Organizați un eveniment

Stabiliți obiective. Ce anume doriți să obțineți? Nu cât de mulți oameni doriți să aveți, nu faptul că evenimentul are loc în realitate - ce doriți să vedeți ca rezultat al acestui eveniment? 5 membri noi pentru organizația dvs.? O donație de 1.000 de euro? Au schimbat oamenii? Oameni entuziaști?

Organizați asistenți voluntari. Membrii echipei bune cu abilități diferite sunt o necesitate. Ele pot ajuta cu totul, de la crearea de planuri de timp și financiare, la proiectarea cărților de invitație și a posterelor, la primirea oaspeților și la curățarea ulterioară după eveniment. Cu alte cuvinte, ele vă pot ajuta să faceți lucrurile. Dacă este posibil, colaborați cu voluntarii în care aveți încredere.

Pregătiți un plan de buget. Trebuie incluse toate cheltuielile, veniturile, sponsorii și cheltuielile contingente. Dacă nu aveți un plan de buget, veți ajunge cu o grămadă de facturi, un portofel gol și nici o idee despre ce sa întâmplat. Fii realist din prima zi, deci nu te aștepta la surprize urâte în cele din urmă.

Decideți pentru un timp și un loc. Acesta este aspectul cel mai important al evenimentului dvs. Ce timp și loc va face oamenii să spună: "Da, voi merge acolo!" "Vrei să găsești un moment în care toată lumea este liberă și un loc ușor accesibil - și trebuie să-ți poți permite !

Gândiți-vă la logistică. Logistica pentru tot. Cum sunt posibilitățile de parcare? Cum rămâne cu persoanele cu dizabilități? Ce puteți face cu dimensiunea locului dvs. de întâlnire? De ce echipament aveți nevoie? Ce lucruri suplimentare (apă potabilă pentru difuzoare, hărți, broșuri) trebuie să vă faceți griji că va costa suplimentar? Câți oameni aveți nevoie pentru ca totul să meargă fără probleme?

Gândiți-vă la marketing și publicitate. În timp ce conduceți, pregătiți o schiță pentru un poster. Ar trebui să includă data, ora, locul, oaspetele de onoare, numele evenimentului și o temă sau slogan. Din moment ce este încă devreme, vă puteți lua timp cu asta - dar este recomandabil să creați acum o versiune preliminară, pentru a vedea cum se potrivește totul!

Organizați-vă. Este foarte posibil ca în acest moment să vă simțiți ca un pui care tocmai a fost tăiat. Respirați adânc și deschideți Excel. Pregătiți un proiect al activităților evenimentului. Creați câteva foi de calcul pentru a vă organiza gândurile. Poate părea ca o documentație inutilă, dar în două luni veți fi bătuți pe spate pentru această pregătire.

Faceți cunoștință cu echipa dvs. Obțineți confirmări de la echipa și supraveghetorul dvs. privind bugetul, programul și alte lucruri de acest gen. Este un moment ideal pentru a clarifica orice întrebare. Știe toată lumea ce are de făcut? Se simte confortabil în rolul său sau există probleme?

Delegați sarcinile și lăsați coordonarea tuturor activităților unei persoane cu experiență. Dacă este un eveniment mare, oameni diferiți coordonează diferite activități și aleg o persoană care are tot ceea ce privește. Liderul echipei ar trebui să aibă încrederea coechipierilor săi.

Asigurați-vă că actualizați site-urile web legate de eveniment. Probabil sunteți pe Facebook și pe Twitter, dar există o grămadă de alte site-uri care vă pot ajuta, de asemenea, să obțineți știrile. Eventbrite, Evite și Meetup sunt cele trei mari la prima vedere. Dacă nu ați auzit de aceste site-uri, începeți să căutați acum!

Conduceți în bani sponsorilor și altor surse de bani. În următoarele câteva săptămâni, vor apărea multe costuri și nu veți dori să plătiți totul din propriul buzunar. Cel puțin să colectați niște bani pentru a acoperi costurile inițiale - locul de desfășurare, echipamentul sau, poate, cel de catering? Pentru unii dintre acești oameni / locuri / lucruri, va trebui să plătiți înainte ca evenimentul să meargă.

Piata evenimentului. Pregătiți broșuri, publicați anunțuri, informați mass-media, trimiteți e-mailuri, efectuați apeluri active, trimiteți mesaje către diverse grupuri online și căutați potențialii participanți și sponsori potențiali. Cum altfel ar trebui oamenii să știe? Asigurați-vă că informațiile pe care le împărțiți sunt corecte și lasă doar câteva întrebări fără răspuns - la urma urmei, ar trebui să fie puțin curioase, la urma urmei!

Obțineți lucrurile necesare pentru eveniment. Acestea pot fi lucruri ca medalii, jocuri, suveniruri, premii sau certificate. Există o mulțime de detalii minunate pe care ochiul neinstruit nu le va observa, dar știi exact unde se află fiecare șurub și cârlig. Nu uitați mesele, scaunele, sistemul muzical, semnele, fețele de masă și toate aceste lucruri mari!

Faceți aranjamente pentru "totul". Faceți aranjamente pentru fotografii și videoclipuri. Asigurați-aranjamente pentru transportul oaspeților. Faceți aranjamente pentru servirea mesei de întreținere a echipajului de curățenie. Această listă ar putea fi neschimbată, dar atunci nu veți organiza evenimentul.

Pregătiți o listă de contacte. Aveți nevoie de toate numerele de telefon relevante, adresele și contactele de e-mail ale membrilor echipei. Faceți o listă similară pentru VIP-urile și furnizorii de bunuri sau servicii. Dacă cineva întârzie sau nu apare, puteți utiliza această listă.

Vizitați locația cu membrii echipei. Priviți totul și judecați locurile de parcare, toaletele, salonul, decorarea, diversele intrări și ieșiri. Căutați locații din apropiere unde puteți copia, efectua apeluri și cumpărați alte lucruri în caz de urgență. Practic, este vorba despre cunoașterea zonei ca buzunarul propriu.

Mergeți la lucru cu echipa dvs. pentru ultima oară. Asigurați-vă că ați informat pe toată lumea cum să ajungeți la locul de desfășurare și la ce oră vă așteptați acolo. Ultimul lucru de care aveți nevoie este că vă cheamă pe toți deoarece nu găsesc ușa din spate.

Mergeți prin toate invitațiile și feedback-ul. Creați o înregistrare. Pentru majoritatea evenimentelor, numărul de promisiuni de la final nu se potrivește cu oaspeții efectivi. Ați putea primi 50 de angajamente și apoi să stați cu 5 "sau" 500 de persoane. Deci, chiar dacă știți numărul planificat de oaspeți, fiți pregătiți să vă ocupați de cele două extreme!

Du-te la locul de desfășurare și verificați dacă totul este gata. Este camera curată și disponibilă? A fost instalat tot echipamentul electronic și pare să funcționeze? Puteți reîncărca orice dispozitiv dacă este necesar? Personalul pare a fi pregătit în mod rezonabil?

Pregătiți pachetele de bun venit. Poate fi o sticlă de apă, o bară de cereale, un notepad, un stilou, o broșură sau orice alt tip de informație. De asemenea, este o idee bună să aduceți suveniruri mici. Această atenție plăcută îi va arăta oamenilor că este un eveniment bine gândit și organizat. În plus, ei se simt apreciați!

Creați o alunecare. Aceasta este o listă a tuturor informațiilor necesare, sortate după timp și / sau cameră. Pregătiți un program minute pentru minute pentru activitățile importante. Puteți decide singur singur formatul. Doar încercați să păstrați cantitatea de informații la un nivel minim, astfel încât să fie clar.

Faceți o listă de verificare a lucrurilor care trebuie luate la locul de desfășurare. Imaginați-vă cât de îngrozitor ar fi atunci când ajungeți, totul și "toată lumea" este acolo și vă dați seama că singurul lucru care lipsește este cele 120.000 de cupe pe care le-ați uitat acasă. Și un păcat. Acum tocmai ai distrus totul. Deci, creați o listă de verificare, verificați-o de două ori și luați totul cu dvs., care trebuie luată!

Pune totul în mișcare. În interior și în exterior. Ai nevoie de baloane pe cutia poștală? Un afiș în cabină? Dar ușile și coridoarele? Dacă oaspeții dvs. au nevoie să meargă printr-un labirint, nu săriți indicatoare.

Asigurați-vă că oamenii importanți știu ce se întâmplă. Dacă un vorbitor intârzie, trebuie să existe o tactică de stopare. Dacă oamenii mănâncă mai mult decât era planificat, vorbitorii vor trebui să fie informați despre întârziere. Se întâmplă foarte rar că evenimentele merg complet conform planului - în timp ce vă abateți de la plan, asigurați-vă că toți oamenii relevanți știu.

Trageți fotografii. Poate vrei să-ți aduci un memento pentru tine. Vizionarea cuiva care rulează în jurul tău cu o cameră poate provoca entuziasmul oamenilor. Luați notă de bannerele sponsorului, de bannerul dvs., de zona de intrare, de recepție și așa mai departe. Poate îl puteți folosi anul viitor!

Dați-le ceva. Probabil ați lăsat un gând în gândurile oaspeților dvs. și doriți ca ei să ia ceva acasă cu ei - fie că se gândesc la ceva, la ce pot să se uite sau cum pot să acționeze. Așa că pregătiți un mic prospect sau ceva asemănător pe care fiecare oaspete îl poate lua acasă după eveniment.

Curățați locul. Uită-te la contorul de energie electrică, scoate bannerele, mesele etc. Vrei să părăsești locul la fel de bine cum îl găsești - mai ales dacă ai plătit pentru asta și ai vrea să-l rezerve într-o bună zi. Poate că vă vor percepe taxe care ar fi putut fi evitate. Distribuiți diferitele sarcini astfel încât totul să dispară pe scenă cât mai repede și mai puțin posibil.

Aveți grijă de toate sarcinile după eveniment. În funcție de eveniment, nu poate fi nimic până la o lungă listă de mulțumiri și încasări. Iată câteva idei pentru început: