Scrieți un e-mail formal

probabil, pare de intimidare pentru a scrie un e-mail formală, deoarece e-mail este atât de des utilizat în scopuri personale, informaționale. Dacă aveți un e-mail la un profesor, șeful tău, o persoană de contact de afaceri, o agenție guvernamentală sau de a trimite către un alt destinatar, în care este necesară o anumită formalitate, urmați câteva reguli simple. Mențineți mesajul clar și precis și răspundeți așteptărilor în ceea ce privește stilul, tonul și formatarea. În cele din urmă, citiți-l și citiți din nou conținutul înainte de a trimite e-mailul.

metodă

2

Utilizați un font profesional. Pentru majoritatea furnizorilor de e-mail, puteți scrie acum o varietate de fonturi și stiluri de text. Cu toate acestea, într-un e-mail formal, păstrați lucrurile conservatoare cu scrieri precum Times New Roman și Arial. Evitați fonturile cum ar fi Comic Sans sau Old English. De asemenea:

3

Utilizați un subiect scurt, adevărat. Folosiți aici cuvinte cheie care specifică în câteva cuvinte exact ceea ce scrieți. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că cititorul nu va pierde e-mailul deoarece subiectul lipsește, este prea vag sau sugerează că e-mailul este neimportant.

2

Introduceți-vă în primul paragraf (dacă este necesar). Dacă scrieți la cineva cu care nu aveți o relație existentă De exemplu, un client, un manager de angajare sau un funcționar public, spuneți-i cine sunteți și de ce îi scrii. Faceți acest lucru în primele una sau două propoziții ale e-mailului.

3

Prioritizați cele mai importante informații. Dacă v-ați prezentat și motivul pentru care scrieți, puteți continua cu textul real al e-mailului dvs. Puneți cel mai important conținut în sus. Acest lucru arată respectul pentru timpul cititorului și clarifică scopul e-mailului.

4

Vino la punct. Într-un e-mail formal, e bine să fii direct atâta timp cât ești politicos. Dacă vă înșivezi în jurul tufișului, pierdeți atenția cititorului și faceți mai greu pentru el să-și dea seama ce vreți sau aveți nevoie de el.

5

Păstrați-l scurt. Nu există o lungime fixă ​​pentru cât timp trebuie să fie un e-mail. Cu toate acestea, este o idee bună să păstrați un e-mail pe un computer despre un ecran lung.

6

Utilizați un limbaj formal. Deoarece e-mailurile formale sunt scrise în scopuri profesionale, veți dori să faceți o impresie bună. Scrieți complet, propoziții politicoase. Evitați lucruri precum:

7

Finalizați e-mailul în mod corespunzător. Ca și în salut, există mai multe felicitări care sunt acceptabile în e-mailurile formale. Asigurați-vă că apoi introduceți numele dvs. complet și titlul de locuri de muncă sau o altă semnătură (dacă aveți una). Exemple de salutări finale sunt:

2

Revedeți-vă mesajul cu privire la conținut, ortografie și gramatică. Nu te baza pe programul de verificare a ortografiei și gramaticii programului tău de e-mail. Citiți-vă e-mailul cu voce tare sau cereți-i pe cineva să-l corecteze. Aceasta este o modalitate minunată de a descoperi toate greșelile, frazele neclare sau alte greșeli.

3

Asigurați-vă că e-mailul nu conține date sensibile. Amintiți-vă întotdeauna că e-mailul nu este un sistem de comunicații securizat. Rețineți că serverele de poștă electronică pot fi hackate sau că destinatarul poate transmite în mod intenționat sau neintenționat informațiile pe care nu le-ați dezvăluit.