Îmbunătățiți eticheta dvs. de e-mail

Evitați formatul fantezist. Schimbarea fonturile și culorile, introduceți liste cu marcatori sau utilizarea de HTML poate face un e-mail arate ciudat sau imposibil de citit la destinatar, chiar dacă formatarea arata bine pe computer. Stați așa.

Limitați atașamentele. Nu atașați atașamente decât dacă este cu adevărat necesar. Păstrați atașamentele cât mai mici posibil. Cele mai multe programe de e-mail poate fi de până la 1 MB trimite și primi atașamente, dar tot tu sau probleme destinatarul poate provoca și poate dura o lungă perioadă de timp să se deschidă fișiere mai mici, chiar dacă conexiunea la Internet a receptorului este lent. Dacă aveți nevoie să trimiteți un fișier mai mare, comprimați-l sau zipați-l sau utilizați un serviciu online pentru a vă ajuta să trimiteți fișiere mari, de ex. YouSendIt.com. Dacă aveți nevoie pentru a trimite mai multe pagini, săli de conferință și programează sau corecturi mari de text, de exemplu, trimite un fax sau pagini abgetippten ca o literă.

În primul rând, apoi trimiteți. Nu trimiteți e-mailuri dacă sunteți emoțional. Doar scrieți subiectul și textul e-mailului și salvați-l. Adăugați primii destinatari și trimiteți-le mai întâi, după ai avut timp să te gândești la ceea ce trimiți - ar putea fi să te răzgândești.

Fii atent cu utilizarea abrevierilor și emoticonilor. Acest lucru poate fi acceptat într-un e-mail informal unui prieten. Într-o scrisoare oficială ar fi nevoie însă să spună nimănui că râs pe sol alte persoane liegst- s-ar putea găsi inadecvat și sentimentul că ești prost.

Introduceți un subiect util. Un subiect bun oferă un rezumat util al conținutului e-mailului și pregătește cititorul atât de repede. Mesajele primite sunt adesea inundate, astfel încât având un subiect bun îi ajută pe destinatar să-și fixeze prioritatea în e-mail. De asemenea, vă ajută să împiedicați ștergerea emailului înainte de a fi citit. Având în vedere că subiectul este primul lucru pe care destinatarul vede, păstrați-l exacte, concis și de a evita lucruri comune, cum ar fi „Bună ziua“, „cum arată“ sau numele destinatarului (acesta din urmă ar putea fi blocate de filtrele de spam).

Determinați cine ar trebui să răspundeți. E-mailurile trimise numai dvs. în general necesită să răspundeți numai expeditorului. Însă pentru e-mailurile care au mers la mai mult de o persoană, este posibil să fie necesar să selectați opțiunea "Răspundeți tuturor" pentru a trimite răspunsul dvs. tuturor. Fii umsichtig- dacă continui să utilizați „La toate“, care duce la o multitudine de răspunsuri și lasă mesaje în mesajele primite de mulți oameni. Gândiți-vă la consecințele pentru: primiți un e-mail, apăsând „Reply All“, iar ea iese la 20 de persoane, apoi răspunde la cei 20 de oameni înapoi la toate-se poate acumula foarte repede la sute de mii de e-mail-uri și orice se simte chemat să apese pe "To All" pentru a ține pe toți informați, pentru că nimeni nu știe cine ar trebui să o citească și cine nu.

Gândiți-vă de două ori înainte de a răspunde doar mulțumesc. Unii oameni nu doresc un e-mail "mulțumesc". Este nevoie de mai mult timp pentru a deschide e-mail-ul și a citi-l, doar pentru a citi ceea ce deja știți. Unii oameni introduc o linie "NTN" - "Nu trebuie să fie mulțumită".

Rezumați discuțiile lungi. Deplasarea paginilor de răspunsuri pentru a înțelege o discuție este enervantă. În loc să trebuiască să redirecționați un mesaj de știri, faceți un minut și rezumați-l pentru cititorii dvs.

Asigurați-vă că dați informațiile pe care le răspundeți. Mulți oameni și companii scriu și răspund la sute de e-mailuri în fiecare zi. Evitați să trimiteți un e-mail fals care conține numai "da". Includeți întrebarea destinatarului, astfel încât să știe la ce răspundeți. Evitați să primiți destinatarul pentru a derula mai multe mesaje din istoric.

Răspundeți cu promptitudine. Dacă aveți nevoie pentru a cerceta ceva sau să gândească înainte de a răspunde la un e-mail, sau dacă sunteți prea ocupat pentru a scrie imediat un răspuns complet, apoi trimite un răspuns scurt, în care puteți ști expeditorul că E Primiți e-mail și informați-l când veți răspunde.

Fii proactiv. Când răspundeți la un e-mail, puteți salva toată lumea ghicind întrebări sau preocupări care ar putea declanșa răspunsul dvs. Tratați-le în avans în răspunsul dvs. înainte ca cineva să trimită un nou e-mail pentru a pune întrebarea.

Nu răspândiți zvonuri despre oameni. Dacă încercați să faceți acest lucru, puneți-vă în cealaltă persoană și gândiți-vă cum ați simți dacă persoana respectivă răspândește zvonuri despre dvs. Dacă prietenul tău reputația de a fi răutăcios și dominator, gândește-te la modul în care te-ai simți dacă prietenul tău îi va spune celorlalți prieteni despre una dintre idiosincraziile tale. Nu ai fi foarte fericit, nu?

Evitați discutarea problemelor private ale altor persoane. De exemplu, evitați să spuneți prietenului dvs. că prietenul său sa separat de fostul iubit. E-mailul nu este complet privat, astfel încât este posibil ca persoana pe care o discutați să poată vedea e-mailurile și să se înfurie sau să fie jenată și asta ar putea să vă distrugă relația cu persoana respectivă.

Evitați "flambarea". În esență, "flăcările" sunt insulte trimise prin Internet pentru a vă ataca, deci este important să nu trimiteți insulte altor persoane și să nu semnalizați "Flame Wars". Acest lucru ar putea face ca cealaltă persoană să fie supărată și s-ar putea întâmpla și dezactivarea contului dvs.

Evitați partajarea informațiilor personale ale altora fără permisiunea acestora. Acest lucru poate fi orice, de la vârsta persoanei până la numele școlii la care va merge persoana. Puneți-vă în poziția celeilalte persoane - cum v-ați simți dacă cineva ți-a dat adresa unui prieten? Nu ar fi foarte fericit, deci asigurați-vă că obțineți permisiunea înainte de a schimba informații personale cu cineva prin e-mail sau nu faceți deloc.