formatul în care scrieți raportul, trebuie să evidențiați secțiunile care corespund scopului raportului dvs.

Verificați structura pentru a vă asigura că o secțiune se mută logic la următoarea și asigurați-vă că este adaptată publicului vizat pe care l-ați identificat pentru raport.

Raportul dvs. va include de obicei un rezumat, o introducere, concluzii și recomandări, rezultate și o discuție despre acestea, precum și o listă de referințe. De asemenea, puteți include atașamente cu date relevante, precum și un cuprins pentru rapoarte mai lungi - dar rapoartele săptămânale nu sunt, de obicei, suficient de lungi pentru aceasta.

Fiecare secțiune a raportului dvs. acoperă un singur subiect. În cadrul acestei secțiuni, fiecare paragraf tratează un aspect unic al acestuia. De exemplu, dacă raportul dvs. conține o secțiune numită "Mărci populare pentru copii", ați putea începe propriul paragraf pentru fiecare marcă. Dacă vă împărțiți în haine pentru băieți și fete, puteți scrie și paragrafe separate pentru fiecare marcă.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 9

Dacă este necesar, creați o foaie de acoperire sau o scrisoare de intenție. Rapoartele mai rapide pot să nu necesite o pagină de copertă separată, dar cele mai lungi ar trebui să aibă o singură pagină care să vă identifice ca autor al raportului și să identifice pe scurt scopul raportului.

Pagina de titlu este diferită de abstract și se referă, în esență, la informațiile necesare administrației, i. astfel încât raportul să poată fi arhivat corect.

Angajatorul dvs. poate avea un șablon specific pentru rapoartele săptămânale care ar trebui utilizate. Dacă este cazul, asigurați-vă că utilizați exact acel format.

Cel puțin acoperirea ar trebui să titlul sau descrierea raportului dvs. (cum ar fi, de exemplu, „Weekly Report de vânzări“), precum și numele și numele tuturor celorlalți care au lucrat la raportul, numele companiei și data la care a finalizat raportul sau a fost trimis.

Partea 3
Utilizați limbajul persuasiv

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 10

Creați titluri și subtitrări eficiente. Titlurile și subtitlurile dvs. ar trebui să permită cititorilor să găsească rapid anumite secțiuni ale raportului care le interesează sau care doresc să le citească pentru a obține mai multe informații, concluzii sau recomandări.

Asigurați-vă că titlurile și subtitrările descriu în mod clar și precis conținutul fiecărei secțiuni sau paragrafe.
De exemplu, dacă proiectați un raport săptămânal de vânzări, puteți include secțiuni despre "Tendințe în îmbrăcăminte pentru femei", "Tendințe pentru îmbrăcăminte pentru bărbați" și "Marci populare pentru copii". În aceste secțiuni, puteți adăuga subtitrări care subliniază anumite tendințe sau branduri populare.
Utilizați aceeași structură gramaticală pentru toate titlurile, făcând raportul dvs. logic și consecvent. De exemplu, dacă primul dvs. titlu citește "Intrarea în bărbați", al doilea titlu poate fi "Îmbrăcămintea pentru femei" și nu ceva de genul "Numere de vânzări pentru femei".

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 11

Scrieți în propoziții simple și clare. Exemple mici în structura propoziției comune "subject-verb-object" arată că gândurile sunt clare și că dați recomandările și concluziile cu încredere.

După redactarea unui raport, citiți-l și ștergeți tot ce nu este necesar. Găsiți acțiunea în fiecare propoziție și plasați persoana care face acțiunea de lângă verb. Gândiți-vă la fiecare propoziție ca fiind "cine face ceea ce".

Șterge frazele inutile și jenante, cum ar fi "implicarea", "în scopul" sau "în vederea".

Puteți găsi acest stil de a scrie plictisitor, dar scopul raportului dvs. săptămânal nu este de a distra. Acest stil va transmite cel mai eficient mesajul dvs. și vă va oferi cititorilor informațiile de care au nevoie.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 12

Mențineți raportul obiectiv și imparțial. Deși puteți face recomandări, acestea ar trebui să se bazeze pe fapte, nu pe opinii sau sentimente. Convingeți-vă pe cititorii dvs. cu fapte puternice și un stil clar.

Evitați adjectivele și alte fraze aglomerate, precum și fraze pozitive sau negative. Concentrați-vă pe fapte în schimb.

De exemplu, să presupunem că raportul de vânzări săptămânal include recomandarea de a promova unul dintre vânzători. Subliniați această recomandare cu fapte care subliniază performanța angajatului, în loc să inserați detalii subiective sau apeluri emoționale. „Sally are întotdeauna cele mai bune vânzări în magazinul nostru, chiar dacă ea lucrează 15 ore pe săptămână“ este mai bun decât „Sally este angajatul nostru mai frumos și este întotdeauna foarte harnic, chiar dacă au fost nevoiți să reducă programul de lucru pentru a avea grijă de mama ei bolnavă. "

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 13

Utilizați verbe puternice. Dacă scrieți într-o voce activă, vei fi o parte din vorbire care spune cititorilor ceea ce sa întâmplat în propoziție - verbul Folosește verbe scurte, puternice, care descriu acțiunea care are loc, desigur ..

Prefer verbe simple. De exemplu, "utilizarea" este mai bună decât "profitarea".

Verbele care descriu procesele gândirii - gândiți, știți, înțelegeți, credeți - sunt uneori necesare, dar în general mai puțin semnificative decât verbele care descriu o acțiune. Este posibil să trebuiască să vă întoarceți la declarația dvs. și să o reformulați pentru a o face să fie activă. Să presupunem că ați scris: "Cred că vânzările noastre se vor îmbunătăți în următoarele luni". Luați această afirmație separată și gândiți-vă de ce credeți asta. Apoi, îl puteți transforma într-o expresie activă, cum ar fi "În mod tradițional, creșterea vânzărilor în perioada anterioară sărbătorilor. Este previzibil să se îmbunătățească în noiembrie și decembrie. "

Pentru a vă menține stilul de scriere orientat spre acțiune, citiți-vă raportul, eliminați propozițiile și înlocuiți substantive cu verbe, ori de câte ori este posibil. De exemplu, "prin decizia unanimă" este mai slabă decât "decisă în unanimitate" și "protecția" sună mai bine decât "asigură protecție".

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 14

Evitați expresiile pasive. Când scrieți în pasiv, luați stresul interpretului acțiunilor și subliniați obiectul acțiunii. În unele situații, acest lucru este necesar din motive politice sau diplomatice, dar în mare parte cauzează numai spongiositate și confuzie.

Frazele active recompensează persoana care a făcut actul și îi arată cititorilor raportului care este responsabil pentru aceste acțiuni. Pentru a înțelege de ce este important acest lucru, imaginați-vă un articol despre un incendiu distructiv care spune: "Din fericire, copiii au fost mântuiți". Cu toate acestea, este important să înregistrați cine a salvat acești copii. Dacă articolul a spus: "Pastorul satului a mers la orfelinat o duzină de ori și a salvat toți copiii", știi cine merită recunoașterea faptului că eroul era în această situație.

Limbajul activ este, de asemenea, important pentru a reprezenta acțiuni care ar putea avea consecințe negative. Dacă scrieți în raport "au fost făcute greșeli", angajatorul dvs. va dori să știe cine a făcut aceste greșeli, astfel încât persoana responsabilă să poată fi disciplină în consecință. Dacă faci greșeli, va face o mare diferență de a-ți asuma responsabilitatea și de a sta în picioare.

Pentru a elimina frazele pasive, căutați "verbele". Când le găsiți, aflați ce este complotul în propoziție, aflați cine le execută și puneți persoana în prim plan.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 15

Trimiteți date cu elemente vizuale. Graficele și graficele sunt mult mai ușor de citit și de înțeles decât un paragraf care oferă aceleași informații - mai ales dacă informațiile pe care urmează să le furnizați conțin numere mai multe.

Alegeți elementul vizual potrivit pentru a transmite informațiile cititorului dvs. într-o manieră utilă și adecvată scopului raportului.

De exemplu, puteți alege o diagramă de linie pentru a afișa tendința de creștere a vânzărilor de jachete din lână. Această prezentare ar arăta creșterea mai eficientă decât o diagramă lunară de vânzări de jachete de lână, deoarece aceasta ar forța cititorul să privească toate numerele, să le compare și să vadă că acestea cresc. Toate acestea se pot face cu o privire rapidă asupra diagramei liniei.

Rețineți că ochiul este atras de elemente vizuale. Asigurați-vă că acestea sunt ordonate, clare și în locul potrivit. Includeți elemente vizuale numai dacă acestea sunt necesare pentru recomandările sau concluziile dvs.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 16

Eliminați jargonul tehnic. Fiecare industrie sau sector academic are anumiți termeni care nu par să scape, și buzzwords care provin din cărți sau articole populare. Deși uneori utile, de obicei nu livrează sau difuzează mesaje în mod eficient.

Poate fi util să faceți o listă de buzzwords populare din industrie, astfel încât să nu le utilizați prea mult în rapoartele dvs. Când raportul dvs. este finalizat, puteți pur și simplu să căutați în document aceste cuvinte și să le înlocuiți după cum este necesar.

Rețineți că folosirea excesivă a cuvintelor buzz nu arată cititorilor dvs. că știți zona specifică, ci mai degrabă opusul. Executivii și managerii sunt, de obicei, mai în vârstă și au văzut sute dintre aceste cuvinte buzunare vin și pleacă. Dacă îi folosiți prea des, ei vor crede că sunteți leneși, nu știți exact despre ce vorbești sau doar încercați să le impresionați.

De asemenea, trebuie să utilizați utilizarea exagerată a expresiilor complicate. De exemplu, doar pentru că scrieți un raport care rezumă o problemă juridică nu înseamnă că trebuie să impuneți acest raport cu tone de jargon solicitant.

Imaginea intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 17

Citiți cu atenție raportul. Dacă raportul dvs. este plin de greșeli de ortografie și gramatică, acesta va distrage cititorii și vă va lăsa cu o impresie proastă. Scrieți-vă raportul destul de devreme înainte de termenul limită, astfel încât să aveți suficient timp să îl citiți cu atenție.

Activați corectarea ortografiei și gramaticii în procesorul dvs. de text, dar nu vă bazați pe el în întregime. Aceste programe ignoră o mulțime de greșeli, mai ales atunci când vine vorba de cuvinte care sunt greșite în context, dar există, cum ar fi "în timp" sau "în timp".

Citirea raportului dvs. de la început până la început este o modalitate bună de a vă asigura că nu ați trecut cu vederea greșelile. În special, dacă sunteți familiarizați cu ceea ce ați scris, veți trece ușor cu vederea pe cine ați omis cuvinte, deoarece creierul dvs. le inserează automat. Asta nu se va întâmpla dacă citiți înapoi.

Citirea cu voce tare este un alt mod minunat de a găsi greșeli și de a îmbunătăți stilul. Dacă vă aflați prins în timp ce citiți o anumită teză sau paragraf, este probabil ca această parte a raportului dvs. să fie dificil de citit - cititorii dvs. vor ghida și ei în mod mental. Refaceți secțiunile dificile, astfel încât acestea să fie mai ușor de citit.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit