DifiTsi.com

Creați un flux de lucru standardizat

Un flux de lucru standard (denumit adesea SOP, prin procedura standard de operare) este un document care explică pas cu pas modul de rezolvare a unei sarcini. Poate că trebuie să schimbați și să actualizați un SOP existent sau poate că vă aflați într-o situație în care trebuie să rescrieți unul complet. Suna ca o sarcină copleșitoare, dar, în realitate, trebuie să treci printr-o listă de verificări foarte, foarte, foarte bine. Începeți la pasul 1 pentru a merge.

metodă

Partea 1
Alegeți formatul potrivit pentru POS

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 1
1
Alegeți un format. Nu există un mod corect sau greșit de a scrie un POS. Cu toate acestea, probabil există deja unele SOP-uri în compania dvs. unde vă puteți orienta când formatați, deoarece vă vor arăta stilul preferat în compania dvs. Dacă este cazul, utilizați SOP-urile deja existente ca șabloane. Dacă nu, aveți mai multe opțiuni:
  • Un simplu pas-cu-pas format. Acest lucru este potrivit pentru operațiunile de rutină care sunt scurte, au puține rezultate finale și sunt relativ clare. De fapt, pe lângă politicile de raportare și securitate necesare, aceasta este doar o listă cu marcatori care le spune cititorilor ce să facă.
  • Un format de nivel de ierarhie. Acest lucru este utilizat, de obicei, pentru proceduri mai lungi - cele care implică mai mult de zece etape, în care trebuie luate mai multe decizii și unde se utilizează clarificări și clarificări. Aceasta este de obicei o listă a principalelor etape cu subiteme într-o anumită ordine.
  • Formatul grafic. Dacă procedura este mai mult ca o hartă cu un număr aproape infinit de rezultate finale, o diagramă ar putea fi cea mai bună alegere. Acesta este formatul pe care ar trebui să-l alegeți dacă rezultatele nu sunt întotdeauna previzibile.
  • Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 2
    2
    Gândiți-vă la cititorii dvs. Există trei factori care trebuie luați în considerare înainte de a vă scrie POS:
  • Cunoașterea prealabilă a cititorilor dvs. Sunteți deja familiarizați cu compania și procesele sale? Știi termenii tehnici? Limba dvs. trebuie să corespundă cunoștințelor și experienței cititorilor dvs.
  • Abilitățile lingvistice ale cititorilor dvs. Poate că oamenii care nu vor vorbi limba ta vor "citi" POS? Dacă aceasta ar putea fi o problemă, este o idee bună să folosiți o mulțime de poze cu comentarii și diagrame.
  • Dimensiunea cititorului. Dacă mai multe persoane (care lucrează în diferite domenii) citesc în același timp SOP-ul dvs., ar trebui să-l faci mai mult ca o conversație într-o piesă. Utilizatorul 1 face un singur lucru, apoi utilizatorul 2 și așa mai departe. În acest fel, cititorii pot vedea că sunt unghiuri importante într-o mașină bine lubrifiată.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 3
    3
    Adu-ți aminte de "cunoștințele tale". Despre ce este vorba este aceasta: esti cea mai buna persoana care sa scrie asta? Știți ce înseamnă procesul? Unde se pot întâmpla greșeli? Cum ar putea fi el în siguranță? Dacă nu, ar fi mai bine să lăsați această sarcină altcuiva. Un scenariu prost - sau mai rău, greșit - SOP nu numai că va spori productivitatea și va conduce la perioadele de nefuncționare, dar poate compromite și siguranța și va avea un impact negativ asupra tuturor lucrurilor de la echipa dumneavoastră la mediul înconjurător. Pe scurt, nu este un risc pe care ar trebui să-l luați.
  • Dacă acesta este un proiect care v-a fost atribuit și vă simțiți forțat (sau forțat) să faceți acest lucru, nu trebuie să vă fie frică să solicitați sfaturi de la cei care lucrează zilnic la acest proces. Efectuarea de sondaje este o parte normală a oricărei creări a POS.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 4
    4
    Decideți dacă doriți să scrieți în formă scurtă sau lungă. Dacă scrieți un singur POS pentru un grup de persoane care sunt deja familiarizate cu procedurile, cu termenii tehnici etc., formatul scurt este adesea preferat, astfel încât, la final, POS este mai mult o listă de verificare scurtă și clară.
  • Pe lângă câteva informații relevante de bază (data, autorul, cifra cheie etc.), POS este într-adevăr doar o scurtă listă de pași. Dacă nu sunt necesare detalii sau clarificări, asta e tot ce trebuie să faceți.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 5
    5
    Întotdeauna amintiți-vă scopul POS. Este clar că acesta este un proces în afacerea dvs. care este repetat mereu. Dar există vreun motiv special pentru care acest POS este deosebit de util? Ar trebui să sublinieze siguranța? Măsurile de conformitate? Sau oferă servicii de instruire sau utilizare zilnică? Iată câteva motive pentru care POS ar putea fi critice pentru succesul echipei:
  • Pentru a se asigura că regulamentele sunt respectate.
  • Pentru a crește cerințele de producție.
  • Pentru a vă asigura că procesul nu are un impact negativ asupra mediului.
  • Pentru a asigura siguranța
  • Pentru a vă asigura că totul merge conform programului
  • Pentru a preveni eșecurile în producție
  • A fi folosit ca document pentru educație
  • Dacă știți ce ar trebui să sublinieze POS-ul dvs., va fi mai ușor să structurați ceea ce scrieți în funcție de aceste puncte. Deci, va fi mai ușor să vezi cât de important este POS-ul tău.

    • Partea 2
    Scrieți POS

    Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 6
    1
    Acoperiți componentele necesare. În general, PSO tehnice conțin patru elemente care nu au nimic de a face cu procesul în sine:
    • Pagina de titlu. Aceasta include 1) titlul procesului, 2) raportul dintre POS, 3) crearea sau actualizarea, 4) numele agenției / departament / sucursalei, la care POS aparține și 5) semnăturile celor care SOP pregătit și aprobat. Formatul pentru care puteți alege liber, atâta timp cât toate informațiile sunt vizibile clar.
    • Cuprins. Acest lucru este necesar numai dacă POS-ul dvs. este destul de lung, deci orientarea este mai ușoară. Conținutul standard simplu este cel mai potrivit aici.
    • Asigurarea calității / controlul calității. Un proces nu este un proces bun dacă nu poate fi verificat. Includeți informațiile și detaliile necesare pentru ca cititorii să poată vedea dacă au obținut rezultatul dorit. Acestea pot include alte documente, cum ar fi modele de revizuiri de performanță, dar nu trebuie să fie așa.
    • Surse. Asigurați-vă că ați enumerat toate sursele citate sau importante. Dacă vă referiți la alte POS-uri, asigurați-vă că aceste informații sunt atașate.
    • Afacerea dvs. poate utiliza un proces diferit de cel descris mai sus. Dacă există deja POS-uri existente pe care vă puteți orienta, utilizați acele structuri în locul celor descrise mai sus.
  • Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 7
    2
    Pentru procesul în sine, asigurați-vă că acoperiți următoarele:
  • Domeniu de aplicare și aplicabilitate. Cu alte cuvinte, explicați scopul procesului, limitele sale și modul în care este folosit. Include standarde, cerințe de reglementare, responsabilități și responsabilități, precum și materiale de intrare și rezultate finale.
  • Metodologie și proceduri. Inima problemei - enumerați toate etapele cu detaliile necesare și nu uitați de echipamentul necesar. Acoperiți procesele și factorii de decizie în ordinea corectă. Explicați întrebările "Ce se întâmplă dacă" și posibile întreruperi sau probleme de siguranță.
  • Clarificarea termenilor tehnici. Explicați scurtăturile, abrevierile și orice fraze care nu fac parte din limbajul de zi cu zi.
  • Informații privind sănătatea și siguranța. Acestea ar trebui să fie prezentate într-o secțiune separată și lângă pașii în care ar trebui urmați. Ia această secțiune foarte serios.
  • Echipamente și accesorii. Furnizați o listă completă a tot ceea ce este necesar, când este necesar, unde să îl găsiți, în ce condiții trebuie să fie echipamentul etc.
  • Precauții și posibile erori. În principiu, o secțiune privind depanarea. Blanket ce să caute, și ceea ce ar putea împiedica un flux ideal.
  • Plasați fiecare dintre aceste subiecte într-o secțiune separată (numerotată sau scrisă) pentru a vă ajuta să înțelegeți SOP-ul dvs. și să îl împiedicați să fie prea verbos și confuz.
  • Această listă nu este completă - acesta este doar vârful iceberg-ului procesului. Pot exista alte aspecte ale afacerii dvs. care trebuie luate în considerare.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 8
    3
    Scrieți într-un mod concis și ușor de înțeles. Cititorii dvs. probabil că nu vor citi acest lucru pentru distracție. Prin urmare, ar trebui să îl păstrați scurt și clar - în caz contrar, vă veți pierde rapid atenția sau veți găsi documentul copleșitor și greu de înțeles. În general, ar trebui să păstrați sentințele cât mai scurte posibil.
  • Iată un exemplu "rău": Asigurați-vă că eliminați orice praf din conductele de aer înainte de a le utiliza.
  • Iată un exemplu "bun": Scoateți praful de la conductele de aer înainte de fiecare utilizare.
  • În general evitați "voi". Acest lucru ar trebui indicat. Vorbiți într-un ton activ și începeți propozițiile cu verbe imperative.


  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 9
    4
    Dacă este necesar, cereți persoanelor care efectuează procedura să procedați corect. Ultimul lucru pe care îl doriți este ca POS-ul dvs. să conțină bug-uri. Ați compromite siguranța, eficacitatea și timpul echipei dvs., precum și împiedicarea unui proces stabilit prin neglijența dvs. - este ceva ce colegii dvs. nu ar dori. Dacă este necesar, puneți întrebări! Ar trebui să ai dreptate.
  • Desigur, dacă nu o cunoașteți singur, ar trebui să consultați mai multe surse pentru a acoperi toate rolurile și responsabilitățile. Un membru al echipei poate efectua pași de proces nestandard, în timp ce alții pot fi implicați doar în anumite părți ale procesului.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 10
    5
    Împărțiți secțiuni lungi de text cu diagrame și scheme. Dacă aveți unul sau mai mulți pași care sunt deosebit de complicați, faceți mai ușor cititorilor dvs. cu un grafic sau o diagramă. Acest lucru ajută la lizibilitatea și oferă creierului un moment să respire și să proceseze citirea. Și va arăta mai completă și mai bine scrisă.
  • Cu toate acestea, nu adăugați-le pentru a vă face mai multă SOP - utilizați-le doar atunci când este necesar sau pentru a depăși o barieră lingvistică.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 11
    6
    Asigurați-vă că fiecare pagină conține un număr de control. SOP-ul dvs. este probabil unul dintre multe - și de aceea compania dvs. are, cu siguranță, o bază de date în care totul este catalogat într-un sistem de referință. SOP-ul dvs. va fi o parte a acestuia, deci este nevoie de un cod care să fie găsit. Acesta este locul unde numărul de control intră în joc.
  • Fiecare pagină trebuie să aibă un titlu scurt sau o măsură, un număr de revizie, o dată și o "pagină # de #" în colțul din dreapta sus. Puteți, dar nu aveți nevoie să utilizați un subsol (sau să scrieți informațiile de mai sus într-un subsol), în funcție de preferințele companiei dvs.

    • Partea 3
    Asigurați-vă succesul și precizia

    Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 12
    1
    Testați procesele. Dacă nu doriți să vă testați procedurile, probabil că nu le-ați descris suficient de bine. Cereți-i pe cineva cu "cunoștințe despre proces limitat" (sau o persoană care corespunde cititorului normal mai târziu) să citească POS sau să efectueze procesul folosind POS. Ce probleme au avut loc? Dacă există, efectuați ajustările necesare.
    • Cel mai bine este ca testul dvs. POS să fie testat de mai mulți oameni. Diferiți oameni vor găsi diferite probleme, care pot duce la răspunsuri diferite (și sperăm că sunt utile).
    • Asigurați-vă că ați testa procesul cu cineva care nu a mai făcut-o niciodată înainte. Orice persoană cu cunoștințe anterioare se va baza mai degrabă pe această cunoaștere anterioară decât pe instrucțiunile dvs. de lucru, ceea ce nu ar corespunde sensului problemei.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 13
    2
    Verificați SOP-ul de către cei care lucrează cu adevărat la aceste procese. În cele din urmă, nu este cu adevărat "important" ce gândesc sefii tăi despre POS. Sunt cei care "lucrează cu adevărat" cu cei care contează. Deci, înainte de a vă trimite POS la supervizori, arătați-le celor care fac această lucrare. Ce crezi?
  • Implicarea acestora și făcându-le să se simtă că fac parte din proces le face mult mai probabil să accepte ulterior POS. Și vor aduce, fără îndoială, niște idei minunate!
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 14
    3
    SOP-ul dvs. trebuie verificat de către consultanții dvs. și echipa de asigurare a calității. Odată ce ați primit OK de la această echipă, puteți să o trimiteți consultanților. Este posibil să aveți mai puțin de spus despre conținutul real, dar puteți să aflați dacă documentul corespunde specificațiilor de format, dacă ați uitat ceva și cum puteți face documentul "oficial" și îl puteți alimenta în sistem.
  • 4
    Folosind sisteme de management al documentelor, asigurați-vă că POS-ul dvs. a fost revizuit și aprobat de pe toate paginile necesare. Acest lucru variază în funcție de companie. Practic, este vorba de respectarea tuturor politicilor și regulamentelor.
  • Semnăturile vor fi necesare și majoritatea organizațiilor de astăzi nu au nicio problemă cu semnăturile electronice.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 15
    5
    Odată ce ați aprobat POS, puteți începe să îl implementați. Acest lucru poate însemna că personalul implicat va fi instruit oficial (de exemplu, în sala de clasă sau prin calculator etc.) sau poate însemna că POS-ul dvs. este închis la toaletă. Indiferent ce se întâmplă, faceți munca dvs. vizibilă! Ai făcut ceva efort, acum e momentul pentru recunoaștere!
  • Asigurați-vă că POS-ul dvs. rămâne actualizat. În cazul în care aceasta nu mai este actualizată, actualizați-o, actualizați-vă actualizările, aprobați și documentați și distribuiți noile SOP după cum este necesar. Siguranța, productivitatea și succesul echipei tale depind de aceasta.

    • Sfaturi

    • Nu uitați să implicați cât mai des pe toți cei implicați, astfel încât procesul documentat să corespundă procesului propriu-zis.
    • Utilizați diagrame și vizualuri pentru a ajuta cititorul să înțeleagă procesul.
    • Verificați unicitatea. Asigurați-vă că nu există loc de interpretare. Arătați procedura persoanei care nu cunoaște procesul și întrebați ce crede el că înseamnă - este posibil să fiți surprinși.
    • Utilizați o simplă expresie pentru a explica pașii.
    • Verificați-vă documentul de către mai mulți oameni înainte de binecuvântare.
    • Asigurați-vă că vechea versiune rămâne trasabilă cu fiecare actualizare.
    • Verificați dacă există deja un SOP vechi înainte de a scrie a ta. S-ar putea să scăpați cu câteva schimbări rapide. Nu uitați să le documentați!
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit