Salutați oamenii la telefon

Fiți conștienți de tonul vocii voastre. Fără a vă putea vedea, apelanții vă vor atrage credibilitatea, fiabilitatea și încrederea în sine, bazate exclusiv pe vocea dvs. Dacă luați un apel de afaceri, aceasta ar putea fi singura dvs. șansă de a convinge un partener de afaceri sau un potențial client. Tonul depinde de multe lucruri, cum ar fi o pronunțare clară, starea dvs. de spirit și entuziasmul pe care îl simțiți pentru a răspunde la telefon. S-ar putea să credeți că vocea voastră este suficient de puternică și suficient de clară pentru a fi ascultată de alții, dar nu trebuie în mod necesar să fie așa. Pe de altă parte, un zgomot la telefon este la fel de incomod ca un murmur și va da o impresie proastă despre tine. Încearcă să-ți practici tonul cu un prieten care știe ce faci. Obțineți feedback constructiv și lucrați la vocea telefonului dvs.

• Încercați să obțineți o pronunțare clară, cu o voce care este tare și ușor de înțeles, fără a fi nevoie să vă bateți.
  
• Înclinați-vă și ridicați-vă gâtul. Este mai ușor să suni entuziast în această poziție.
  
• Tonul dvs. ar trebui să fie întotdeauna plăcut și primit. Chiar dacă aveți foarte multe stresuri în viața voastră acum, nu ar trebui să vă afecteze tonul de voce dacă nu vorbiți cu mama dvs., care vă poate ajuta cu grijile voastre. Toți ceilalți apelanți se vor simți confidențiali numai printr-un ton plăcut de voce.
  
• Încercările de a rămâne pe telefon. Vei putea să respiri mai bine atunci când stai în picioare, deoarece diafragma ta nu va fi stinsă de așa ceva. În timp ce stați, aveți și mai multă energie, ceea ce se va reflecta în apelul vocii voastre.
  
• Zâmbiți când răspundeți la un apel. Zâmbetul este, de asemenea, vizibil în vocea ta și dă impresia de energie pozitivă.
  

Nu mâncați și nu beți pe telefon sau mestecați guma. Asta face sunete care nu vor fi ascunse de apelant - și sună îngrozitor. Alte sunete de corp pe care trebuie să le eviți atunci când vorbești la telefon sunt, de exemplu, flatulența, înghițirea limbii, buzunarele, căscatul, murmurarea sau ridicarea zgomotelor cu gura. Dacă aveți absolut nevoie de strănut sau tuse, atunci vă cer scuze și atenuați sunetul acoperind receptorul cu mâna.

Răspundeți la apel rapid. Dacă lăsați telefonul să sune de mai multe ori înainte de a ridica telefonul, apelantul va întreba de ce aveți nevoie de atâta timp. Dacă vă acordați timp pentru a răspunde la apel, apelantul poate fi deja nerăbdător și iritabil pentru tine. Poate chiar el se întreabă dacă îl luați cu adevărat în serios. Acest lucru este valabil mai ales într-un context de afaceri, dar și în cazul unui apel privat, cu excepția cazului în care acesta este un membru al familiei sau un prieten care știe deja că aveți nevoie de timp pentru a răspunde la telefon. Asta nu o face mai puțin frustrant pentru ea.

Bine ați venit apelantul cu un "salut". Dacă trebuie să fii mai profesionist, spune ceva de genul "bună dimineață" sau "bună după-amiază". Evitați să spuneți "hi" dacă nu doriți să suneți ca un copil. Dă-ți numele și, dacă e vorba de un apel la locul tău de muncă, poziția și / sau departamentul în care lucrezi.

• Un exemplu formal: "Bună ziua, numele meu este Elizabeth Jones de la Departamentul Juridic, cum vă pot ajuta?"
• Un exemplu mai puțin formal: "Buna, Elizabeth Jones la telefon." Nu trebuie să-ți dai numele de familie, dar dacă locuiești într-un apartament comun, poate fi util dacă apelantul caută o anumită persoană.
• Desigur, poți întreba și cu cine vorbești: "Buna, Elizabeth Jones, cu cine vorbesc?" În mod alternativ, puteți să numiți și numărul dvs. de telefon, atâta timp cât îl faceți încet și clar, lăsând timpul apelantului să vadă ce spuneți.
• Dacă acceptați apeluri de afaceri, spuneți întotdeauna "bună dimineață / zi" la început etc., apoi numele companiei. De exemplu, "Bună dimineața, acesta este Mark de la" Local Deli ". Cum vă pot ajuta? Aproape întotdeauna primele cuvinte sunt pierdute în linie, motiv pentru care nu trebuie să începeți în niciun caz cu numele companiei. "Local Deli, salut!" de exemplu, este, prin urmare, necorespunzătoare. Dacă apelantul nu înțelege în mod clar unde a sunat, ar putea fi nevoit să fie nesigur și să întrebe ce-l poate deranja și să-i facă pe dvs și compania dvs. să pară neprofesionale.
• Dacă apelantul este o persoană pe care nu ați auzit de mult timp, nu vă fie frică să vă exprimați bucuria de a auzi din nou de la persoană. Dar nu-i dă o conștiință vinovată!

Ascultați politicos și atent la solicitarea apelantului. În acel scurt moment, veți ști dacă apelantul dorește să vorbească cu dvs., dacă puteți proceda formal sau ușor, dacă ar trebui să scrieți un mesaj sau să dați telefonul cuiva. În această secțiune a conversației, trebuie să rămâneți politicos în toate circumstanțele și nu trebuie să întrerupeți apelantul. Dacă apelantul nu sa prezentat sau dacă numele nu este clar pentru dvs., atunci întrebați-l după ce a menționat cererea sa. Ceva de genul "Îmi pare rău, ți-ai putea repeta numele din nou?" ar trebui să fie perfect acolo.

• Dacă sunteți atât de ocupat încât apelul este o perturbare reală pentru dvs., atunci nu ar trebui să luați apelul. Când ridici telefonul, dați semnalul că știți cum să vorbiți, chiar dacă sunt doar câteva minute. Nu spuneți nimănui că sunteți prea ocupat să vorbiți: permiteți robotului sau căsuța poștală să facă acest lucru pentru dvs., mai ales atunci când vorbiți cu altcineva. Manipularea mai multor convorbiri la un moment dat este foarte confuză, atât pentru dvs., cât și pentru apelanți. În plus, există riscul ca rezonanța vocii voastre să rezoneze, ceea ce nu este doar foarte nepoliticos, ci oferă și apelantului rău.
• Nu răspundeți niciodată unui apel doar pentru a vă clarifica importanța. Cu un brutal "Sunt în prezent într-o întâlnire foarte importantă, nu pot vorbi", răspunsul este scandalos - nu ar fi trebuit să răspundeți mai întâi la apel.

Dacă trebuie să-l puneți în așteptare, îi spuneți politicos. Doar dacă nu aveți altă posibilitate. Unii oameni îți vor descrie preocupările înainte să ai chiar șansa de a interveni. În acest caz, trebuie să rămâi politicos și să-l lăsați pe apelant să știe că înțelegi cererea lui, dar trebuie să-l transmiteți persoanei responsabile de astfel de probleme. Dacă trebuie să-l păstrați în așteptare, spuneți ceva de genul "Vă pot pune în așteptare pentru o clipă sau ar trebui să vă sun înapoi acum?".

Lăsați un mesaj clar și clar pe robotul telefonic sau în cutia poștală. De asemenea, robotul telefonic este un fel de salut, precum și primirea și preluarea unui apel direct. Asigurați-vă că anunțul robotului telefonic este, de asemenea, politicos și corect. Evitați să mormăiți sau să lăsați o glumă proastă pe care doar unii dintre prietenii dvs. o înțeleg. Lăsați un mesaj care este succint și îi încurajează pe apelant să lase un mesaj, deoarece veți fi chemat înapoi cât mai curând posibil.

• Anunțurile dulci, amuzante sau tare pe robotul telefonului sunt doar drăguțe și amuzante pentru prietenii și rudele tale. Potențialii clienți, angajatori etc. vor fi informați doar despre imaturitate și lipsa de seriozitate din cauza acestor anunțuri.