DifiTsi.com

Urmăriți facturile în Microsoft Excel

Multe companii utilizează Microsoft Excel pentru a urmări costurile pentru departament sau pentru întreaga companie. Acum, când Excel este cuplat cu noile computere Windows, Excel vă permite să țineți evidența facturilor atunci când le aveți pe computerul dvs. acasă. Există o serie de șabloane pentru urmărirea edițiilor dvs. pe site-ul Web Microsoft și pe alte site-uri Web, iar versiunile curente ale programului Excel includ un șablon pentru a urmări facturile în șabloanele preinstalate. De asemenea, puteți configura propriile foi de lucru pentru a vă urmări facturile în Excel. Mai jos sunt câteva instrucțiuni pentru ambele abordări.

metodă

Metoda 1
Lucrul cu un șablon Excel

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 1
1
Alegeți un șablon preinstalat. Versiunile actuale ale programului Excel includ un șablon pentru urmărirea problemelor personale, pe lângă șabloanele pentru aplicațiile de afaceri comune. Puteți accesa aceste șabloane și le puteți utiliza pentru a urmări cheltuielile dvs. în Excel.
  • În Excel 2003, alegeți Nou din meniul Fișier. Sub "New workbook", alegeți "On my computer" pentru a vedea caseta de dialog "Templates".
  • În Excel 2007, selectați Nou din meniul Fișier. Se afișează dialogul "Noul registru de lucru". Selectați "Șabloane instalate" din partea stângă a meniului "Șabloane". Selectați "Bugetul lunar personal" din "Șabloanele instalate" din placa intermediară și faceți clic pe "Creați".
  • Faceți clic pe Excel 2010 pe fila "File" și apoi alegeți din meniul "File" "New". Selectați Șabloane de probă din secțiunea de sus a plăcii Șabloane disponibile și apoi Bugetul lunar personal din afișarea șablonului de eșantion și faceți clic pe Creați.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 2
    2
    Alegeți un șablon online. Dacă șablonul pentru bugetul personal deja instalat în Excel nu funcționează pentru a urmări cheltuielile, puteți alege un șablon online. Puteți să descărcați un șablon de pe un site terță parte sau să vă conectați la Microsoft Office Online prin intermediul programului Excel.
  • În Excel 2003, puteți găsi un șablon potrivit din biblioteca online Microsoft Office la https://office.microsoft.com/en-us/templates/ (puteți găsi, de asemenea, șabloane pentru versiunile viitoare ale Excel aici).
  • În Excel 2007, selectați Bugete din secțiunea Microsoft Office Online a dialogului New Workbook. Aveți nevoie de o conexiune de lucru pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane de birou pe internet.
  • În Excel 2010, selectați Bugete din secțiunea Office.com din zona Șabloane. Aveți nevoie de o conexiune de lucru pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane de birou pe internet.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 3
    3
    Introduceți datele în celulele corespunzătoare. Datele exacte depind de șablonul utilizat pentru registrul de lucru.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 4
    4
    Salvați registrul de lucru. Puteți folosi fie numele pe care îl oferă șablonul, fie îl puteți schimba în ceva mai semnificativ. Adăugarea numelui și anului la numele fișierului existent ar trebui să fie suficientă.

    • Metoda 2
    Dezvoltați-vă propriul tabel pentru a urmări problemele dvs.

    Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 5
    1
    Deschide Excel.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 6
    2
    Introduceți un nume pentru tabelul din celula A1. Utilizați un nume semnificativ, cum ar fi "Buget personal", "Ediție personalizată" sau ceva de genul acesta (omiteți ghilimele la introducerea numelui - acestea sunt folosite numai aici pentru a arăta că numele sunt exemple).
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 7


    3
    Introduceți titlurile pentru coloanele din rândul 2. Titlurile sugerate și comanda acestora: "Data", "Beneficiarul categoriei" (sau "Plăți către"), "Comentarii", "Venituri" sau "Venituri" sau "Soldul contului". Introduceți aceste rubrici în celulele A2 până la G2 - poate fi necesar să ajustați lățimea coloanelor pentru a se potrivi cu rubricile sau intrările lungi ale coloanelor.
  • Dacă ați configurat numele pentru anteturile de tabelă și coloană, utilizați funcția "Fixare" din partea de sus a anunțului pentru a păstra aceste titluri derulând prin intrările dvs. Această caracteristică este disponibilă în Excel 2003 și mai devreme în meniul View și în Excel 2007 și 2010 în grupul Window al panglicii din meniul View.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 8
    4
    Introduceți prima dvs. înregistrare pentru cheltuielile dvs. în celulele liniei 3.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 9
    5
    Introduceți formula de echilibru în celula G3. Deoarece aceasta este prima intrare în bilanț, soldul este determinat prin calcularea diferenței dintre cheltuieli și realizări. Cum ați stabilit acest lucru depinde dacă doriți să vă uitați la cheltuieli sau la disponibilul disponibil.
  • Dacă configurați masa pentru a vă uita în principal la cheltuielile dvs., formula de echilibru ar fi E3-F3, unde E3 este celula care reprezintă cheltuielile și F3 este venitul. Setarea formulei face ca suma cheltuielilor dvs. să fie un număr pozitiv, care este mai ușor de înțeles.
  • Dacă configurați tabelul pentru a urmări disponibilul disponibil, formula de echilibru ar fi F3-E3. Configurarea tabelului arată soldul ca o valoare pozitivă dacă fluxul de numerar depășește cheltuielile dvs. și unul negativ dacă aveți mai multe cheltuieli decât veniturile.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 10
    6
    Introduceți a doua ieșire în celulele liniei 4.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 11
    7
    Introduceți formula de echilibru în celula G4. Întrucât cele două intrări ulterioare și toate acestea primesc un sold de ruliu, trebuie să adăugați rezultatul diferenței dintre cheltuieli și venituri la valoarea soldului din intrarea anterioară.
  • Dacă configurați masa pentru a vă uita în principal la cheltuielile dvs., formula de echilibru ar fi G3 + (E4-F4), unde G3 este celula cu soldul anterior, E4 este cheltuiala și F4 este venitul.
  • Dacă configurați masa pentru a ține evidența numerarului dvs., formula de echilibru va fi = G3 + (F4-E4).
  • Parantezele din jurul celulelor pentru diferența dintre cheltuieli și venituri nu sunt necesare - ele sunt date numai pentru a face conceptul de formule puțin mai clar.
  • Dacă doriți să părăsiți celula cu balanța goală până când a fost creată o intrare completă, puteți utiliza o instrucțiune IF în formule, astfel încât soldul să nu fie afișat ca valoare dacă informațiile nu au fost introduse. Formula pentru acest lucru este pentru a doua intrare = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), dacă doriți să urmăriți cheltuielile cu tabelul și = IF (A4 = "" (F4-E4)), dacă doriți să țineți evidența numerarului dvs. (puteți să omiteți parantezele din jurul celulelor pentru cheltuieli și câștiguri, dar nu și parantezele exterioare).
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 12
    8
    Copiați formula de echilibru în celelalte celule din coloana G (coloana pentru sold). Faceți clic dreapta pe celula G3 și selectați "Copiere" din fereastra de tip pop-up - apoi glisați mouse-ul peste ecran pentru a selecta celulele de sub ea în coloană. Faceți clic dreapta pe celulele selectate și selectați "Paste" din fereastra pop-up pentru a lipi formulele în celulele selectate (în Excel 2010, alegeți fie "Paste", fie "Insert Formulas" din fereastra pop-up) . Formula actualizează automat referințele de celule pentru venituri, cheltuieli și data (dacă este utilizată) a rândului curent și trimiterea la soldul de la rândul de deasupra lui.
  • Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 13
    9
    Salvați masa. Dați-i un nume descriptiv, cum ar fi De exemplu, "Rezumat cheltuială xls" sau "Budget.xls personale". Ca o foaie de calcul bazată pe șabloane, este posibil să doriți să includeți numele și anul dvs. în numele fișierului (rețineți că ghilimele sunt folosite numai pentru a indica numele eșantionului, nu ar trebui să fie incluse) și nu sunteți extensia de fișier - Excel face acest lucru pentru dvs.).
  • Excel 2003 și versiunile anterioare stochează fișiere în format .xls mai vechi, în timp ce Excel 2007 și 2010 stochează tabelele în formatul .xlsx bazat pe XML, dar puteți salva și tabele în format .xls mai vechi. Dacă aveți mai multe computere și intenționați să păstrați acest tabel pe toate, utilizați formatul mai vechi dacă unul dintre calculatoarele dumneavoastră are Excel 2003 sau o versiune anterioară și formatul mai nou dacă toate calculatoarele au cel puțin Excel 2007.

    • Sfaturi

    • Pentru a diferenția facturile plătite de cheltuielile neplătite, dar anticipate, puteți îndrăzni sau colora textul pentru facturile plătite sau puteți colora celulele.
    • Pentru categoriile de ieșire, utilizați Completare automată pentru a asigura ortografie consistentă.
    • Pentru a evita modificarea accidentală a unei rubrici de formulare sau coloană, este posibil să doriți să protejați aceste celule de modificări. Selectați celulele pe care doriți să le modificați (dată, categorie, cheltuieli, încasări și comentarii), deblocați acele celule și apoi protejați restul mesei.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit