Răspundeți la apelurile telefonice politicos

Există multe situații în care trebuie să ridicați telefonul. Este important să se dezvolte forme bune de comunicare și să se știe cum să se răspundă corect la apeluri. Vă vom arăta cum să raportați în situații diferite.

conținut

Metodă

Metoda 1În birou
Metoda 2acasă
Metoda 3cutie poștală

Sfaturi
Avertismente
Ce ai nevoie

metodă

Metoda 1
În birou

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 1

Rămâneți profesionist. Dacă ridicați telefonul în birou, nu știți întotdeauna cine este la celălalt capăt al liniei. Ar putea fi șeful tău, un client, un coleg sau chiar un număr greșit. Dacă vă anunțați profesional, fiecare conversație va începe bine.

Chiar dacă vedeți numele apelantului, ar putea fi șeful dvs. să sune de la telefonul unui coleg! Dacă spui "da, ce este?", Va da oamenilor o idee despre ceea ce nu ar trebui să aibă.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos pasul 2

Concentrați-vă pe conversație. Opriți ce faceți și faceți o clipă de pregătire. Potriviți expresia facială la impresia pe care doriți să o oferiți la telefon. Asta face diferența: dacă zâmbești, se încruntă sau te plictisește de lacrimi, apelantul tău își va aminti asta prin tonul tău de voce.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 3

Întotdeauna imaginați-vă. În situațiile de afaceri, este potrivit să răspundeți telefonului cu numele dvs. și numele companiei: "Bună dimineața și vă mulțumesc că ați sunat la XYZ. Doamnă Müller, cum vă pot ajuta?

Dacă este un apel intern și știi asta, poți contacta, de asemenea, departamentul și numele tău: "Bună ziua, acesta este departamentul de Internet, numele meu este Lisa Meier. Cum vă pot ajuta? "Aceasta îi spune apelantului că a ajuns la persoana potrivită și că vrei să-l ajuți. Un ton prietenos și obligatoriu face apelul mult mai plăcut pentru toți cei implicați.
În multe situații de birou, există îndrumări pentru toți angajații cu privire la modul de răspuns la telefoane. Încercați să acționeze întotdeauna onest, indiferent cât de prost apăreți vrăjile specificate - clientul va observa dacă radiati cu adevărat entuziasmul sau doar mica ta aufsagst discurs: „Vă mulțumesc pentru telefon ChknLckn care FngrLckn cel mai bine în afaceri!“ Este sună complet ridicol, dacă nu-l spui cu convingere!

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 4

Înscrieți-vă cu o cantitate decentă de decență. Încercați să nu sune prea informat până când nu știți cine este apelantul.

În cazul în care apelantul nu se poate imagina, atunci spune: „Pot să întreb cine vorbește?“ Aceasta este o practică comună de către apelant pe de o parte știe că el va primi un tratament personal si, de asemenea, permis de altă parte, pentru a vă face o notă , trebuie să contactați persoana din nou sau să o puneți pe altă linie. Nu fi nepoliticos dacă îl întrebi pe apelant, altfel poate să nu fie mulțumit de serviciu.
Nu fi bârfăți sau vorbiți privat. Dacă nu discutați cu un coleg sau o prietena, nu există loc pentru asta într-un cadru de birou.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 5

Ascultă bine. Aflați de ce persoana sună și răspunde în mod corespunzător.

Dacă persoana pe care dorește să o atingă nu este acolo sau nu poate să vorbească, atunci spuneți apelantului: "Îmi pare rău, domnule Schmidt, domnul Brenner tocmai nu poate vorbi. Doriți să lăsați un mesaj?
Asigurați-vă că scrieți numele persoanei, numărul de telefon și motivul apelului. În acest fel, problema poate fi rezolvată cât mai repede și mai eficient posibil, dacă este un apel important.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 6

Aveți grijă când vine vorba de un apelant care dorește să adune informații. Dacă apelantul cere detalii despre dvs. sau despre ceilalți, atunci gândiți-vă bine la ceea ce spuneți. Chiar dacă apelantul îi numește numele și numele companiei sale, ar trebui să fii atent - dacă nu este un contact cunoscut și de încredere.

Spuneți într-o situație de afaceri: "Îmi pare foarte rău, d-le / doamna X. Politica companiei noastre nu îmi permite să publice astfel de informații. Puteți să explicați în detaliu de ce aveți nevoie de aceste informații? Atunci formați-vă judecata pe această bază.

Metoda 2
acasă

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 7

Fii tu insuti. Casa ta este sacră, așa cum se spune și, deși este important să răspunzi politicos la apelurile telefonice, de obicei nu trebuie să fii la fel de formal ca în birou.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 8

Salutare! Acesta este un salut universal care este comun în întreaga lume: "Bună ziua?" Spuneți-o cu un zâmbet și oamenii vor răspunde, de asemenea, de asemenea.

Dacă știți cine sună pe baza ID-ului apelantului și a experienței dvs., puteți să salut "Bună ziua Tommy! Ce mai faci?
Dacă aveți un număr de apelant și nu recunoașteți numărul sau dacă numărul apare ca "Necunoscut" sau "Închis", atunci nu este necesar să ridicați telefonul.
Dacă totuși doriți să răspundeți la apel, atunci ar trebui să înțelegeți că persoana de la celălalt capăt al liniei este, probabil, apelând la afaceri. Răspundeți în consecință. Dar aveți grijă înainte de a vă da numele străinilor. Un simplu "salut" este de ajuns.
Dacă persoana solicită un alt membru al gospodăriei, adresați-i apoi numele și compania înainte de a le spune ceva - ultimul lucru pe care îl doriți este să oferiți prea multă informație telemarkerilor! Dacă persoana reacționează evaziv sau nu dorește să spună cine sunt, amintiți - nu aveți nicio obligație să continuați această conversație.

Metoda 3
cutie poștală

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos Pasul 9

Luați mesajul dvs. de bun venit. Nu vin toate apelurile și, dacă cineva nu, atunci există robotul telefonic și cutia poștală pentru a prelua apelurile pierdute pentru noi. Pentru că nu știm cine se află pe robotul telefonic, este important să folosiți eticheta telefonică corectă.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos pasul 10

În birou, ar trebui să rămâi profesionist. Salutul dvs. la robotul telefonic la locul de muncă ar trebui să sune ceva asemănător cu ceea ce v-ați aștepta să primiți un apel direct: "Bună ziua, acesta este biroul d-lui Brenner. Vă rugăm să lăsați un mesaj cu numele, numărul de telefon și ora apelului. Dacă este o situație de urgență, contactați asistentul meu la numărul 415 555 1234. "

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon politicos pasul 11

La domiciliu puteți păstra mesajul simplu, prietenos și direct. Poți să spui: "Bună, asta e vorba de Stefan. Nu pot să vorbesc la telefon chiar acum, dar dacă îți lași numele și numărul, te sun înapoi cât mai curând posibil.

Dacă doriți un mesaj mai anonim, puteți spune, „Bună, acesta este numărul 415 555 1234. Nu pot accepta în prezent apelul, dar dacă lăsați numele și numărul tău, o să te sun înapoi.“
Există mai multe opțiuni pentru familie. Puteți vorbi pentru toată familia: "Bună ziua, aceasta este familia Reisch. Din păcate, nu putem răspunde la telefon în momentul de față, dar ne lasă un mesaj și vă vom suna înapoi cât mai curând posibil! "
Puteți lăsa vorbi întreaga familie (fie ca un cor sau individual), dar ideea de bază este aceeași: ne pare rău că am ratat apelul și nu poate pierde in greutate, chiar acum, vă rugăm să lăsați în urmă „un mesaj.
Indiferent ce faceți, nu spuneți niciodată: "Nu suntem acasă chiar acum", mai ales dacă nu sunteți acasă! Acest lucru l-ar lăsa pe potențialii necunoscuți să știe că pot doar "împrumuta" televizorul, stereo-ul și bijuteriile.

Sfaturi

Aveți mereu un notebook și un stilou pe telefon, deci nu trebuie să căutați exagerat dacă doriți să înregistrați un mesaj.
Dacă apelul este pentru altcineva, scrieți punctele cheie pentru a nu le uita. De exemplu: numărul de telefon, numele persoanei, ora apelului, motivul apelului etc.
Dacă telefonul dvs. are ID-ul apelantului, verificați cine vă sună înainte de a răspunde. Dar amintiți-vă, ar putea fi altcineva care să folosească telefonul persoanei respective. Același lucru este valabil dacă sunați la o altă persoană.
Dacă este posibil, du-te la un loc liniștit, astfel încât să nu deranjeze pe alții cu conversația dvs. și că puteți auzi mai bine.
Dacă lăsați un mesaj pentru cineva, este o idee bună să lăsați numărul de telefon de două ori - o dată la început și o dată la sfârșit. Acest lucru îi dă destinatarului timp pentru a ridica o notă și un stilou sau pentru a verifica numărul din nou dacă nu l-au înțeles prima dată. (Nu presupuneți că a dorit sau ar trebui să apese tasta de apel invers).