Scrie instrucțiuni

Instrucțiunile trebuie să ajute cititorul să finalizeze o sarcină rapid, eficient și cu succes. Este important să menționăm fiecare detaliu. Un decalaj sau o greșeală poate împiedica cititorul. Utilizați următoarele instrucțiuni pentru a vă ajuta să scrieți un ghid.

conținut

Metodă

Partea 1pregătirea pentru scrierea instrucțiunilor
Partea 2scrieți instrucțiunile
Partea 3structurați instrucțiunile
Partea 4finalizați instrucțiunile

metodă

Partea 1
Pregătirea pentru scrierea instrucțiunilor

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni Pasul 1

Cunoaște-ți publicul țintă. Înainte de a începe să scrieți instrucțiuni, trebuie să cunoașteți publicul. Pentru cine scrieți? Sunt experți sau începători? Știind publicul țintă vă ajută să alegeți cuvintele potrivite, precum și nivelul corect al detaliilor și modul în care vă structurați ghidul.

De exemplu, atunci când explicați unui bucătar profesionist cum să coaceți un tort, nu trebuie să explicați cum să amestecați ingredientele, de ce este important să aduceți ouăle la temperatura camerei sau diferența dintre făina universală și cea auto-în creștere. Dacă explicați asta cuiva fără abilități de gătit, aceste definiții și explicații pot face diferența între un tort bun și un tort prost.
Mergeți mai bine în detalii decât prea puțin și nu tratați publicul ca experți. Astfel, vă asigurați că instrucțiunile dvs. sunt întotdeauna clare și ușor de înțeles.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 2

Identificați toate componentele necesare. Înainte de a începe, trebuie să precizați clar ce componente sunt necesare pentru a executa instrucțiunile. Aceasta poate fi o listă de ingrediente sau un grup de instrumente.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 3

Efectuați sarcina. O modalitate bună de a obține instrucțiuni clare este să faceți singur procesul. În acest fel puteți scrie pași specifici. Dacă încercați să reconstruiți pașii din memoria dvs., este posibil să nu vă amintiți totul. Apoi, permiteți altcuiva să facă această sarcină cu instrucțiunile. Cereți feedback, ce măsuri sunt confuze sau neclare.

Aveți grijă să nu pierdeți nimic. Dacă treceți prin pași importanți, veți face imposibil pentru cititor să finalizeze sarcina. De asemenea, asigurați-vă că ați jucat pașii în ordinea corectă.
De exemplu, dacă spui, "amestecați ingredientele cu un mixer și coaceți masa în cuptor la 350 de grade", cititorul poate crede că masa intră în cuptor în bolul de amestecare.

Partea 2
Scrieți instrucțiunile

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni Pasul 4

Stați așa. Instrucțiunile eficiente sunt simple. Nu utilizați fraze lungi, imbricate. În schimb, utilizați declarații clare, cuvinte cheie și ajutoare vizuale scurte.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni Pasul 5

Utilizați cuvinte active. Instrucțiunile ar trebui să fie pline de cuvinte active, descriptive. Începeți pașii dvs. cu verbe de acțiune. Acest lucru oferă cititorului o acțiune clară de executat. Fiecare pas trebuie citit ca o comandă și trebuie folosit imperativul.

Ori de câte ori definiți sau explicați ceva, folosiți o limbă descriptivă cât mai des posibil.
De exemplu, spuneți "Adăugați două ouă" în loc de "Două ouă trebuie adăugate la amestecul de coacere".

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni Pasul 6

Menționați numai informațiile necesare. Dacă includeți informații suplimentare, utilizați numai informațiile necesare. Întrebați-vă: "Cititorul are nevoie de această definiție pentru a înțelege instrucțiunile?" Sau "Cititorul are nevoie de acest sfat pentru a finaliza cu succes sarcina?"

Omiteți inserarea informațiilor inutile. Definițiile, sfaturile, pașii sau informațiile inutile pot confunda cititorul și pot face dificilă respectarea instrucțiunilor.

Imaginea intitulată Instrucțiuni de scriere Pasul 7

Adresați-vă cititorului. Când scrieți instrucțiuni, trebuie să adresați cititorului. Faceți acest lucru cu cuvântul "voi". Deci, ghidați cititorul personal prin pașii.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 8

Fii specific. Fiți cât mai concret posibil atunci când scrieți instrucțiuni. Rescrie exact ceea ce trebuie să faceți. Aceasta include în ce direcție trebuie rotită cheia, câți metri trebuie să meargă sau care ar trebui să fie coerența tortului atunci când este gata.

Dați-le exact toată masa. Dacă cineva trebuie să taie 5/8 inci de pe o placă, spune și așa.
De exemplu, dacă coaceți un tort, nu așteptați până la pasul 4 pentru a spune: "Înainte de a amesteca ingredientele, săturați făina și aduceți ouăle la temperatura camerei".

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 9

Utilizați tranzițiile de secvență și de timp. Tranzițiile ajută la conectarea pașilor împreună. De asemenea, acestea ajută la relaționarea ideilor. În instrucțiuni, ar trebui să utilizați tranzițiile de secvență și de timp. Acest lucru ajută cititorul să înțeleagă instrucțiunile pas cu pas.

Unele tranziții comune sunt: primul, următorul, apoi, în cele din urmă, după, înainte.

Partea 3
Structurați instrucțiunile

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 10

Utilizați o introducere. Înainte de a începe cu instrucțiunile detaliate, ar trebui să oferiți cititorului o scurtă introducere. Introducerea explică ce este posibil pentru cititor cu instrucțiunile și oferă o prezentare generală a procedurii. Acest lucru trebuie scris în limbaj simplu și clar.

Menționați scopul instrucțiunilor, care ar trebui să citească instrucțiunile și ce situație ar putea fi necesară pentru procedură.
Puteți menționa ceea ce nu este inclus în procedură.
De asemenea, puteți distribui informații de fundal în tutorial.
Introducerea poate conține orice avertismente sau informații care sunt importante înainte ca cititorul să înceapă procesul. Rețineți, totuși, că majoritatea oamenilor ignoră introducerea. Deci, nu menționați informații importante care nu sunt incluse în altă parte.
De exemplu, "Aceste instrucțiuni conțin informații despre cum să coaceți un tort de ciocolată. Primul capitol explică modul de combinare a ingredientelor umede și uscate, iar al doilea capitol explică felul în care coacerea funcționează corect. "
Dacă nu contează în ce ordine trebuie făcut ceva, începeți cu cel mai important pas.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 11

Organizați pașii pe rând. Instrucțiunile constau în sarcini secvențiale, interdependente. Înainte de a începe să vă scrieți instrucțiunile, trebuie să decideți ce pași sunt condiții prealabile. Aceasta înseamnă că trebuie să decideți ce trebuie făcut mai întâi pentru a finaliza sarcina globală.

De exemplu, dacă coaceți un tort, trebuie mai întâi să preîncălziți cuptorul, să amestecați ingredientele și să faceți glazura înainte de a putea completa tortul.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 12

Împărțiți instrucțiunile în sarcini separate. Cele mai multe instrucțiuni conțin mai multe sarcini care trebuie efectuate pentru a finaliza procedura. Organizarea instrucțiunilor în părți separate pentru fiecare sarcină face ca instrucțiunile să fie mai ușor de citit și ușor de înțeles pentru cititor.

De exemplu, când lucrați la o mașină, trebuie să faceți mai multe lucruri înainte de a putea lucra cu motorul. Trebuie să plasați mașina pe un ascensor și trebuie să scoateți alte piese sau capace de mașină. Fiecare dintre aceste sarcini necesită propriul set de instrucțiuni. Ar trebui să spargeți fiecare sarcină în părți separate, cu propriul set de instrucțiuni.
Aceste sub-instrucțiuni se fac în sortare secvențială, precum și sarcinile. Nu puteți scoate capacul motorului înainte ca carul să se afle pe ascensor sau dacă părțile care blochează capacul sunt îndepărtate. Elementele trebuie să fie listate în ordinea în care trebuie efectuate.
Încercați întotdeauna să explicați o sarcină în aproximativ 10 pași. Dacă obțineți peste 10 pași, încercați să rupeți procedura în mai multe subtascuri.
Acest lucru îi ajută pe oameni să se întoarcă și să-și urmărească progresul. Vor să știe când au reușit să-și îndeplinească o parte. De asemenea, dacă fac o greșeală, pot să se întoarcă și să remedieze problema fără a repeta setul complet de instrucțiuni.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 13

Desemnați fiecare sarcină în mod clar. Pentru a ajuta cititorul să înțeleagă instrucțiunile, descrieți clar fiecare parte a instrucțiunilor. Titlul unei sarcini trebuie să rezume ceea ce implică în mod specific această sarcină. Cititorul ar trebui să înțeleagă deja esența sarcinii înainte să înceapă.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 14

Explicați un pas într-o propoziție. Exemplele pentru pași trebuie să fie scurte și întotdeauna doar un pas. Acest lucru va asigura că fiecare sarcină este împărțită în acțiuni separate, în loc să descrie fiecare pas cu mai multe acțiuni.

Dacă un pas constă în două acțiuni care trebuie efectuate împreună, explicați procesul într-o propoziție. De exemplu, "Înainte de a umple masa de tort în matriță, acoperiți matrița cu unt" sau "acoperiți matrița cu unt și apoi umpleți masa de turtă în matriță".

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 15

Oferiți pași urmăriți. O parte importantă a instrucțiunilor este de a permite cititorului să-și urmărească progresul. Utilizați sub-pași care permit cititorului să vadă dacă a făcut ceva corect. Aceasta ar putea arăta astfel: "Dacă aveți ___________, veți vedea _________."

De exemplu, "Când tortul este gata, puneți o scobitoare în mijloc. Când scobitoarele ies curate, tortul este gata. "

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 16

Menționați toți pașii alternativi. Pentru anumiți pași, pot exista modalități diferite de a atinge obiectivul. Asigurați-vă că explicați toate modurile diferite care duc la succes.

Dacă, în anumite condiții, o procedură este mai potrivită, menționați și acest lucru.
Dacă un curs de acțiune este mai simplu, mai ieftin sau mai eficient, explicați și acesta.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 17

Utilizați sub-pași, dacă este necesar. Este posibil să trebuiască să descompuneți o parte din lucrare în alte etape. Sub-pașii ar trebui utilizați numai dacă sunt prea mici pentru a se descurca într-un pas separat. Sub-pașii ajută la descompunerea unui pas în părți separate sau secvențe ale unei operații.

Includeți informații suplimentare în sub-pași. Aceste informații vă vor oferi mai multe detalii despre pas, cum ar fi ce trebuie făcut înainte și după, sau de ce acest pas este important.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 18

Aduceți avertismente și cerințe la început. Dacă există anumite lucruri pe care cititorul trebuie să le cunoască, să le pregătească sau să le înțeleagă înainte de a începe sarcina, menționați acele puncte de la începutul etapei.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 19

Vedeți problemele viitoare. Gândiți-vă la locurile în care cititorul ar putea avea probleme. Oferiți soluții problematice în acest caz. Puteți menționa, de asemenea, exemple despre ceea ce s-ar putea întâmpla greșit dacă pasul nu este efectuat corect.

Acest pas este extrem de important. După ce ați completat instrucțiunile pentru dvs., veți ști deja unde pot apărea probleme. De aceea este important să rulați procesul în timp ce scrieți instrucțiunile.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 20

Finalizați instrucțiunile. Acest lucru este foarte important. Unele instrucțiuni nu sunt terminate când ultimul cui este setat sau tortul iese din cuptor. Gândește-te ce altceva trebuie să facă. Atâta timp cât vă puteți gândi, "Ce acum?", Mai sunt încă pași pe care să îi adăugăm.

Partea 4
Finalizați instrucțiunile

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 21

Formatați instrucțiunile. Când scrieți instrucțiuni, acordați atenție formatării clare. Acest lucru ajută cititorul să înțeleagă cum să citească instrucțiunile.

Utilizați rubricile pentru a identifica fiecare parte a instrucțiunilor.
Utilizați numere atunci când listați pașii dintr-o comandă.
Utilizați gloanțe, cum ar fi puncte sau săgeți, pentru a lista alternative, informații suplimentare sau orice altceva în cadrul pașilor.
Vizualizați pașii separați. Plasați o linie goală între pași pentru a afișa separarea.

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 22

Alegeți un titlu eficient. Titlul unei instrucțiuni ar trebui să fie o previzualizare exactă a conținutului instrucțiunilor.

De exemplu, "rețeta pentru coacerea unui tort de ciocolată fără ouă" este mult mai specifică decât "tortul de ciocolată".

Imaginea intitulată Scrieți instrucțiunile Pasul 23

Utilizați ajutoare vizuale și diagrame, dacă este necesar. Unele instrucțiuni necesită diagrame, imagini, tabele sau alte materiale vizuale. Dacă este necesar, consultați instrucțiunile cu ajutorul unor astfel de mijloace vizuale. Ajutoarele vizuale ar trebui să repete informațiile din text, să nu furnizeze informații noi. Suporturile vizuale sunt materiale suplimentare.