DifiTsi.com

Porniți sau dezactivați un mesaj out-of-office în Outlook

Dacă sunteți departe de birou pentru o perioadă de timp sau doriți să plecați în vacanță, este posibil să doriți să spuneți persoanelor care v-au trimis un e-mail că nu vă aflați în birou. Dacă aveți un cont Exchange, atunci Outlook are această funcție automat. Dacă nu, puteți răspunde automat la e-mailuri, creând câteva reguli. Urmați acest ghid pentru a vă crea răspunsurile automate, cu sau fără un cont Exchange.

metodă

Metoda 1
Outlook 2010/2013

Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 1
1
Porniți răspunsurile automate. Alegeți un folder Exchange. Selectați dosarul din magazinul de mesaje. Trebuie să fi selectat un folder Exchange pentru a vedea opțiunea "Răspuns automat". Deschideți meniul Răspuns automat. Îl puteți găsi făcând clic mai întâi pe "Fișier".
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului din Microsoft Outlook Pasul 2
    2
    Configurați-vă răspunsurile. Puneți un semn de selectare lângă "Trimiteți răspunsurile automate". Puteți seta ora în care este trimisă nota de absență, bifând caseta corespunzătoare și specificând perioada de timp.
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului din Microsoft Outlook Pasul 3
    3
    Scrieți răspunsurile. Pentru e-mailurile trimise la dvs. din serverul Exchange, utilizați fila "În cadrul organizației mele". Pentru alte e-mailuri, utilizați fila "În afara organizației mele". Când ați terminat răspunsurile, faceți clic pe "OK".
  • 4
    Dezactivați răspunsurile automate. Dacă ați specificat o perioadă de răspunsuri automate, apoi a trimis nici un mesaj de vacanță după încheierea perioadei. Dacă nu ați specificat o perioadă de timp, o notificare de vacanță este trimisă atâta timp până când „răspuns automat“ deschide din nou meniul și un semn de selectare este în „Nu trimite răspunsuri automate“.

    • Metoda 2
    Outlook 2007

    Imagine intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 5
    1
    Porniți asistentul în afara biroului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Asistentul în afara biroului din meniul Instrumente. Puneți o bifă lângă "Trimiteți-vă din oficiu". Puteți seta ora în care este trimisă nota de absență, bifând caseta corespunzătoare și specificând perioada de timp.
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului din Microsoft Outlook Pasul 6
    2
    Scrieți răspunsurile. Pentru e-mailurile trimise la dvs. din serverul Exchange, utilizați fila În cadrul organizației mele. Pentru alte e-mailuri, utilizați fila "În afara organizației mele". Când ați terminat răspunsurile, faceți clic pe "OK".
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului în Microsoft Outlook Pasul 7
    3
    Dezactivați asistentul în afara biroului. Dacă ați specificat o perioadă de răspunsuri automate, apoi a trimis nici un mesaj de vacanță după încheierea perioadei. Dacă nu ați specificat o perioadă de timp, o notificare de vacanță este trimisă atâta timp până când „răspuns automat“ deschide din nou meniul și un semn de selectare este în „Nu trimite răspunsuri automate“.

    • Metoda 3
    Outlook 2003

    Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului în Microsoft Outlook Pasul 8
    1


    Porniți asistentul în afara biroului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Asistentul în afara biroului din meniul Instrumente. Puneți o bifă lângă "Momentan nu sunt în casă".
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 9
    2
    Scrieți răspunsurile. Introduceți mesajul dvs. de ieșire în câmpul "Următorul răspuns este trimis automat o dată fiecărui expeditor".
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara serviciului în Microsoft Outlook Pasul 10
    3
    Adăugați reguli. Puteți crea reguli specifice, cum ar fi trimiterea de e-mailuri de la anumiți expeditori unui alt destinatar. Faceți clic pe "adăugați regulă" pentru a vă crea o regulă. De exemplu, puteți crea o regulă care trimite colegilor dvs. e-mailuri de la anumiți clienți, astfel încât să nu pierdeți nimic în timp ce vă aflați departe.
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de tip Office Out din Microsoft Outlook Pasul 11
    4
    Dezactivați asistentul din afara biroului. Trimiterea avizului de absență continuă până când deschideți din nou asistentul de absență și bifați "Sunt în prezent în casă"

    • Metoda 4
    Trimiteți un mesaj out of office fără un cont Exchange Server

    Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului în Microsoft Outlook Pasul 12
    1
    Creați șablonul. Fără un cont Exchange, opțiunea Răspuns automat nu este disponibilă. Dar este încă posibil să trimiteți răspunsuri automate utilizând un șablon și câteva reguli. Începeți prin a scrie mesajul ca pe un e-mail. Acesta va deveni șablonul pentru răspunsurile dvs. automate.
    • Alegeți un subiect semnificativ, de exemplu "Eu nu sunt în birou până când sunt în birou “. De asemenea, puteți utiliza cuvintele "răspuns automat" în subiect, astfel încât destinatarul să știe imediat că este un răspuns automat.
    • Scrieți un mesaj scurt. Scrieți ca mesaj de poștă electronică un mesaj general care se potrivește tuturor celor care le primesc. Spuneți-i receptorului cum poate ajunge la el sau cine ar trebui să contacteze altfel.
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 13
    2
    Salvați șablonul. Când sunteți mulțumit de mesaj, faceți clic pe "Salvați ca ..." Selectați Șablon Outlook din meniul derulant "Salvare ca tip". Acest lucru salvează acest fișier ca un șablon care poate fi încărcat în Outlook.
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului de birou în Microsoft Outlook Pasul 14
    3
    Creați regulile. Pentru ca răspunsurile automate să funcționeze corect, va trebui să creați câteva reguli pentru automatizarea procesului. În Office 2003/2007, faceți clic pe "Instrumente", apoi pe "Reguli și alerte". Faceți clic pe fila "Fișier" din Office 2010/2013, alegeți "Reguli", apoi "Gestionați regulile și alertele". Aceasta deschide meniul "Reguli de e-mail".
  • Dați clic pe "Regula nouă". Apoi vi se va cere să alegeți un șablon. În secțiunea "Creați regula fără șablon", selectați "Verificați mesajele la sosire" și dați clic pe "Următorul".
  • Determinați ce e-mailuri ar trebui să primească răspunsul automat. Dacă doriți să le trimiteți pentru toate e-mailurile primite, puneți un marcaj lângă "trimis la mine". Puteți restricționa selecția prin specificarea expeditorilor speciali sau cu cuvinte speciale în subiect sau în mesaj. Dați clic pe "Următorul" când ați terminat selecția.
  • Descărcați șablonul. Verificați "răspundeți cu un anumit șablon" din fereastra următoare pentru a încărca mesajul pe care l-ați creat mai devreme. Dați clic pe linkul din captura "un șablon particular". Aceasta deschide o fereastră de dialog selectând "Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere". Deschideți mesajul pe care l-ați creat mai devreme.
  • Definiți excepțiile. Atunci când șablonul este încărcat, puteți specifica situațiile în care mesajul nu trebuie trimis, cum ar fi la un anumit destinatar sau la anumite tipuri de mesaje. Faceți clic pe "Următorul" când ați terminat selecția.
  • Dă-i o regulă un nume. Înainte de a termina, tot trebuie să oferiți regulii un nume. Luați ceva pe care vă puteți aminti cu ușurință, astfel încât să puteți depăși rapid regula în viitor. Verificați "activați această regulă" pentru ao activa, apoi faceți clic pe "Finalizați".
  • Imaginea intitulată Activarea sau dezactivarea asistentului în afara biroului din Microsoft Outlook Pasul 15
    4
    Opriți regula. Când vă întoarceți la birou, puteți opri regula prin redeschiderea meniului Gestionați regulile și alertele. Selectați regula pe care ați creat-o și faceți clic pe Ștergere.

    • Sfaturi

    • "Organizația" este, de obicei, compania dvs. și, de asemenea, persoanele care au un cont pe serverul Exchange.
    • Meniul Unelte se află în fereastra principală Outlook. Fereastra principală este fereastra care apare atunci când porniți Outlook și conține meniurile Fișier, Editare, Vizualizare, Deplasare, Instrumente, Acțiuni și Ajutor. În ferestrele în cazul în care te uiți la obiecte (e-mailuri, contacte, sarcini) sau creează, nu există niciun element de meniu „Extras“.
    • Dacă marcajul de auto-răspuns este setat la persoane din afara organizației mele, veți vedea "(To)" de lângă numele fila "Afară de organizația mea".
    • Contactul trebuie să se afle în folderul Exchange Server Contacts. Dacă persoana de contact există numai într-unul din folderele dvs. personale (.pst), răspunsul automat nu va fi trimis dacă alegeți "În cadrul organizației mele".
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit