DifiTsi.com

Conversia Word în Excel

Dacă aveți nevoie să aduceți o listă sau o tabelă de date de la Word la Excel, nu trebuie să copiați și să lipiți toate informațiile în propria lor celulă în foaia de lucru. Când creați documentul Word corect pentru prima dată, puteți importa cu ușurință întregul document în Excel cu doar câteva clicuri.

metodă

Metoda 1
Convertiți o listă

Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 1
1
Înțelegeți modul în care documentul este convertit. Atunci când importați un document în Excel, anumite caractere sunt folosite pentru a determina ce date intră în celula din foaia de lucru. Procedând câțiva pași de formatare înainte de a importa, puteți controla aspectul foii de lucru finite și puteți reduce cantitatea de format manual pe care trebuie să o faceți. Acest lucru este util mai ales când importați o listă mare dintr-un document Word în Excel.
  • Această metodă funcționează cel mai bine dacă aveți o listă cu mai multe intrări, toate formatate în același mod (lista de adrese, numere de telefon, adrese de e-mail etc.).
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 2
    2
    Scanați documentul pentru erori de formatare. Înainte de a începe conversia, doriți să vă asigurați că toate intrările sunt formatate în mod egal. Aceasta înseamnă corectarea erorilor de punctuație sau a intrărilor de restructurare care nu se potrivesc cu restul. Acest lucru asigură faptul că datele sunt transferate corect.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 3
    3
    Afișați marcajele de formatare din documentul dvs. Word. Afișarea marcajelor de formatare ascunse în mod normal vă ajută să stabiliți cel mai bun mod de rupere a înregistrărilor. Puteți să le afișați făcând clic pe butonul "Afișare / ascundere a paragrafelor" în fila Start sau pe butoane ^ Ctrl+⇧ Shift+* presare.
    • Cele mai multe liste au fie un marcaj de paragraf la sfârșitul fiecărei linii sau la sfârșitul liniei și unul în liniile goale dintre intrări. Veți folosi aceste steaguri pentru a insera caracterele folosite de Excel pentru a distinge celulele.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 4
    4
    Înlocuiți semnele de paragrafe dintre fiecare intrare pentru a scăpa de spațiul suplimentar. Excel utilizează spațiu între intrări pentru a determina rândurile, dar acum trebuie să le eliminați pentru a ajuta la formatarea. Nu vă faceți griji, le veți aduce în curând. Acest lucru funcționează cel mai bine dacă aveți un marcator de paragraf la sfârșitul unei intrări și unul în spațiul dintre intrări (două pe rând).
    • Faceți clic pe ^ Ctrl+B, pentru a deschide fereastra Găsire și înlocuire.
    • robinet ^ P ^ p în câmpul de căutare. Acesta este codul pentru două semne de paragraf la rând. Dacă fiecare intrare este o singură linie și nu există linii goale între ele, luați unul simplu ^ p.
    • Introduceți un caracter delimitator în câmpul Înlocuire. Asigurați-vă că nu este un caracter care apare oriunde în document, de ex. ~.
    • Faceți clic pe Înlocuire toate. Veți găsi că înscrierile se pot combina, însă nu contează acum atâta timp cât semnul delimitator este în locul potrivit (între fiecare intrare).
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 5
    5
    Separați fiecare intrare în două câmpuri separate. Acum, dacă intrările dvs. sunt separate și apar în liniile ulterioare, doriți să definiți ce date apar în câmpul respectiv. Dacă fiecare intrare este de ex. un nume în prima linie este, o adresă în al doilea și un stat și un cod poștal în al treilea, poți
    • ^ Ctrl+B Apăsați pentru a deschide fereastra Găsire și înlocuire.
    • Eliminați unul din ^ p Marcatori în caseta Căutare.
    • Modificați caracterul din câmpul Înlocuire la o virgulă ,.
    • Faceți clic pe Înlocuire toate. Aceasta înlocuiește restul marcilor de paragraf cu separatorul de virgule, care separă fiecare linie într-un câmp.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 6
    6
    Înlocuiți caracterul de delimitare pentru a finaliza procesul de formatare. După ce ați terminat cele două etape de căutare și înlocuire de mai sus, lista dvs. nu va mai arăta ca o listă. Totul este în aceeași linie cu virgulele dintre fiecare parte de date. Acest pas final de căutare și înlocuire va aduce datele dvs. într-o listă, păstrând în același timp virgulele care definesc câmpurile.
    • presiunile ^ Ctrl+B, pentru a deschide fereastra Găsire și înlocuire.
    • da ~ (sau caracterul pe care îl alegeți) în câmpul Căutare.
    • da ^ p în câmpul de înlocuire.
    • Faceți clic pe Înlocuire toate. Aceasta vă întrerupe intrările în grupări individuale, separate prin virgulă.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 7
    7
    Salvați fișierul ca fișier text simplu. Acum că formatarea dvs. este completă, puteți salva documentul ca fișier text. Acest lucru permite Excel să vă citească și să analizeze datele astfel încât să poată intra în câmpurile potrivite.
    • Faceți clic pe Fișier și alegeți "Salvați ca".
    • Faceți clic pe meniul derulant "Salvați ca tip" și selectați "Text pur".
    • Denumiți fișierul după cum doriți și dați clic pe Salvați.
    • Când apare fereastra de conversie a fișierelor, faceți clic pe OK.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 8


    8
    Deschideți fișierul în Excel. Acum că ați salvat fișierul ca text simplu, îl puteți deschide în Excel.
    • Faceți clic pe Fișier și selectați Deschidere.
    • Dați clic pe meniul derulant "Toate fișierele Excel" și selectați "Fișiere text".
    • Faceți clic pe Următorul> din fereastra Expert importare.
    • Selectați "virgulă" din lista delimitatorilor. Puteți vedea cum sunt separate separat intrările din previzualizare. Faceți clic pe Următorul>.
    • Selectați formatul de date pentru fiecare dintre coloane și faceți clic pe Finalizare.

    • Metoda 2
    Conversia unei mese

    Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 9
    1
    Creați în Word un tabel cu datele dvs. Dacă aveți o listă de date în Word, puteți să o convertiți într-un format de foaie de calcul în Word și apoi să copiați rapid acea foaie de calcul în Excel. Dacă datele dvs. sunt deja în format foaie de calcul, faceți saltul la pasul următor.
    • Selectați tot textul pe care doriți să îl convertiți într-un tabel.
    • Faceți clic pe fila Insert (Inserare) și apoi pe butonul Tabel.
    • Selectați "Conversia textului în tabel".
    • Introduceți numărul de linii pe înregistrare în câmpul Număr coloane. Dacă aveți o linie între fiecare înregistrare, adăugați unul la total.
    • Faceți clic pe OK.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 10
    2
    Verificați formatarea foii de calcul. Word creează un tabel în funcție de preferințele dvs. Verificați acest lucru pentru a vă asigura că totul este acolo unde ar trebui să fie.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 11
    3
    Faceți clic pe micul buton "+" din colțul din stânga sus al tabelului. Acest lucru apare atunci când mouse-ul este peste masă. Dacă faceți clic pe el, toate datele din tabel vor fi selectate.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 12
    4
    Faceți clic pe.^ Ctrl+C, pentru a copia datele. De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul Copiere din fila Start.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 13
    5
    Deschide Excel. Odată ce datele au fost copiate, puteți deschide Excel. Dacă doriți să inserați datele într-o foaie de calcul existentă, deschideți-o. Plasați cursorul pe celulă, care ar trebui să fie celula din partea stângă sus a mesei de inserat.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 14
    6
    Faceți clic pe.^ Ctrl+V, pentru a introduce datele. Celulele individuale din tabelul Word sunt inserate în celule separate în foaia de lucru Excel.
  • Imaginea intitulată Conversia cuvântului în Excel Pasul 15
    7
    Împărțiți coloanele rămase. În funcție de tipul de date pe care îl importați, este posibil să fie nevoie să efectuați formate suplimentare. Dacă, de exemplu, Adrese de import, poate că orașul, abrevierea de stat și codul poștal sunt toate în aceeași celulă. Puteți lăsa Excel să le împartă automat.
    • Faceți clic pe antetul coloanei din coloana pe care doriți să o divizați pentru a selecta întreaga coloană.
    • Selectați fila "Date" și faceți clic pe butonul "Text în coloane".
    • Faceți clic pe Următorul> și apoi selectați "Comma" în câmpul Separator. Dacă utilizați exemplul de mai sus, acesta separă orașul de abrevierea și codul poștal al statului.
    • Faceți clic pe Finalizare pentru a salva modificările.
    • Selectați coloana care trebuie încă să fie împărțită și repetați procesul. De data aceasta, în loc de "virgulă", selectați "spațiu" ca separator. Aceasta separă abrevierea statului de codul poștal.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit