DifiTsi.com

Cumpărați un copiator

Fiecare birou are nevoie de un copiator și de multe ori își petrece o grămadă de bani pentru a obține unul. Realizați o căutare amănunțită și citiți cu atenție condițiile de închiriere și de service înainte de semnare. Copiatorul mai scump sau chiar de înaltă calitate nu este neapărat cea mai bună alegere pentru biroul dvs.

metodă

Partea 1
Selectați un model

Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 1
1
Cumpărați un model desktop pentru un birou de acasă. Dacă cumpărați un copiator pentru uz casnic sau pentru un magazin care face mai puțin de 700 de exemplare pe lună, cumpărați un model desktop. Acestea sunt mult mai ieftine și mai ușoare decât un dispozitiv mare de podea. Restul informațiilor din acest articol se concentrează asupra nevoilor birourilor mai mari.
  • Un copiator / imprimanta / scaner laser costă, de obicei, între 120 € (numai alb-negru) și 450 € (culoare rapidă, bună).
  • Copiatoarele cu jet de cerneală sunt disponibile de la 50 EUR, chiar și cu copiatoare color. Cu toate acestea, costurile de operare ale acestora pot fi de două până la trei ori mai mari decât în ​​cazul copiatoarelor cu laser. Așteptați costuri de 18 cenți pe pagină alb-negru.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 2
    2
    Cunoașteți elementele de bază. În timp ce există încă câteva stiluri de copiator pe piață, majoritatea companiilor nu au dificultăți în alegerea opțiunii de care au nevoie:
  • cu lasercopiatoarele sunt mai rapide și mai ieftine pentru a funcționa pe termen lung. cu jet de cernealăCopiatoarele nu sunt recomandate companiilor.
  • digitalCopiatoarele sunt mult mai confortabile și mai comune decât cele vechi, analog Copiatoare.
  • culoareCopiatoarele sunt semnificativ mai scumpe și au disfuncționalități mai des decât Negru / Alb-Copiatoare. Dacă aveți nevoie doar de un document colorat din când în când, gândiți-vă la unul mai ieftin hibrid-Copiator după.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 3
    3
    Gândiți-vă la un dispozitiv multifuncțional. Aproape orice copiator modern este de asemenea o imprimanta, iar altele pot scana sau trimite prin fax documente. Echilibrează avantajele și dezavantajele unui dispozitiv multifuncțional, comparativ cu un copiator simplu, cu dispozitive suplimentare:
  • Un singur dispozitiv este de obicei mai ieftin decât mai multe dispozitive, presupunând că aveți nevoie de fiecare caracteristică.
  • Utilizarea mai multor dispozitive reduce efectele unei defecțiuni.
  • Oficiile mari ar trebui să utilizeze mai multe dispozitive pentru a evita așteptarea unui singur dispozitiv.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 4
    4
    Estimați un volum lunar generos de copii. Corelarea copiatorului cu nevoile dvs. economisește bani, evită întârzierile și chiar reduce frecvența defecțiunilor. Finalizați acest pas vital după cum urmează:
  • Uită-te la documentația pentru copii, de preferință pentru ultimele șase până la douăsprezece luni. Dacă nu aveți una, vă rugăm să întrebați serviciul de copiere curent pentru copii ale facturilor anterioare. Acestea ar trebui să includă numărul de copii realizate.
  • Găsiți numărul mediu de copii realizate în fiecare lună.
  • Înmulțiți acest lucru cu 1,2 pentru a fi sigur sau până la 1,5 dacă estimarea dvs. este incertă. Aceasta oferă un tampon împotriva unei creșteri bruște a utilizării și a reclamelor înșelătoare. Căutați un copiator cu un volum lunar ușor peste numărul calculat.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 5
    5
    Uită-te la viteza copiatorului. Uită-te la viteza de imprimare - dar nu presupune că mai repede este mai bine. Copiatoarele care au perioade lungi de odihnă între locuri de muncă tind să funcționeze defectuos mai mult. Găsiți un echilibru între timpii de așteptare și bunăstarea copiatorului cu aceste linii directoare industriale:
  • 11 - 20 pagini pe minut ("Segmentul 1"): Recomandat pentru birouri de birou sau birouri foarte mici.
  • 21-30 pagini pe minut (S2): cele mai multe birouri mici, cu 6.000 de copii pe lună sau mai puțin. Rețineți că această viteză "înceată" este încă o pagină la fiecare două sau trei secunde.
  • 31 - 44 de pagini pe minut (S3): birouri mici și mijlocii (până la 12.000 de exemplare pe lună). Utilizați acest segment sau un segment mai mare dacă aveți nevoie să conectați copiatorul la rețeaua de birou.
  • 45 - 69 de pagini pe minut (S4): birouri medii și mari. În mod normal, este necesar numai pentru firmele de avocatură, birourile fiscale și alte birouri cu sfaturi de copiere ridicată și utilizare intensă constantă.
  • 70 - 90 de pagini pe minut (S5): Birouri cu cerințe extreme de copiere sau pentru cei care au nevoie să închirieze temporar una pentru o imprimare.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 6
    6
    Cercetați celelalte posibilități. Majoritatea copiatoarelor de birou sortează automat documentele pe mai multe pagini. Copiatorul poate avea alte caracteristici sau poate furniza un dispozitiv "finisher" suplimentar. Cercetați mai departe în acest sens:
  • Numărul de containere (câte documente diferite pot fi sortate simultan)
  • Capacitatea fiecărui container (câte pagini finite pot stoca)
  • Poate copiatorul să scape automat sau să pună documente? Acest lucru poate fi vital pentru birourile cu volum mare de documente cu mai multe pagini.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 7


    7
    Finalizați-vă cercetarea. Înainte de a lua decizia finală, verificați următoarele:
  • Copiatorul suportă imprimarea duplex (pe două fețe)?
  • Cât poate copiatorul să mărească sau să reducă un document?
  • Dacă utilizați dimensiuni de hârtie nestandard, copiatorul le suportă?
  • Majoritatea copiatoarelor de culori bune au un procesor de imagine raster încorporat (RIP). Dacă nu aveți una, este posibil să aveți nevoie să cumpărați un RIP extern.
  • Care este timpul pentru prima copie (perioada de timp pentru imprimarea primei copii)? Dacă biroul dvs. face adesea o singură copie, aceasta este o valoare importantă.

    • Partea 2
    Achiziții și contracte de servicii

    Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 8
    1
    Închiriați un copiator pentru utilizare pe termen scurt. Leasingul este simplu: plătiți o anumită sumă în fiecare lună și apoi returnați copiatorul când ați terminat. Aceasta este cea mai gravă valoare pentru banii dvs., deci aceasta este de obicei pentru companiile cu o creștere bruscă a nevoilor de copiere.
    • Evitați contractele de leasing complicate cu taxe suplimentare. Ar trebui să puteți găsi un serviciu cu o rată fixă ​​și fără complicații.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 9
    2
    Cumpărați copiatorul direct dacă îl puteți permite. Aceasta necesită cei mai mulți bani la momentul cumpărării. Ar trebui să fiți sigur că utilizați copiatorul pentru mai mult de câțiva ani. Dacă aveți mijloace, există două avantaje principale:
  • Ai putea să scrii costurile într-un an fiscal, oferindu-ți un avantaj financiar pe termen scurt. Consultați un avocat fiscal local.
  • Nu sunteți legat de un contract de închiriere, care vă poate economisi bani dacă schimbați copiatorul mai târziu.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 10
    3
    Gândiți-vă la cumpărarea unui copiator folosit. Un copiator folosit este de obicei disponibil pentru aproximativ o cincime din prețul unui nou. Dacă începeți o afacere și nu știți încă volumul de copii, aceasta este investiția cu cel mai mic risc. Întrebare despre "copiatorul de copiat", i. numărul de exemplare tipărite ale copiatorului. O imprimantă de înaltă calitate cu o viteză de 45 de pagini pe minut poate conține 15 sau 20 de milioane de exemplare. Un copiator mai lent, mai vechi sau mai puțin bun poate renunța la minte după unu până la cinci milioane.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 11
    4
    Citiți cu atenție contractul de leasing. Leasingul este un intermediar între cumpărare și închiriere. Plătiți o taxă lunară pentru copiator pentru unul până la cinci ani. La sfârșitul acestei perioade, îl puteți cumpăra pentru totdeauna. Ieșirea din leasing este foarte dificilă odată ce semnați contractul, așa că citiți-l.
  • Valorile de leasing corecte de piață (FMV) costă de obicei între 80 și 600 de euro pe lună, în funcție de calitatea copiatorului. Când se termină, banca stabilește un preț pentru copiator pe baza valorii curente de piață.
  • Pentru contractele de leasing cu o valoare reziduală de un euro, puteți cumpăra copiatorul la sfârșitul contractului de leasing pentru un euro. Aceasta este în esență o achiziție în rate cu o taxă lunară mai mare.
  • Dacă aveți o companie nouă, este posibil ca proprietarul să semneze o garanție personală. Acest lucru înseamnă că proprietarul trebuie să plătească cheltuielile de leasing din buzunarul propriu dacă societatea nu poate.
  • Imaginea intitulată Cumpărați un copier Pasul 12
    5
    Obțineți un contract suplimentar de servicii. Pentru a economisi bani, stați departe de ofertele combinate de leasing și service. În schimb, angajați o altă companie pentru a echipa și întreține copiatorul cu tot ce este necesar. Consultați contractul de servicii pentru următoarele informații:
  • Aflați costul serviciului pentru fiecare copie. Înmulțiți acest volum lunar pentru a afla costurile lunare.
  • Acordați atenție costurilor minime lunare. În perioadele slabe, puteți plăti aceste costuri în locul serviciului pentru fiecare copie. Estimați costurile suplimentare pe baza volumului de copii din ultimele 12 luni.
  • În mod ideal, căutați un timp de răspuns maxim de patru ore pentru reparațiile de urgență.
  • Dacă biroul dvs. funcționează în afara programului normal de lucru, asigurați-vă că reparațiile de urgență sunt acoperite în aceste ore.

    • Sfaturi

    • Cumpărați de la companii stabilite, de încredere. Dacă este posibil, căutați recenzii și mărturii de la terțe părți.
    • Cereți personalului IT să facă o copie de siguranță a conexiunii de rețea a imprimantei și să blocheze accesul neautorizat.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit