Gestionați e-mailurile

E-mailul este un instrument de comunicare pe care majoritatea oamenilor îl folosește în mod regulat, fie pentru muncă, pentru uz personal sau pentru ambele. De aceea e-mailurile te pot zdrobi deseori. Adesea, unul încă primește mesaje în timp ce încearcă să citească toate e-mailurile și să le răspundă în timp util. Dacă nu aveți nici o organizație în e-mailurile dvs., atunci căsuța poștală va fi cel mai probabil inundată și veți pierde controlul. Următorii pași pot fi utile pentru a vă organiza în traficul de e-mail.

metodă

Imaginea intitulă Gestionați e-mailul Pasul 1

Creați dosare și categorii în care puteți organiza mesajele. Astfel, vă puteți păstra cutia poștală clară. Deci, creați dosare care acoperă fiecare subiect al traficului dvs. de e-mail și în care ați pus apoi respectivele e-mail-uri.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul Pasul 2

Etichetați-vă mesajele în funcție de urgență, astfel încât să le puteți trimite cât mai curând posibil. Această metodă ar trebui utilizată în orice caz, însă într-adevăr numai e-mailurile care sunt de fapt urgente ar trebui să primească și această etichetă.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul Pasul 3

Creați o semnătură, astfel încât să nu trebuiască să scrieți numele dvs. de fiecare dată când creați un e-mail. În plus față de informațiile evidente, cum ar fi Adresă și poziție, puteți include și site-ul sau blogul dvs. acolo.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul Pasul 4

Organizați-vă agenda de adrese de e-mail și includeți pe oricine cu care vă aflați în contact regulat. Nu contează dacă acestea sunt contacte de companie sau contacte personale. Creați grupuri în prealabil și, dacă este necesar, puteți împărți din nou contactele în grupuri.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul Pasul 5

Setați un anumit moment în ziua în care doriți să verificați e-mailurile. Această regularitate vă permite să fiți mai productivi pe parcursul zilei, atâta timp cât utilizați efectiv timpul pentru a vă edita e-mailurile. Nu contează dacă este doar un răspuns sau o ștergere.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul Pasul 6

Ștergeți imediat e-mailurile nedorite. În mod ideal, ar trebui să citiți numai liniile subiectului și apoi să decideți imediat ce e-mailuri pot fi șterse. Deci, nu trebuie să le deschideți și să le citiți, inclusiv mesajele nedorite și spamul. Și dacă rezolvi rapid majoritatea știrilor cu această metodă, este mult mai ușor să te concentrezi pe știrile rămase / importante.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul Pasul 7

Încercați să răspundeți imediat la e-mailurile dvs. dacă doriți să ajungeți la o căsuță poștală organizată. Citirea tuturor e-mailurilor și răspunsul la acestea este mai puțin eficientă decât răspunderea acestora după ce le-ai citit.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul Pasul 8

Dacă este posibil, păstrați răspunsurile scurte. Acest lucru simplifică nu numai gestionarea e-mailurilor, dar poate fi util și destinatarului, mai ales dacă acea persoană este la fel de copleșită. De aceea ar trebui să vă limitați mesajul la elementele esențiale.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit