Scrieți o notă

Scrieți exact cine este pentru memorie. Un memoriu este un mod formal de comunicare în afaceri, așa că trebuie să adresați și cititorului în mod oficial. Notați întregul nume și titlul persoanei pentru care creați memoria pentru, dacă are una.

Introduceți destinatarii suplimentari în CC. Linia "CC" este destinată destinatarilor care primesc o copie ("Copy Courtesy") din memo. Receptoarele CC nu sunt cele cărora li se adresează nota. Aceștia sunt cei care ar trebui să fie informați cu privire la ceea ce se întâmplă în cadrul companiei.

Scrieți numele dvs. pe linia expeditorului. Antetul trebuie să indice cine a scris și trimis memo-ul. Această linie include poziția dvs. și numele dvs. complet.

Introduceți data. Scrieți data completă, scrieți luna în litere, plus ziua și anul. De exemplu, scrieți "dаta: 5 ianuarie 2015" sau internațional: "dаta: 5 ianuarie 2015".

Alegeți o propoziție specială pentru linia de subiect. Linia subiectului este acolo pentru a spune cititorului ce este vorba despre memo. Fii precis, dar tine-l scurt.

Formatați corect hârtia. Titlul trebuie să fie aliniat la stânga. Notați literele următoarelor cuvinte: "ON", "FROM", "DATE", "SUBJECT".

Uitați de frazele formale. O notă nu începe cu un salut precum "Dragă domnul Miller, ..." În schimb, mergeți direct la introducere, ceea ce explică ce este vorba despre memo.

Denumiți subiectul sau problema din primul paragraf. Dați o scurtă explicație pentru ceea ce doriți de la destinatari. Aceasta ar putea fi o propoziție care introduce subiectul și numește de ce este important. Ați putea scrie, de asemenea, o teză de ansamblu sau un rezumat al întregii note ca o introducere.

Ați putea, de exemplu, scrie: „Noua lege de o iulie 2015 pentru siguranța în muncă prevede că toți lucrătorii care plimbare elefanți la locul de muncă sunt permise doar pentru a lăsa acest lucru acum la resursele puse la dispoziția pajisti să pască.“

Oferiți imediat cititorilor informațiile necesare asupra subiectului. Cititorii dvs. au nevoie de câteva informații despre subiect în memo. Așadar, adăugați câteva informații importante, dar mențineți-o scurtă și scrieți doar ceea ce este necesar.

Afirmați ce ați scris în paragraful de discuție. Scrieți un scurt rezumat al lucrurilor de făcut sau acordați atenție. Faceți sugestiile dvs. mereu logice și plauzibile. Începeți cu cele mai importante informații și continuați cu faptele speciale sau de susținere. Afișați cititorilor cât de mult beneficiază de schimbări sau nu, dacă nu participă.

Imaginați-vă cum reacționează cititorul. Un memo este o solicitare cu privire la un anumit lucru, de a acționa în cazul în care există o notificare a unui nou produs de companie, cu privire la noile reglementări rapoarte de creștere sau o declarație cu privire la modul în care compania va aborda o problemă specifică. Reafirmă din nou ultima teză sau paragraf din nou ce se așteaptă de la cititor.

Completați nota cu un rezumat pozitiv și prietenos. Ultimul paragraf din notă ar trebui să clarifice pașii următori privind subiectul. De asemenea, ar trebui să sublinieze coeziunea în cadrul companiei într-un ton prietenos.

Citiți corecția memoriei. Examinați memo-ul dvs. și editați-l pentru a vă asigura că este clar, precis, convingător și fără erori. Verificați dacă tonul este același pe tot parcursul. Ștergeți limba și limba jignitoare necorespunzătoare din text.

Semnează nota cu inițialele dvs. scrise de mână. O notă nu are o linie suplimentară pentru semnătură. Dar ar trebui să semnați memo-ul cu mâna în partea superioară a antetului. Scrieți inițialele de lângă numele dvs. Aceasta arată că ați confirmat memoria.

Utilizați un antet de memorie. Este posibil să aveți un antet conceput special pentru notele dvs. De asemenea, puteți utiliza o foaie de hârtie normală.

Alegeți tipul de distribuție. Alegeți cel mai bun mod de a aduce nota oamenilor. Puteți copia și distribui notele sau le puteți trimite prin e-mail.

Deschideți șablonul descărcat de pe computer. După ce faceți clic pe butonul de descărcare, șablonul va fi descărcat în mod automat pe computerul dvs. sau veți primi pașii următori pentru a descărca fișierul. Șablonul va fi descărcat ca fișier zip, deci trebuie să despachetați fișierul pentru al deschide în Microsoft Word.

Proiectați antetul. Amintiți-vă că puteți schimba totul despre șablon. Puteți modifica orice parte a notei în funcție de preferințele dvs. De exemplu, puteți pune logo-ul în antet. Doar faceți clic pe secțiunea Headlines și introduceți informațiile despre afacerea dvs.

Introduceți informațiile în antet. Asigurați-vă că completați câmpurile "FROM" și "AN", precum și cele pentru "CC" și "SUBJECT". Aveți grijă când completați acest stilou pentru a vă asigura că nu ați săriți un câmp și nu faceți greșeli la completare.

Introduceți textul. Scrieți introducerea, fundalul, partea de discuții și partea rezumată a notei. Dacă doriți, puteți utiliza și gloanțe sau liste pentru a organiza mai bine informațiile.

De asemenea, verificați subsolul. Footerul este spațiul din partea de jos a paginii, unde pot fi găsite adesea informații suplimentare. Aici puteți furniza informații despre afacerea dvs. sau informații personale de contact. Este important să vă asigurați că informațiile furnizate aici sunt corecte. Ultimul lucru care ar trebui să se întâmple este că ați scris o notă excelentă, dar mai jos sunt detalii de contact incorecte - sau lipsesc cu totul.

Personalizați aspectul notei. Cel mai bun lucru despre șabloane este că puteți chiar schimba culoarea documentului. Astfel, puteți adăuga mai multă personalitate în întreaga memorie și puteți personaliza mai precis funcția sa specifică. În acest fel, puteți crea, de asemenea, o notă care să se potrivească cu situația particulară sau cu un anumit subiect, în timp ce aceasta arată atrăgătoare, dar profesională.

Salvați nota cu numele acesteia. Asigurați-vă că aveți o copie a documentului. Deci, aveți un back-up digital care vă poate dovedi comunicările de afaceri.