DifiTsi.com

Creați litere formate pe computer

Mail Merge este o caracteristică comună a software-ului de birou de astăzi, care vă permite să personalizați un document pentru mulți destinatari. Puteți configura și executa îmbinarea de corespondență pentru fiecare tip de document. Acestea includ plicuri, etichete, scrisori de formă, e-mailuri, faxuri și cupoane numerotate. Citiți pașii de mai jos pentru a afla cum să faceți o îmbinare de corespondență pe calculatorul propriu.

metodă

Metoda 1
preparare

Imaginea intitulată Efectuați o combinație de e-mail Pasul 1
1
Creați un fișier. Aceasta poate fi o foaie de calcul, o bază de date sau chiar un document text cu formatarea corectă. Foile de calcul sunt cele mai frecvent utilizate - acest ghid presupune că utilizați o foaie de calcul.
  • Fișierul dvs. trebuie să conțină toate informațiile care se schimbă de la copiere la copiere. De exemplu, dacă doriți să scrieți o scrisoare de formă, fișierul va conține numele și eventual adresele tuturor destinatarilor literei.
    • Plasați diferitele informații într-o cutie de-a lungul unei linii, astfel încât informațiile (prenume, prenume, titlu onorific și așa mai departe) să fie într-o coloană separată.
  • Faceți nume rezonabile ale coloanelor. Combinarea de mesaje citește datele în coloane. Se presupune că prima intrare în fiecare coloană de informații este numele generic pentru acest tip de informații, așa că folosește nume semnificative acolo.
    • Început z. De exemplu, cu o coloană de nume și scrieți "primul nume" în primul câmp. Apoi scrieți toate primele nume într-un câmp nou de mai jos. Când ați fost întrebat câmpul pe care doriți să îl includeți în scrisoarea dvs., veți găsi opțiunea "First Name" și veți ști ce este în coloana respectivă.
  • Utilizatorii Microsoft Office care utilizează Outlook pentru mesajele e-mail pot să folosească opțional agenda lor Outlook ca fișier.
  • Imaginea intitulată Faceți o combinație de e-mail Pasul 2
    2
    Salvați fișierul. Stocați-l unde este ușor de găsit și dați-i un nume pe care îl veți aminti cu ușurință.
  • Imaginea intitulată Efectuați o combinație de e-mail Pasul 3
    3
    Scrieți documentul principal. Acesta este documentul în care veți introduce informațiile. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formă, documentul principal este litera. Tot ce va fi introdus prin funcția de îmbinare a corespondenței (de exemplu, nume) va fi lăsată goală momentan.

    • Metoda 2
    Funcția de îmbinare a corespondenței în MS Office

    Imaginea intitulă Efectuați o combinație de e-mail Pasul 4
    1
    Deschideți panoul de activități Merge pentru corespondență. Faceți clic pe zona din documentul principal pentru al deschide. Dacă nu apare, deschideți meniul Instrumente și selectați opțiunea Mail Merge din listă.
  • Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 5
    2
    Răspundeți la întrebările MS-Office. Funcția de combinare a corespondenței în Office include câțiva pași care vă vor ușura viața, permițându-vă să vă îmbinați fișierele într-un mod inteligent și precis.
    • Începeți prin a spune ce fel de document scrieți. Faceți clic pe opțiunea care vă convine cel mai bine și apoi pe.
    • Selectați "documentul de pornire" (documentul principal) pe care doriți să îl utilizați. După finalizarea acestor pași, ar trebui să puteți alege "Utilizați documentul curent". Faceți clic pe următorul.
  • Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 6
    3
    Selectați fișierul pentru a fuziona. Acesta este fișierul care conține informațiile pe care le-ați creat mai devreme. Selectați butonul radio corespunzător și faceți clic pentru a căuta sursa de fișier și faceți clic pe Deschideți pentru a vă conecta la documentul principal.
    • Dacă doriți să utilizați agenda Outlook, faceți clic pe opțiunea corespunzătoare.
  • Imaginea intitulă Efectuați o combinație de e-mail Pasul 7


    4
    Selectați datele pe care doriți să le utilizați. Puteți să activați sau să dezactivați linii de informații după cum doriți. Aceasta vă permite să selectați elementele de informații din sursa de date pe care doriți să le importați în documentul principal. Acest lucru vă permite să utilizați sursa de date în timp pentru diverse alte lucruri. Dacă sunteți mulțumit (ă), faceți clic pe Continuare.
    • Datele pot fi sortate făcând clic pe titlurile fiecărei coloane. Acest lucru poate fi util dacă trebuie să căutați rapid prin multe informații.
  • Imaginea intitulată Efectuați un pas de corespondență în etapa 8
    5
    Introduceți câmpurile de date. Pe pagina următoare din panoul de activități vi se va solicita să vă scrieți documentul dacă nu ați făcut-o deja. Apoi, veți primi o serie de opțiuni pentru introducerea datelor din fișier în document.
    • Introduceți un câmp de date prin plasarea cursorului în câmp, apoi faceți clic pe butonul corespunzător din panoul de activități pentru al lipi.
      • Puteți șterge câmpurile de date false sau duplicate cu tasta DEL, la fel cum ați elimina literele obișnuite sau un număr.
    • Opțiunile implicite se pot schimba ușor pe baza tipului de document. Software-ul va face tot posibilul pentru a introduce informațiile corespunzătoare din sursa de date selectată. De exemplu, pentru o scrisoare de afaceri, doriți să includeți un bloc de adrese care conține fiecare destinatar cu numele și prenumele și adresa completă organizată pe câteva rânduri.
      • Unele dintre opțiunile prestabilite vor deschide ferestre suplimentare, astfel încât să puteți completa informațiile corespunzătoare. Acestea sunt toate mai mult sau mai puțin simple și ușor de înțeles.
      • Dacă utilizați o presetare și nu puteți găsi informațiile corecte, dați clic pe butonul "Introduceți câmpurile de potrivire" pentru a preda programul că numele câmpurilor se potrivesc cu numele său implicit. De exemplu, îi puteți spune că ar trebui să utilizeze categoria "nume de familie" din sursa de fișier pentru a completa "numele de familie" într-un câmp de adresă.
    • Pentru a utiliza propriile câmpuri, faceți clic pe "Mai multe opțiuni". Veți vedea numele pe care le utilizați în fiecare coloană și le puteți utiliza în schimb.
  • Imaginea intitulată Efectuați o combinație de e-mail Pasul 9
    6
    Verifică-ți scrisorile. Colaborarea de corespondență nu vă va afișa informațiile specifice câmpurilor din documentul dvs. principal până când nu îl imprimați, dar Office are o caracteristică de previzualizare care vă permite să verificați și să vă asigurați că informațiile apar corect, așa cum ați plasat câmpurile în documentul dvs. Nu ezitați să o folosiți până când sunteți mulțumiți și știți că totul este bine.
  • Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 10
    7
    Finalizați îmbinarea de corespondență. În ultima fereastră a panoului de activități Mail Merge veți fi informat că totul este pregătit pentru imprimarea documentelor. Un set de informații apare pentru fiecare document tipărit, iar programul va tipări cât mai multe copii ca și seturile de informații.
    • Dacă doriți să faceți modificări individuale la anumite litere, puteți face acest lucru făcând clic mai întâi pe "Editare litere individuale" în panoul de activități.

    • Metoda 3
    Funcția de îmbinare a corespondenței în OpenOffice.org

    Imaginea intitulă Efectuați o etapă de combinare a corespondenței 11
    1
    Creați o bază de date. OpenOffice.org necesită întotdeauna un fișier de bază de date pentru îmbinarea datelor, dar vă puteți crea datele într-o foaie de calcul.
    • Din documentul principal, deschideți meniul Fișier și alegeți să creați un nou fișier de bază de date.
    • În fereastra care apare, selectați opțiunea "Conectați-vă la o bază de date existentă". Selectați din meniul derulant Tabel, apoi faceți clic pe Următorul.
    • În ecranul următor, deschideți OpenOffice.org în fișierul de calcul tabelar de utilizat. Puteți selecta dacă bifați dacă doriți să protejați baza de date cu o parolă. Dați clic pe următorul după ce ați terminat.
    • În ecranul următor, alegeți să înregistrați baza de date pentru a putea accesa ulterior și decideți dacă doriți să deschideți acum fișierul bazei de date pentru editare. (Probabil că nu trebuie să faceți acest lucru dacă în prezent creați fișierul de calcul tabelar.) Faceți clic pe Terminare pentru a salva baza de date.
      • Asigurați-vă că pentru a oferi o bază de date un nume pe care le puteți aminti cu ușurință.
  • Imaginea intitulă Efectuați un pas de fuzionare a corespondenței 12
    2
    Introduceți câmpurile. După ce vă conectați datele la o bază de date pe care OpenOffice.org o poate înțelege, îmbinarea acelei baze de date cu Mail este o chestiune simplă, atât timp cât știți unde să căutați.
    • Folosind meniul Inserare, selectați "Câmpuri" și apoi "Altele ..." din submeniu. Alternativ, puteți utiliza comanda F2.
    • În fereastra care se deschide, faceți clic pe fila "Baza de date".
    • Faceți clic pe butonul Răsfoiți din partea dreaptă jos a ferestrei și găsiți fișierul bază de date pe care tocmai l-ați creat.
      • După selectarea bazei dvs. de date, aceasta va apărea în lista intitulată "Selecția bazei de date" din partea dreaptă a ferestrei.
    • Din lista "Tip" din partea stângă a ferestrei, alegeți "Merge Fields."
    • Faceți clic pe + lângă baza dvs. de date și un fișier de foi de calcul va apărea sub el. Faceți clic pe "+" de lângă acesta și veți vedea numele câmpurilor pe care le-ați ales când creați foaia de calcul.
    • Selectați câmpul de inserat și faceți clic pe Lipire pentru a insera câmpul în documentul principal.
      • Nu uitați să poziționați cursorul în locul în care doriți să introduceți câmpul înainte de al introduce, sau va trebui să îl tăiați și să-l lipiți din nou în poziția corectă.
      • Ca și în MS Office, câmpurile de text din documentul dvs. primar vor fi tratate ca caractere alfanumerice. Puteți să le mutați cu bara de spațiu și să le ștergeți cu tasta DEL.
  • Imagine intitulată Faceți o etapă de combinare a corespondenței 13
    3
    Finalizați îmbinarea de corespondență. Verificați fiecare câmp pentru o plasare corectă. Când sunteți gata, imprimați documentul principal. Hârtia de corespondență imprimă o copie pentru fiecare set de intrări în fișierul pe care l-ați trimis în document.

    • Sfaturi

    • Procesoarele de text au adesea șabloane pe care le puteți utiliza pentru a crea documente primare.
    • Asigurați-vă că câmpurile se defalc în componente cât mai specifice. De exemplu, salutul (domnul, doamna, domnișoara) ar putea folosi numele și numele de familie pentru numele. Deci, acestea sunt trei câmpuri pentru nume, deci trei coloane separate cu un câmp pe coloană.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit